Πώς να επιλέξετε διαχειριστή ακινήτου;

Έλεγχος ημερολογίων κρατήσεων, επικοινωνία με επισκέπτες, διαχείριση κοινωνικών δικτύων – η λειτουργία ενός διαμερίσματος προς ενοικίαση περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα ευθυνών. Αν διαθέτετε περισσότερα από ένα ακίνητα προς ενοικίαση ή συνδυάζετε αυτή τη δραστηριότητα με άλλες επαγγελματικές υποχρεώσεις, αργά ή γρήγορα θα αντιμετωπίσετε μια νέα πρόκληση: την πρόσληψη ενός διαχειριστή ακινήτου. Τι πρέπει να λάβετε υπόψη σας; Μπορεί η επαγγελματική διαχείριση να συμβάλει στην αύξηση των εσόδων σας;

Γιατί αξίζει να προσλάβετε διαχειριστή ακινήτου;

Διαχείριση διαμερισμάτων προς ενοικίαση; Σίγουρα, σε μέρη όπως το Γκντανσκ, η Λέμπα ή το Ζακοπάνε – αλλά γιατί να χρησιμοποιήσετε τέτοιες υπηρεσίες σε μικρότερες πόλεις; Αυτή η νοοτροπία είναι αρκετά κοινή στους ιδιοκτήτες ακινήτων – και είναι λανθασμένη. Ο τουριστικός τομέας στην Πολωνία συνεχίζει να αναπτύσσεται και οι ταξιδιώτες επιλέγουν όλο και περισσότερο όχι μόνο μεγάλους τουριστικούς προορισμούς, αλλά και μικρότερες, ήσυχες πόλεις. Προσθέστε σε αυτό τις μετακινήσεις για συναυλίες ή αθλητικές εκδηλώσεις σε όλη τη χώρα, και υπάρχουν πολλές δικαιολογίες για να προσφέρετε καλά οργανωμένη διαμονή. Μια ισχυρή προσφορά θα προσελκύει πάντα επισκέπτες – και εσείς πρέπει να προσφέρετε υπηρεσίες υψηλού επιπέδου.

Η διαχείριση ενός δικτύου καταλυμάτων ή ακόμα και μιας μόνο πανσιόν συνήθως απαιτεί τη δημιουργία ομάδας. Λόγω του αριθμού των καθηκόντων στη βραχυχρόνια ενοικίαση, είναι εύκολο να γίνουν μικρά λάθη – που μακροπρόθεσμα μπορεί να κοστίσουν ακριβά. Ένας έμπειρος διαχειριστής μπορεί να αναλάβει πολλές από αυτές τις ευθύνες, βοηθώντας σας να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα. Ο ρόλος του περιλαμβάνει τη βελτιστοποίηση των εξόδων και την αύξηση των εσόδων από τις κρατήσεις.

Εάν τα καταφέρνετε ήδη εξαιρετικά – υπέροχα. Αν όμως νιώθετε ότι χρειάζεστε επιπλέον χέρια ή γνώμη ειδικού, η πρόσληψη επαγγελματία διαχειριστή ίσως είναι η σωστή κίνηση. Εργάζεστε πλήρες ωράριο; Ακόμα κι αν διαθέτετε μόνο ένα ακίνητο, έναν ξενώνα ή νοικιάζετε ένα στούντιο για μικρές περιόδους, είναι δύσκολο να τα προλάβετε όλα μόνοι σας – ειδικά κατά την καλοκαιρινή σεζόν.

Η λίστα με τις υποχρεώσεις είναι μεγάλη: δεν αφορά μόνο τις κρατήσεις ή την επικοινωνία με επισκέπτες. Αν θέλετε πραγματικά να έχετε κέρδος, πρέπει να ασχοληθείτε και με το μάρκετινγκ, τα κοινωνικά δίκτυα, έναν ιστότοπο με σύστημα κρατήσεων και ίσως ακόμα και με διακοσμητή εσωτερικών χώρων. Αν δεν έχετε τις απαραίτητες γνώσεις ή δεν μπορείτε να αναθέσετε αυτές τις εργασίες σε συγγενείς ή φίλους, ένας επαγγελματίας διαχειριστής είναι μάλλον η καλύτερη λύση. Ένας τέτοιος διαχειριστής γνωρίζει καλά τις προκλήσεις της τουριστικής βιομηχανίας και διαθέτει την εμπειρία να τις αντιμετωπίσει.

Ποιες είναι οι ευθύνες ενός διαχειριστή ακινήτου;

Οι βασικές αρμοδιότητες ενός διαχειριστή βραχυχρόνιας μίσθωσης περιλαμβάνουν τη διαχείριση OTA πλατφορμών (Online Travel Agencies), την ενημέρωση των ημερολογίων κρατήσεων και την πλήρη υποστήριξη της διαχείρισης του ακινήτου. Αυτό, φυσικά, περιλαμβάνει και την επικοινωνία με τους επισκέπτες – είτε μέσω email, τηλεφώνου ή, αν χρειαστεί, με φυσική παρουσία. Ίσως έχετε ήδη φιλοξενήσει επισκέπτες που δεν άφησαν τις καλύτερες εντυπώσεις. Ο διαχειριστής φροντίζει για την αρχική αξιολόγηση των ενοικιαστών και, όταν απαιτείται, διαχειρίζεται την είσπραξη πληρωμών, αποζημιώσεις για ζημιές ή παραβάσεις του κανονισμού.

