Come conquistare il cuore degli ospiti a Zator – conversazione con il co-proprietario di Comfort Apartments sulle sfide e sulle tecnologie nel settore dell’ospitalità

Zator è una città che, negli ultimi anni, è diventata famosa soprattutto grazie all’apertura di un enorme parco di divertimenti: Energylandia. Questa attrazione estremamente popolare ha trasformato il mercato turistico locale e ha aperto le porte a nuove opportunità per gli imprenditori, specialmente nel settore degli alloggi. Oggi, nei dintorni di Zator, sorgono numerosi appartamenti e case vacanza, i cui proprietari desiderano soddisfare le crescenti esigenze dei turisti in cerca di comfort e di esperienze uniche. Uno di loro è il nostro intervistato di oggi, il co-proprietario di Comfort Apartments.
Nel corso degli anni, ha sviluppato un approccio unico alla gestione di una struttura ricettiva, introducendo costantemente nuove tecnologie e garantendo un servizio professionale e al tempo stesso accogliente per gli ospiti.

Nell’intervista che segue, ci parlerà delle sfide legate alla stagionalità del settore, dell’utilizzo dei sistemi di prenotazione e dell’importanza crescente dell’automazione. Condividerà inoltre storie e osservazioni interessanti che, a suo dire, rendono più facile attrarre turisti esigenti.

Vi invitiamo a leggere questa conversazione ricca di ispirazione, grazie alla quale potrete scoprire come operare con successo nel settore dell’ospitalità e comprendere quanto possano essere fondamentali gli strumenti moderni nel lavoro quotidiano.

BedBooking: Buongiorno! Iniziamo dalle basi: che cosa l’ha ispirata ad avviare un’attività di affitto di appartamenti e quali circostanze l’hanno spinta a portarla avanti per così tanti anni?

Comfort Apartments: Buongiorno! Tutto è cominciato dalla mia passione per il turismo e dall’osservazione di quanto velocemente Zator stesse crescendo. Con l’apertura di Energylandia, la regione ha iniziato ad attirare non solo famiglie con bambini, ma anche gruppi di amici o coppie in cerca di avventura. Di conseguenza, l’offerta di alloggi è aumentata vertiginosamente, generando una forte domanda di nuove strutture e appartamenti. Ho pensato che, avendo già esperienza nel settore alberghiero – soprattutto grazie alla collaborazione con alcune strutture amiche – avrei potuto sviluppare con successo una mia base di alloggi e offrire un servizio di alto livello. La passione per l’ospitalità e l’amore per questa zona mi hanno spinto ad aprire un luogo dove accogliere i visitatori. Inoltre, più turisti vengono, più persone interessanti si incontrano ogni giorno. Sono proprio loro a motivarmi ad andare avanti, perché ogni visitatore ha la propria storia e bisogni specifici, che cerco di soddisfare migliorando continuamente i miei appartamenti.

BedBooking: Quali sono state le maggiori difficoltà che ha incontrato all’inizio dell’attività e come è riuscito a superarle? Ci sono aspetti che rappresentano ancora una sfida?

Comfort Apartments: La sfida più grande si è rivelata essere la stagionalità. Per la gran parte dell’anno, Energylandia attira migliaia di visitatori, e ciò fa aumentare notevolmente la domanda di alloggi in zona. Il problema emerge in autunno e in inverno, quando il parco divertimenti è chiuso e il flusso turistico cala drasticamente. Ovviamente, il museo di Auschwitz a Oświęcim offre un certo aiuto, in quanto numerosi visitatori si recano lì in quel periodo, ma non basta a riempire tutte le camere e gli appartamenti. Per ottimizzare l’attività, ho iniziato a cercare diversi metodi per attirare gli ospiti. È ancora un ambito in cui si può crescere: trovare la formula perfetta per richiamare turisti in bassa stagione è un obiettivo a cui continuo a lavorare.

BedBooking: Che cambiamenti ha notato nel corso degli anni nel comportamento e nelle aspettative dei turisti? Cosa bisogna modificare nell’offerta per rispondere alle nuove tendenze del turismo?

