Kako odabrati upravitelja nekretnine?

Provjera kalendara rezervacija, komunikacija s gostima, upravljanje društvenim mrežama – vođenje apartmana za najam uključuje širok raspon odgovornosti. Ako imate više od jedne nekretnine za najam ili ovu aktivnost kombinirate s drugim profesionalnim obvezama, prije ili kasnije mogli biste se suočiti s novim izazovom: zapošljavanjem upravitelja nekretnine. Na što trebate obratiti pozornost prilikom donošenja te odluke? Može li vam profesionalno upravljanje nekretninom pomoći u povećanju prihoda od najma?

Zašto se isplati angažirati upravitelja nekretnine?

Upravljanje apartmanima za najam? Naravno, u mjestima poput Gdanjska, Łebe ili Zakopanea – ali zašto koristiti takve usluge u manjim gradovima? Takav način razmišljanja čest je među vlasnicima smještaja – i predstavlja pogrešku. Turistička industrija u Poljskoj i dalje raste, a turisti sve više biraju ne samo najveće turističke centre, već i manja, mirnija mjesta. Uz to dolaze i putovanja zbog koncerata i sportskih događanja diljem zemlje. Dobro osmišljena ponuda smještaja uvijek će privući goste. A vi im trebate osigurati uslugu na najvišoj razini.

Vođenje mreže smještajnih objekata ili čak jedne manje kuće za odmor često zahtijeva suradnju s timom ljudi. S obzirom na količinu obveza povezanih s kratkoročnim najmom, lako je učiniti sitne pogreške – koje dugoročno mogu skupo koštati. Iskusni upravitelj nekretninom može preuzeti vaše zadatke, pomažući vam uštedjeti i vrijeme i novac. Njegova uloga uključuje optimizaciju troškova objekta i povećanje prihoda od najma.

Ako već sve uspješno obavljate – izvrsno! No ako osjećate da bi vam pomoć stručne osobe dobro došla, angažiranje profesionalnog upravitelja može biti pametan potez. Zaposleni ste puno radno vrijeme? Čak i ako imate samo jedan smještajni objekt, vodite seoski turizam ili iznajmljujete garsonijeru na kratkoročni najam – teško je sve stići sam, osobito tijekom ljetne sezone.

Popis obveza je dugačak: to nije samo upravljanje rezervacijama i kontakt s gostima. Ako vam je stalo do profitabilnog najma, morate se brinuti i o promociji, društvenim mrežama, web-stranici s kalendarom rezervacija, pa čak i o suradnji s dizajnerom interijera. Ako nemate znanja u tim područjima, a vaši bližnji vam ne mogu pomoći, vrijedi razmisliti o angažiranju profesionalca. Upravitelj kratkoročnog najma ima potrebno znanje i iskustvo kako bi se suočio sa svim izazovima turističke industrije.

Koje su odgovornosti upravitelja nekretnine?

Standardni paket odgovornosti upravitelja za kratkoročni najam obično uključuje upravljanje OTA (Online Travel Agency) platformama, ažuriranje kalendara rezervacija i opću podršku u vođenju objekta. To, naravno, uključuje i komunikaciju s gostima – bilo putem e-pošte, telefona ili osobno, ako je potrebno. Možda ste već iznajmljivali smještaj gostima čiji vam boravak nije ostao u lijepom sjećanju. Upravitelj nekretnine brine se o preliminarnoj provjeri gostiju, a po potrebi se bavi i naplatom, naknadom za eventualnu štetu ili kršenjem kućnog reda. Upravljanje apartmanom uključuje i suradnju s osobljem za čišćenje. Upravitelj dogovara termine čišćenja, određuje popis zadataka i provjerava stanje objekta nakon obavljenog posla. Također pomaže u održavanju tehničkog stanja objekta – otkriva manje i veće kvarove, angažira odgovarajuće stručnjake i izvještava o njihovom radu. Može vam savjetovati i u koje investicije se isplati uložiti ili što i kada renovirati ili osvježiti u apartmanu.

Ovisno o uvjetima ugovora, možete mu prepustiti dodatne zadatke poput vođenja korespondencije s dobavljačima komunalnih usluga, upravom zgrade, plaćanja računa ili čak poreznog vođenja najma.

Upravitelj kratkoročnog najma također je nezamjenjiv u planiranju proračuna i određivanju cjenovne politike. Vrijedi poslušati njegove savjete – ili mu čak potpuno prepustiti taj dio, uz redovnu kontrolu rezultata. Profesionalac se usredotočuje na povećanje dobiti – uvodi promocije, brine se o punoj popunjenosti tijekom cijele godine, reagira na promjene u turističkoj industriji. Njegove odgovornosti mogu uključivati i upravljanje društvenim mrežama, održavanje web-stranice objekta te komunikaciju s korisnicima (uključujući odgovaranje na negativne recenzije i prijedloge gostiju za dodatne usluge).

