Gli errori più comuni commessi dai proprietari di immobili in affitto a breve termine. Come evitarli?

Nei nostri articoli sottolineiamo spesso quanto sia difficile il settore degli affitti a breve termine. Sebbene per molti l’investimento in immobili in affitto sia una delle forme di investimento più interessanti, questa attività è estremamente impegnativa. Richiede conoscenze, molto lavoro sistematico (anche fisico) e un’ottima conoscenza del settore.

Attirare gli ospiti e ottenere un feedback positivo è una vera sfida. Inoltre, le sorprese attendono i proprietari di immobili sotto forma di errori che, apparentemente insignificanti, possono effettivamente scoraggiare gli ospiti dall’offerta. Immaginate, ad esempio, che l’offerta appaia nelle foto come da un catalogo di interior design, perché i creativi proprietari hanno utilizzato foto suggestive e belle di un design simile, ma acquistate online, mentre in realtà hanno investito in arredi di base, mobili di qualità mediocre, e il servizio lascia a volte molto a desiderare.

Uno scenario davvero reale, queste situazioni capitano a noi, ai nostri amici e non sono casi isolati. Quindi, se avete appena iniziato la vostra avventura con gli affitti a breve termine o avete già avuto qualche contrattempo, questo articolo vi mostrerà come evitare gli errori tipici e ottenere ospiti soddisfatti e di ritorno.

Comunicazione con gli ospiti negli affitti a breve termine

La comunicazione con gli ospiti è il fondamento di un affitto di successo. È l’occasione per fare una buona “prima impressione”. Se fate in modo che l’ospite si senta servito in modo professionale, ottenendo risposte rapide, utili e specifiche mentre sta ancora scegliendo un’offerta, avete la possibilità di ottenere non solo una prenotazione di successo, un feedback positivo che attirerà altri ospiti, ma anche un cliente abituale che tornerà ad approfittare della vostra offerta. Allo stesso tempo, dovete essere consapevoli che i ritardi e le mancate risposte possono far sì che un ospite si senta ignorato e opti per un concorrente, il che non avrà certo un effetto positivo sulla reputazione del vostro locale e sul vostro calendario di prenotazioni.

Per fare un esempio, prendiamo una situazione in cui un ospite chiede la connessione Wi-Fi perché è importante per lui poter lavorare online dal suo appartamento in affitto, e riceve una risposta solo dopo alcuni giorni. Nel frattempo, l’ospite potrebbe scegliere un’altra sistemazione tra le varie offerte e voi perdereste non solo la prenotazione, ma anche una preziosa opportunità di costruire una reputazione positiva e una relazione a lungo termine. Rispondere alle domande entro pochi minuti/ore può essere fondamentale e aiutare a stabilire quel primo filo di fiducia. Fortunatamente, ci sono modi per snellire il processo ed evitare errori di comunicazione che possono scoraggiare i potenziali ospiti.

Come evitare un errore di comunicazione con il visitatore?

Accelerare le risposte: Sfruttare gli strumenti di comunicazione, come i software di prenotazione, è un modo semplice per migliorare il contatto con gli ospiti. Un esempio è l’app BedBooking, che consente di inviare messaggi di benvenuto e risposte alle domande più frequenti. Con questo sistema, l’ospite riceve una conferma istantanea della prenotazione e l’accesso alle informazioni di base, come ad esempio come aprire la porta, come parcheggiare, dove trovare i negozi più vicini. Con BedBooking è possibile creare modelli di messaggi che verranno inviati in modo più efficiente, risparmiando tempo e consentendo una comunicazione fluida con gli ospiti. In questo modo, i modelli di messaggio non solo vi solleveranno da domande ripetitive, ma creeranno anche un rapporto di fiducia con gli ospiti, che si sentiranno serviti in modo professionale fin dall’inizio.

Creare una guida: Invece di rispondere a ogni domanda individualmente, preparate una guida dettagliata per gli ospiti, disponibile presso la struttura o inviata automaticamente prima dell’arrivo sotto forma di .pdf o presentazione. Tale guida può includere una sezione di FAQ (domande frequenti), indicazioni stradali, regole della casa e raccomandazioni locali. È possibile includere anche informazioni pratiche, come le regole per l’utilizzo degli elettrodomestici o le istruzioni di sicurezza. La guida evita domande che in realtà sono già presenti e gli ospiti apprezzeranno la possibilità di accedere facilmente a informazioni importanti, che aumenteranno il loro livello di comfort e avranno un impatto positivo sulla valutazione del loro soggiorno.