Comfort Apartments: Prima di tutto, è aumentata la richiesta di comfort e tranquillità, oltre al desiderio di avere più servizi in un unico luogo. Gli ospiti cercano non solo un posto dove dormire, ma anche uno spazio in cui rilassarsi senza stress e sentirsi quasi come a casa. Sempre più spesso, le coppie scelgono un appartamento con l’idea di organizzare, ad esempio, un compleanno o una fuga romantica. Per questo motivo, mi impegno a offrire ulteriori comodità.

BedBooking: In che cosa Comfort Apartments si distingue dalle altre strutture ricettive della zona? Quali dettagli sono fondamentali per attirare ospiti in cerca di qualcosa di unico?

Comfort Apartments: Punto molto sulla qualità dell’arredamento interno e sullo standard elevato dei mobili e dei letti. Sono convinto che, non appena l’ospite entra in appartamento, debba subito percepire di trovarsi in un luogo piacevole, elegante e, cosa molto importante, pulito. Abbiamo dedicato molte energie alla cura dei dettagli, dall’ergonomia dei letti alla scelta di materiali di lusso per le finiture. Inoltre, do grande importanza a un servizio cordiale ma al tempo stesso professionale: se l’ospite ha bisogno di aiuto per prenotare qualche attrazione, per le indicazioni stradali o per organizzare il trasporto, può sempre contare su di noi. Credo che siano le piccole cose – ad esempio un benvenuto speciale nella stanza, un dolcetto di benvenuto o una comunicazione rapida – a creare quell’impressione che spinge i visitatori a tornare.

BedBooking: Come sono stati i suoi primi passi nell’introdurre la tecnologia nella gestione della struttura? Quali cambiamenti si sono rivelati necessari nell’attività quotidiana?

Comfort Apartments: All’inizio non è stato facile, perché si è abituati ai vecchi metodi – il quaderno delle prenotazioni, le telefonate dei clienti, le e-mail con le richieste. Tuttavia, col passare del tempo, e con l’aumentare del numero di appartamenti e di piattaforme di prenotazione, mi sono reso conto piuttosto in fretta che avevo bisogno di un sistema che mi consentisse di gestire il tutto in modo efficace. BedBooking mi ha dato la possibilità di pubblicare la mia offerta su più siti contemporaneamente, mantenendo il mio calendario delle prenotazioni aggiornato e riducendo notevolmente il rischio di overbooking. Dal punto di vista degli ospiti è un grande vantaggio, perché vedono sempre un’offerta aggiornata e possono usufruire di pagamenti e conferme rapide. Ho solo dovuto abituarmi a lavorare con uno strumento online, ma dopo alcune settimane non è più stato un problema.

BedBooking: Quando ha incontrato per la prima volta i sistemi di prenotazione e cosa l’ha convinta a scegliere proprio questo? Quali criteri fondamentali ha tenuto in considerazione?

Comfort Apartments: Ho iniziato a lavorare con BedBooking grazie ai miei clienti, che seguo anche nell’ambito della consulenza e di soluzioni per il settore alberghiero. Ho implementato questa soluzione gradualmente presso di loro, avendo così numerose occasioni per conoscerne le funzionalità sul campo. Quando ho visto quanto funzionasse bene – in particolare in termini di sincronizzazione con le piattaforme e di supporto online – ho capito che sarebbe stata la soluzione ideale per i miei appartamenti. Mi hanno inoltre convinto il supporto clienti di ottima qualità e la facilità di integrare il widget di prenotazione sul mio sito, una funzione molto comoda per gli ospiti.

BedBooking: Quali sono stati i momenti più difficili legati all’integrazione del sistema di prenotazione nella sua attività e come è riuscito a gestirli?