Ako nemate vremena ili iskustva u tim područjima, dopustite da upravitelj preuzme komunikaciju s dizajnerom interijera i fotografom. Imajte na umu da profesionalac zna koje su aktualne trendove i što gosti traže i očekuju. Štoviše, obično ima svoje provjerene suradnike, pa može osigurati povoljnije cijene za foto session ili uređenje interijera. Želite iznajmljivati svoj objekt tvrtkama ili agencijama za snimanja? Iskusni upravitelj apartmana znat će točno kome se obratiti!

Kako pronaći dobrog upravitelja nekretnine

Traženje suradnika često je izazovan i dugotrajan proces. Ipak, vrijedi uložiti trud kako biste bili sigurni da ste odabrali osobu koja ne samo da ima znanje i iskustvo u industriji, već je i pouzdana. LinkedIn, Google poslovni profili i osobne web-stranice najčešća su mjesta na kojima se oglašavaju upravitelji nekretnina. Bilo da je riječ o Sopotu, Świnoujścieu, Zakopanama ili Karpaczu – upravitelji uglavnom nude usluge u većim gradovima i turističkim središtima, no bez problema možete pronaći profesionalce i u manjim mjestima. Pregledajte tematske forume i profesionalne grupe na društvenim mrežama – možda netko već surađuje s provjerenom agencijom ili osobom i može vam dati preporuku. Prilikom odabira upravitelja, usporedite opseg odgovornosti koje nude različiti kandidati. Zatražite njihov portfolio i neka vam opišu svoje iskustvo u branši. Dobra je praksa dogovoriti osobni sastanak s kandidatima. Na takvom sastanku zamolite ih da vam pokažu trenutne stope popunjenosti objekata koje vode i plan za povećanje vašeg prihoda.

Suradnja s agencijom ili stalni zaposlenik? Svaki vlasnik smještaja razmišlja o tome je li bolje surađivati s agencijom ili zaposliti osobu na puno radno vrijeme. Ne vodite se isključivo cijenom – iako je vrijedno spomenuti da je suradnja s agencijom često povoljnija opcija. Uzmite u obzir najpopularnije termine tijekom sezone – agencija obično ima širu ekipu i može osigurati profesionalnu uslugu. Ako kandidat samostalno obavlja sve zadatke, provjerite vodi li još neke objekte. Ako da, pitajte ga kako se nosi s “vrućim” terminima (Nova godina, praznici, produženi vikendi) i je li tada dostupan.

Već ste odabrali suradnika? Pobrinite se za dobro sastavljen ugovor u kojem je jasno definirana lista obveza upravitelja. Možete potražiti pomoć odvjetnika (u mnogim gradovima dostupna je besplatna pravna pomoć za građane). Što se tiče plaćanja, obično se radi o provizijskoj naknadi. Želite provjeriti kako se novi upravitelj snalazi? Možete se odlučiti za testiranje putem “tajnog gosta”. Ne mora to biti profesionalac iz oglasa – zamolite za pomoć nekoga iz blizine.

Zimski praznici nisu samo za aktivnosti na otvorenom. Kad vrijeme ne surađuje ili se gosti jednostavno žele ugrijati u zatvorenom, korisno je imati spreman popis aktivnosti u zatvorenom prostoru. Akvariji (npr. u Wrocławu ili Gdyniji) ili posjet muzeju odličan su izbor za cijelu obitelj. Tijekom zimskih praznika mnogi muzeji i kulturni centri organiziraju posebne radionice za djecu, kazališne predstave i dnevne kampove. Kina prikazuju zanimljive filmove, a igraonice, kuglane i zatvoreni bazeni nude zabavu za cijelu obitelj. Neke su aktivnosti besplatne, a druge uz simboličnu naknadu. Provjerite popis u lokalnim turističkim ili kulturnim informativnim centrima. Neki sadržaji namijenjeni su samo djeci – idealna prilika da se roditelji opuste, prošeću gradom ili popiju kavu u miru.

Kako odabrati pravog upravitelja nekretnine

• Odlučite želite li suradnju s agencijom ili zapošljavanje stalnog radnika
• Pretražujte ponude na tematskim forumima, LinkedInu i tražite preporuke od ljudi iz struke
• Vodite se znanjem i iskustvom kandidata, a ne samo cijenom
• Dogovorite razgovore s kandidatima kako biste upoznali njihovo iskustvo i vidjeli portfolio
• Provjerite popunjenost objekata koje trenutno vode
• Zatražite da izrade plan za povećanje prihoda vašeg objekta
• Jasno definirajte opseg odgovornosti upravitelja
• Dogovorite detalje oko naknade
• Pripremite ugovor o suradnji
• Osigurajte se za budućnost – dodajte u ugovor klauzulu o uvjetima prijevremenog raskida