Η διαχείριση περιλαμβάνει επίσης τον συντονισμό των υπηρεσιών καθαρισμού. Ο διαχειριστής οργανώνει το πρόγραμμα καθαρισμού, ορίζει τις εργασίες και ελέγχει την κατάσταση του ακινήτου μετά την ολοκλήρωση. Επιπλέον, μεριμνά για τη συντήρηση του κτιρίου, εντοπίζει βλάβες και φθορές, καλεί κατάλληλους τεχνίτες και καταγράφει τις εργασίες. Μπορεί επίσης να σας συμβουλεύσει για επενδύσεις ή να υποδείξει πότε και τι πρέπει να ανακαινιστεί.

Ανάλογα με τη συμφωνία σας, μπορείτε να του αναθέσετε και άλλα καθήκοντα, όπως την αλληλογραφία με παρόχους υπηρεσιών ή τη διαχείριση των λογαριασμών και των φορολογικών υποθέσεων.

Ένας διαχειριστής είναι επίσης ανεκτίμητος για τον προγραμματισμό προϋπολογισμού και τη στρατηγική τιμολόγησης. Αξίζει να ακούσετε τις προτάσεις του – ή και να του αναθέσετε εξ ολοκλήρου αυτήν την ευθύνη, ενώ παρακολουθείτε τα αποτελέσματα. Ένας επαγγελματίας εστιάζει στην αύξηση του κέρδους – προτείνει προσφορές, φροντίζει για υψηλή πληρότητα όλο τον χρόνο και προσαρμόζεται στις αλλαγές της αγοράς. Στις αρμοδιότητές του μπορεί να περιλαμβάνονται η διαχείριση των social media, η συντήρηση της ιστοσελίδας και η επικοινωνία με τους χρήστες (συμπεριλαμβανομένων απαντήσεων σε αρνητικές κριτικές ή σχολίων για επιπλέον υπηρεσίες).

Αν δεν έχετε χρόνο ή εξειδίκευση στους τομείς αυτούς, αφήστε τον διαχειριστή να επικοινωνήσει με διακοσμητή ή φωτογράφο. Ένας επαγγελματίας γνωρίζει τις τελευταίες τάσεις και κατανοεί τις ανάγκες των πελατών. Συνεργάζεται συνήθως με έμπιστους συνεργάτες, εξασφαλίζοντας καλύτερες τιμές για φωτογραφίσεις ή διαμόρφωση του χώρου. Θέλετε να νοικιάσετε το ακίνητο σε εταιρείες για διαφημιστικές ή επαγγελματικές φωτογραφήσεις; Ένας έμπειρος διαχειριστής ξέρει ακριβώς με ποιον να επικοινωνήσει!

Πώς να βρείτε έναν καλό διαχειριστή ακινήτου

Η αναζήτηση συνεργατών είναι συνήθως μια πρόκληση και χρονοβόρα διαδικασία. Αξίζει όμως να αφιερώσετε τον απαραίτητο χρόνο ώστε να διασφαλίσετε ότι επιλέγετε κάποιον που όχι μόνο διαθέτει γνώσεις και εμπειρία στον κλάδο, αλλά είναι και αξιόπιστος. Το LinkedIn, οι επαγγελματικές καταχωρίσεις στο Google και οι προσωπικές ιστοσελίδες είναι από τις πιο συνηθισμένες πλατφόρμες όπου οι διαχειριστές ακινήτων διαφημίζουν τις υπηρεσίες τους. Είτε πρόκειται για το Σόποτ, το Σβινούστσιε, το Ζακοπάνε ή το Κάρπατς, οι διαχειριστές συνήθως δραστηριοποιούνται σε μεγάλες πόλεις και τουριστικούς προορισμούς – αλλά μπορείτε να βρείτε επαγγελματίες και σε μικρότερες περιοχές. Αναζητήστε εξειδικευμένα φόρουμ και επαγγελματικές ομάδες στα κοινωνικά δίκτυα – ίσως βρείτε κάποιον που συνεργάζεται με αξιόπιστη εταιρεία ή άτομο και μπορεί να σας τον συστήσει.

Κατά την επιλογή διαχειριστή, συγκρίνετε το εύρος των αρμοδιοτήτων που προσφέρει κάθε υποψήφιος. Ζητήστε να δείτε το portfolio του και να σας περιγράψει την εμπειρία του στον χώρο. Η καλύτερη πρακτική είναι να συναντήσετε από κοντά κάθε υποψήφιο. Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, ζητήστε να δείτε τα ποσοστά πληρότητας των καταλυμάτων που διαχειρίζεται και τη στρατηγική του για την αύξηση των εσόδων σας.