Comfort Apartments: All’inizio, ho avuto dei problemi con l’errata visualizzazione delle tariffe su Booking.com. Talvolta appariva un prezzo troppo basso, altre volte troppo alto, con il rischio di creare situazioni spiacevoli. Con il tempo, si è trovata una soluzione: BedBooking ha introdotto un aggiornamento del sistema tariffario, inserendo la possibilità di impostare una percentuale di margine sui prezzi pubblicati. Ora tutto funziona a dovere: lo strumento tiene conto dei margini e delle variazioni stagionali, e non mi preoccupo più di eventuali prenotazioni con tariffe sbagliate.

BedBooking: Quali cambiamenti ha notato dopo l’implementazione completa del sistema di prenotazione? In che modo hanno influito sull’organizzazione del lavoro quotidiano e sul rapporto con gli ospiti?

Comfort Apartments: Innanzitutto, c’è un numero minore di telefonate destinate a chiarire differenze di prezzo. Quando un ospite confronta l’offerta su Booking.com con quella sul mio sito, spesso nota che prenotare direttamente può essere più conveniente. Inoltre, grazie alla sincronizzazione del calendario, risparmio molto tempo perché non devo costantemente confermare la disponibilità. Dal punto di vista degli ospiti, la possibilità di confermare la prenotazione e di pagare online in modo rapido risulta spesso decisiva nella scelta della mia struttura. Quanto ai rapporti, trovo che siano diventati più trasparenti: chi desidera può scrivere o telefonare, mentre chi preferisce prenotare online lo fa senza alcuna difficoltà.

BedBooking: Quali funzionalità del sistema di gestione delle prenotazioni ritiene assolutamente indispensabili? Ha scoperto opzioni innovative che le hanno semplificato particolarmente la gestione?

Comfort Apartments: Un grande vantaggio è l’applicazione per dispositivi mobili. Può capitare che durante il giorno io sia impegnato in altre faccende, e così posso controllare le prenotazioni dal mio telefono e, se necessario, aggiornare la disponibilità o modificare i prezzi in modo rapido. Inoltre, è risultata decisiva la funzione di esportazione dei prezzi verso le piattaforme esterne. In questo modo, le tariffe su Booking.com e Airbnb restano sempre sincronizzate. Ciò mi fa davvero risparmiare tempo, perché non devo aggiornare manualmente l’offerta ogni poche ore.

BedBooking: Ci sono state prenotazioni insolite o sfide particolari nell’assistenza agli ospiti che hanno richiesto un approccio non convenzionale?

Comfort Apartments: Nel settore dell’ospitalità, le sorprese non mancano. A volte una famiglia lascia la stanza quasi intatta, mentre un’altra provoca un disordine totale. Le prenotazioni più difficili sono quelle in cui gli ospiti trattano l’ambiente con un po’ troppa disinvoltura: una volta, dei bambini si sono messi a giocare con delle porte da calcio portatili e volavano in tutto l’appartamento! Per fortuna siamo riusciti a calmare la situazione. In questi casi, cerco innanzitutto di parlare con gli ospiti, chiedendo maggiore attenzione e spiegando come prendersi cura degli spazi comuni. È molto utile saper essere flessibili e mantenere la calma.

BedBooking: Quali strumenti tecnologici considera assolutamente essenziali per gestire in modo efficiente una struttura ricettiva? Le è mai capitato di abbandonare una tecnologia che inizialmente sembrava ideale?

Comfort Apartments: Al momento non ricordo alcuna tecnologia di cui abbia dovuto fare a meno del tutto. Posso però menzionare ciò che trovo più efficace: ad esempio, l’invio automatico di e-mail e messaggi agli ospiti il giorno prima dell’arrivo. In queste comunicazioni, includiamo un breve video che mostra come effettuare il check-in senza problemi, utilizzare la lavatrice, la lavastoviglie o la macchina del caffè. Questo riduce notevolmente le chiamate. Gli ospiti si sentono più sicuri e apprezzano la nostra attenzione al loro comfort. È una soluzione semplice ma davvero efficace.

BedBooking: Quali sfide e cambiamenti nel settore turistico prevede per i prossimi anni? Ha in programma innovazioni particolari?

