Calendario di prenotazioni gratuito.
Se chiedete ai proprietari di strutture ricettive qual è la cosa senza la quale non possono immaginare di fare affari, sentirete sicuramente parlare del calendario delle prenotazioni, un must assoluto nel settore dell’ospitalità. È quello che contiene tutte le informazioni necessarie per organizzare in modo efficiente il vostro lavoro e quello dell’intera proprietà. Purtroppo però, come ogni attività commerciale, la gestione di una struttura ricettiva comporta numerose tasse e imposte, quindi è naturale che i proprietari di pensioni o agriturismi siano alla ricerca di strumenti gratuiti. Esistono molte soluzioni sul mercato, ma vale la pena di considerare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna.
Calendario cartaceo tradizionale: perché è ora di dirgli addio?
Il calendario delle prenotazioni cartaceo era l’unica soluzione, ma oggi è stato ampiamente superato dai progressi tecnologici. Nonostante ciò, molti host utilizzano ancora esclusivamente questa forma di registrazione delle prenotazioni, forse inconsapevoli dei rischi legati a questo strumento tradizionale. Naturalmente, tenere i registri su carta è un modo per avere un calendario delle prenotazioni gratuito, ma i vantaggi finiscono qui. Se invece parliamo di svantaggi, l’elenco è molto più lungo.
Prima di tutto, la sicurezza. Un calendario cartaceo è solo uno, non ha backup, e quindi perderlo comporta una serie di conseguenze. A parte l’ovvia perdita di controllo sulle prossime prenotazioni, che può paralizzare il funzionamento dell’intero locale, un calendario sotto forma di libro è pieno di dati personali dei vostri ospiti, spesso protetti dalla privacy. Il fatto che il calendario finisca nelle mani sbagliate può quindi avere anche conseguenze legali. Inoltre, la sua forma fisica rende impossibile portarlo sempre con sé, rendendo difficile prendere prenotazioni.
Google Calendar
Google Calendar è uno strumento completamente gratuito di Google, disponibile per tutti dal 2006. È facile da usare e molto intuitivo, quindi è adatto anche ai principianti. Tra i suoi vantaggi c’è il fatto che può essere utilizzato su dispositivi mobili IOS e Android, oltre che su computer. È sicuramente un’ottima soluzione per chi vuole gestire il proprio tempo in modo efficace, perché è proprio questa la premessa di questo prodotto. Può essere utilizzato come calendario di prenotazione gratuito, ma non è questo lo scopo per cui è stato creato – quindi cercate invano le funzionalità dedicate alle strutture ricettive, come i divisori di stanze, la sincronia con i portali di prenotazione o addirittura un libro di registrazione. In sintesi, Google Calendar è un ottimo strumento per gestire il proprio tempo, ma non è lo strumento migliore per gestire un’attività turistica.
Calendario in Excel
Questo programma probabilmente non ha bisogno di presentazioni. Parte del pacchetto Office di Microsoft, questo strumento consente di creare fogli di calcolo personalizzati con molteplici utilizzi. Sebbene Excel non sia uno strumento gratuito, la maggior parte delle aziende utilizza la licenza del pacchetto in cui è incluso: in questo caso, quindi, può fungere da calendario gratuito per la prenotazione delle camere. Il suo indubbio vantaggio sarà la possibilità di personalizzare il foglio di calcolo per soddisfare i requisiti della propria struttura ricettiva, e quindi controllare le camere, lo spazio per le note di registrazione e la possibilità di creare un backup su cloud per ridurre al minimo il rischio di perdita dei dati. Tuttavia, la creazione di un calendario di prenotazioni funzionale in Excel richiede una conoscenza del programma non semplicissima. È inoltre importante tenere presente che questo calendario non sarà mai trasparente come le soluzioni dedicate alle strutture ricettive.
Plug-in gratuito per il sito web
Sul mercato sono disponibili diverse soluzioni gratuite sotto forma di plug-in per siti web facili da installare. Per utilizzarli, dovete avere un sito web per la vostra struttura ricettiva. Se avete un sito web basato su WordPress, un plug-in molto diffuso è Sagenda. Vi permette di usufruire dei vantaggi di un calendario di prenotazioni online gratuito, in modo da poter tenere un calendario ed effettuare prenotazioni online per i vostri ospiti. Sagenda, o altri plugin simili, è sicuramente un’opzione da prendere in considerazione. Tuttavia, è importante tenere presente che si tratta di strumenti progettati per qualsiasi attività che richieda la prenotazione di appuntamenti, quindi saranno adatti anche a saloni di parrucchieri, impianti sportivi o strutture mediche. Infine, la sua versatilità non può essere considerata un vantaggio: manca di molte funzioni tipiche del settore alberghiero, quindi non sarà l’unico strumento necessario all’ospitante per organizzare completamente il lavoro della struttura ricettiva.
Calendario di prenotazioni BedBooking
Sistema di prenotazione per l’host. Si tratta di una soluzione creata e progettata per i proprietari di strutture ricettive di varie tipologie. Se affittate cottage, appartamenti, camere, o se gestite un agriturismo o un campeggio, BedBooking funziona per tutti. Purtroppo non si tratta di uno strumento completamente gratuito, ma i prezzi partono da appena 12,50 EUR al mese, il che, se si considera la quantità di tempo risparmiata, può essere un investimento da prendere in considerazione. Il vantaggio indiscutibile è che potete testare le prestazioni del prodotto in scala reale in modo completamente gratuito. Il calendario delle prenotazioni gratuito di BedBooking sarà a vostra disposizione per 30 giorni, dopodiché potrete cancellare o iniziare l’abbonamento senza impegno. Durante il periodo di prova si avrà accesso a tutte le funzioni. Sarà quindi accessibile su tutti i dispositivi, mobili e desktop. La sincronizzazione automatica con i portali di prenotazione proteggerà la vostra struttura dal rischio di overbooking. Il calendario gratuito per la prenotazione delle camere o la semplice configurazione del vostro sito web, così come la possibilità di vendere alloggi tramite i social media, sono caratteristiche disponibili gratuitamente per 30 giorni. L’assistenza per l’organizzazione della proprietà in questioni come la pulizia o la fatturazione sono incluse in BedBooking. BedBooking è anche uno strumento che si occupa della crescita del vostro business. In pochi clic è possibile generare rapporti e risultati finanziari per ogni periodo, consentendovi di analizzare ciò che state facendo per sviluppare la vostra struttura ricettiva.