App di prenotazione: Le app, come BedBooking, aiutano a ricordare agli ospiti la prenotazione, l’orario del check-in e altri aspetti importanti. BedBooking è più di un semplice calendario: è un vero e proprio “assistente intelligente” per ogni ospite. Con questo strumento, avrete il pieno controllo della vostra proprietà e dei promemoria che vi toglieranno lo stress delle faccende quotidiane. Ad esempio, BedBooking vi ricorderà l’imminente check-in di un ospite, vi notificherà il mancato pagamento di un soggiorno e vi ricorderà persino di pulire prima dell’arrivo di nuovi ospiti. Il sistema consente anche di condividere i compiti con il personale, assicurando che ognuno sappia quali sono le proprie responsabilità, che si tratti di pulire, preparare i letti o controllare le scorte in cucina.

Modelli di messaggi: Invece di perdere tempo a inviare manualmente i messaggi, BedBooking offre la possibilità di creare modelli di messaggi completamente personalizzabili. Questa pratica soluzione consente una comunicazione rapida e personalizzata senza il rischio di errori. È possibile creare facilmente modelli di messaggi con tag dinamici che includono automaticamente il nome dell’ospite, la data del check-in o il prezzo del soggiorno. Questo tipo di personalizzazione fa sentire i vostri ospiti speciali e apprezzati, e voi avrete la certezza che tutte le informazioni necessarie siano state comunicate in modo professionale.

Con soluzioni come BedBooking, la gestione della comunicazione diventa semplice e intuitiva. Gli host amano questo “assistente intelligente” che si occupa dell’organizzazione e automatizza i processi con precisione, mentre gli ospiti ricevono risposte rapide e un servizio personalizzato, con conseguenti valutazioni più alte e feedback migliori.

Preparazione inadeguata della proprietà

Io pago – io pretendo – un pensiero costante da parte degli ospiti, tra l’altro a ragione. All’arrivo in una struttura, gli ospiti si aspettano di trovare ciò per cui hanno pagato. Se all’arrivo trovano una cucina sporca, una sedia rotta o mobili mal assortiti, il feedback negativo è garantito.

Come evitare questo errore?

• Pulizia regolare: vale la pena assumere un servizio di pulizia professionale per curare dettagli come angoli puliti, biancheria fresca e il giusto odore. Se vi occupate personalmente della pulizia delle vostre proprietà in affitto a breve termine, almeno ogni qualche settimana, investite in un’impresa di pulizie con le attrezzature giuste. I vostri ospiti lo noteranno e lo apprezzeranno!
• Manutenzione continua: Ogni elemento di una proprietà si usura, soprattutto in caso di alta occupazione. Controllate regolarmente le condizioni di mobili, elettrodomestici, infissi e arredi. Invece di aspettare che sia un ospite a segnalare un problema, iniziate voi stessi le riparazioni: eviterete l’insoddisfazione dei vostri ospiti.
• Decorazione ed estetica: dettagli come piante in vaso vivaci o quadri, poster o foto interessanti alle pareti possono far sembrare un luogo più accogliente. I visitatori prestano spesso attenzione all’atmosfera di un interno e sono più propensi a tornare in spazi esteticamente piacevoli e curati. È anche un ottimo modo per far risaltare il vostro immobile.

Cattiva gestione del calendario delle prenotazioni

Se il calendario delle prenotazioni non è sincronizzato o non è gestito con la dovuta diligenza, può verificarsi una situazione in cui due gruppi diversi di ospiti sono in attesa dello stesso posto. Primo arrivato, primo servito? Purtroppo è improbabile che gli ospiti apprezzino questa “atmosfera di sopravvivenza” e che la lotta per l’alloggio si risolva in un feedback negativo.

Come evitare questo errore?

• Sincronizzate il vostro calendario: Se state inserendo una proprietà su diverse piattaforme, assicuratevi che i vostri calendari siano sincronizzati. Molti software di prenotazione come BedBooking offrono l’opzione di aggiornare automaticamente la disponibilità.
• Sistematico: stabilite una politica regolare di controllo del calendario, soprattutto durante l’alta stagione turistica. Se non siete sicuri della vostra organizzazione, prendete in considerazione la possibilità di collaborare con un gestore di affitti o con una società esterna per gestire le prenotazioni.
• App di prenotazione: Scegliendo un software di prenotazione collaudato, avrete la certezza che il vostro calendario venga aggiornato automaticamente ed eviterete spiacevoli sorprese. Scoprite cosa può offrire l’app BedBooking per migliorare la vostra attività.