Συνεργασία με πρακτορείο ή πρόσληψη πλήρους απασχόλησης;

Κάθε ιδιοκτήτης ακινήτου εξετάζει αν είναι προτιμότερο να συνεργαστεί με ένα πρακτορείο ή να προσλάβει έναν αποκλειστικό διαχειριστή πλήρους απασχόλησης. Μην βασίζεστε αποκλειστικά στο κόστος – παρότι πρέπει να σημειωθεί ότι η συνεργασία με πρακτορείο είναι συχνά πιο οικονομική. Επίσης, λάβετε υπόψη τις περιόδους αιχμής – τα πρακτορεία διαθέτουν συνήθως μεγαλύτερες ομάδες και μπορούν να προσφέρουν επαγγελματική εξυπηρέτηση. Αν σκέφτεστε να συνεργαστείτε με ανεξάρτητο διαχειριστή, ρωτήστε αν διαχειρίζεται και άλλα ακίνητα. Αν ναι, μάθετε πώς διαχειρίζεται τις περιόδους αυξημένης ζήτησης όπως την παραμονή Πρωτοχρονιάς, τις αργίες ή τα τριήμερα, και αν είναι διαθέσιμος εκείνες τις μέρες.

Έχετε ήδη επιλέξει συνεργάτη; Φροντίστε να υπογράψετε μια καλά δομημένη σύμβαση που να καθορίζει με σαφήνεια τις ευθύνες του διαχειριστή. Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από δικηγόρο (σε πολλές πόλεις διατίθενται δωρεάν νομικές συμβουλές για κατοίκους). Όσον αφορά την αμοιβή, οι διαχειριστές αμείβονται συνήθως με προμήθεια. Θέλετε να αξιολογήσετε την απόδοση του νέου διαχειριστή; Μπορείτε να δοκιμάσετε τη μέθοδο του “μυστικού επισκέπτη” – ζητήστε από έναν έμπιστο φίλο ή συγγενή να κάνει κράτηση και να σας μεταφέρει τις εντυπώσεις του.

Οι χειμερινές διακοπές δεν είναι μόνο για υπαίθριες δραστηριότητες. Όταν ο καιρός δεν είναι ευνοϊκός ή οι επισκέπτες θέλουν απλώς να μείνουν ζεστοί σε εσωτερικούς χώρους, είναι καλό να έχετε έτοιμη μια λίστα με δραστηριότητες σε εσωτερικούς χώρους. Τα ενυδρεία στο Βρότσλαβ ή στη Γκντύνια, ή μια επίσκεψη σε μουσείο, είναι εξαιρετικές επιλογές για όλη την οικογένεια. Κατά τη διάρκεια των χειμερινών διακοπών, πολλά μουσεία και πολιτιστικά κέντρα διοργανώνουν ειδικά εργαστήρια για παιδιά, θεατρικές παραστάσεις και ημερήσια camps. Οι κινηματογράφοι προβάλλουν ενδιαφέρουσες ταινίες, ενώ αίθουσες παιχνιδιών, μπόουλινγκ και ακόμα και εσωτερικές πισίνες προσφέρουν οικογενειακή ψυχαγωγία. Ορισμένες δραστηριότητες είναι δωρεάν, ενώ άλλες απαιτούν συμβολική είσοδο. Συμβουλευτείτε τα τοπικά Κέντρα Πληροφόρησης Τουρισμού ή Πολιτισμού για ενημερωμένες λίστες. Ορισμένες δραστηριότητες απευθύνονται αποκλειστικά σε παιδιά – έτσι οι γονείς μπορούν να χαλαρώσουν, να εξερευνήσουν την πόλη ή να απολαύσουν έναν καφέ με ηρεμία.

Πώς να επιλέξετε τον κατάλληλο διαχειριστή ακινήτου

• Αποφασίστε αν προτιμάτε να συνεργαστείτε με πρακτορείο ή να προσλάβετε εργαζόμενο πλήρους απασχόλησης
• Αναζητήστε υπηρεσίες σε εξειδικευμένα φόρουμ, στο LinkedIn, ή ρωτήστε έμπιστα επαγγελματικά δίκτυα για συστάσεις
• Δώστε προτεραιότητα στη γνώση και την εμπειρία αντί για το χαμηλότερο κόστος
• Προγραμματίστε συνεντεύξεις και ζητήστε να δείτε το portfolio κάθε υποψηφίου
• Εξετάστε τα ποσοστά πληρότητας των καταλυμάτων που ήδη διαχειρίζονται
• Ζητήστε από τους υποψηφίους να παρουσιάσουν σχέδιο αύξησης εσόδων για το ακίνητό σας
• Ορίστε με σαφήνεια το εύρος αρμοδιοτήτων του διαχειριστή
• Συμφωνήστε για τη δομή της αμοιβής
• Συντάξτε επίσημη σύμβαση συνεργασίας
• Προστατεύστε τα συμφέροντά σας με ρήτρα πρόωρης καταγγελίας της σύμβασης