Offerta non in linea con la realtà

Nonostante le apparenze, questo è uno degli errori più comuni. Buon marketing – sì, bugie e colori – no. “Accogliente appartamento con vista mare” suona bene… finché non si scopre che il mare si vede solo con un binocolo. La realtà a volte è troppo crudele per gli ospiti che si sentono ingannati. Quando l’offerta non corrisponde alla realtà, gli ospiti possono lasciare recensioni poco lusinghiere che di fatto spaventano altri clienti.

Come evitare questo errore?

• Onestà nella descrizione: Quando descrivete il vostro immobile, siate onesti. Fornite sia i vantaggi che gli svantaggi (ad esempio, informazioni sulla mancanza di un ascensore). I visitatori apprezzano di più l’onestà che le spiacevoli sorprese.
• Foto realistiche: Le foto professionali sono importanti, ma cercate di non renderle troppo esagerate. Invece di alzare i colori, optate per una luce naturale che catturi l’aspetto reale degli interni.
• Aggiornamenti regolari: Se cambiate l’arredamento o aggiungete nuovi oggetti, assicuratevi di aggiornare le foto e la descrizione. I visitatori apprezzeranno la tempestività dell’annuncio e potrebbero essere più interessati ai nuovi servizi.

Mancanza di flessibilità per quanto riguarda il check-in e il check-out

Gli ospiti apprezzano la possibilità di modificare l’orario di arrivo o di partenza, soprattutto se arrivano tardi la sera o devono lasciare la struttura in anticipo. Un approccio troppo rigido può scoraggiarli e influire sulla valutazione finale del loro soggiorno.

Come evitare questo errore?

• Check-in e check-out flessibili: Offrite un check-in autonomo, ad esempio con una serratura elettronica o una cassaforte a chiave. In questo modo gli ospiti avranno più libertà e si sentiranno più a loro agio.
• Collaborare con gli addetti alle pulizie: Decidete in anticipo quali sono gli orari più adatti per preparare la struttura dopo ogni ospite. In questo modo, potrete offrire orari più flessibili senza preoccuparvi di non avere abbastanza tempo per preparare l’appartamento.

Prezzi di affitto inadeguati

“Troppo caro!”, “qualcosa di economico (?)” – come molte persone, altrettante opinioni, si sa. La determinazione dei prezzi può essere una sfida, soprattutto se non avete esperienza di affitti a breve termine. Prezzi troppo bassi possono ridurre i vostri profitti, mentre prezzi troppo alti possono spaventare i potenziali ospiti. Quindi, come si fa a trovare la media aurea?

Come evitare questo errore?

• Analisi della concorrenza: Controllate regolarmente i prezzi di offerte simili nella zona e adattate il vostro prezzo al loro livello. Potete utilizzare gli strumenti di analisi o le funzioni di suggerimento dei prezzi disponibili in alcuni software di prenotazione.
• Adattare i prezzi alla stagione: La stagione estiva, le vacanze o i weekend lunghi sono momenti in cui è possibile aumentare i prezzi. Tuttavia, ricordate di non esagerare, perché gli ospiti sono in grado di esaminare le offerte della zona e potrebbero scegliere un’opzione più economica.
• Introdurre sconti: Gli sconti per i soggiorni più lunghi o le prenotazioni dell’ultimo minuto sono un modo per attirare gli ospiti nei periodi di minore occupazione.

Qui sopra abbiamo descritto alcuni degli errori più comuni che commettono i proprietari di immobili in affitto a breve termine. Sembrano familiari e logici, ma a volte tutti cadono nella trappola dell’austerità, dell’indisposizione temporanea o dell’eccessivo impegno. Tuttavia, non vale la pena lasciarsi andare. La chiave del successo negli affitti a breve termine è capire le esigenze degli ospiti ed evitare gli errori di base. La comunicazione, la preparazione adeguata dell’appartamento, la coerenza dell’offerta e la flessibilità sono le basi che vi permetteranno di attirare gli ospiti e di costruirvi una buona reputazione.