Comfort Apartments: Penso che il mercato si polarizzerà: ci saranno sempre meno “clienti medi” e sempre più clienti premium, che si aspettano condizioni lussuose e un’offerta di servizi più ampia, come jacuzzi, piscina o sauna. Già ora notiamo che i clienti chiedono questi tipi di comfort. Ho intenzione di introdurre alcuni di questi elementi per riuscire a soddisfare i turisti più esigenti e sfruttare appieno il potenziale della struttura. Inoltre, l’automazione acquisirà ulteriore importanza: per esempio, strumenti più evoluti per comunicare con gli ospiti o check-in self-service. Tutto ciò che fa risparmiare tempo agli ospiti e offre loro maggiore libertà sarà molto richiesto.

BedBooking: Che consiglio darebbe ad altri proprietari di strutture ricettive che si stanno affacciando ora sui sistemi moderni di gestione delle prenotazioni?

Comfort Apartments: Prima di tutto, non abbiate paura della tecnologia. Scegliete un sistema il più possibile intuitivo. Il tempo è il nostro bene più prezioso, e un’interfaccia semplice, unita alla possibilità di automatizzare i processi chiave (come la sincronizzazione del calendario o l’invio di e-mail), vi farà presto notare la differenza. Fate anche attenzione alla qualità dell’assistenza. Se qualcosa va storto, è molto importante poter contare su un supporto adeguato.

BedBooking: Come valuta l’impatto della digitalizzazione sul settore dell’ospitalità? Pensa che a breve gli ospiti prenoteranno il soggiorno esclusivamente online, senza alcun contatto con il personale?

Comfort Apartments: In buona parte, questo sta già accadendo: ricevo sempre meno chiamate telefoniche e sempre più prenotazioni effettuate unicamente attraverso piattaforme e widget. Certo, ci sono ancora ospiti che preferiscono contattare via e-mail o telefono, ma questa percentuale è in diminuzione. Raggiungeremo un punto in cui tutto il servizio sarà completamente automatizzato? Forse, anche se ritengo che ci sarà sempre una fetta di turisti che desidera parlare con una persona in carne e ossa. In ogni caso, la tendenza è chiara: automatizzazione e semplificazione del processo di prenotazione.

BedBooking: Per concludere: quali innovazioni potrebbero rivoluzionare ulteriormente la gestione delle strutture ricettive e l’assistenza agli ospiti? Ci sono già soluzioni concrete che vorrebbe adottare?

Comfort Apartments: Credo che il prossimo passo sarà un’automazione ancora più approfondita della comunicazione con gli ospiti, per esempio con bot più evoluti in grado di rispondere in tempo reale alle domande più frequenti riguardo le indicazioni per raggiungere la struttura, gli orari di check-in o le dotazioni dell’appartamento. Abbiamo già ridotto il numero di messaggi grazie a un video informativo per gli ospiti. Con una tecnologia più avanzata, si potrebbe andare ancora oltre, ad esempio offrendo un tour virtuale dell’appartamento prima della prenotazione, oppure sistemi intelligenti di controllo della temperatura che attivano il riscaldamento poco prima dell’arrivo degli ospiti e lo spengono dopo la partenza. Questo riduce notevolmente i costi e migliora la soddisfazione. Sono convinto che soluzioni del genere diventeranno lo standard e che la loro introduzione sia solo una questione di tempo.

Il settore dell’ospitalità a Zator – dominato da grandi attrazioni come Energylandia e dalla vicinanza del museo di Auschwitz – è in continua evoluzione, e il nostro intervistato dimostra che la flessibilità, l’apertura alle nuove tecnologie e il continuo innalzamento dello standard di servizio sono la chiave del successo. Come abbiamo potuto constatare, l’implementazione di sistemi di prenotazione moderni non deve essere per forza difficile, e i risultati possono superare di gran lunga le aspettative più ambiziose, semplificando sia il lavoro di accoglienza degli ospiti sia la vita del proprietario della struttura.

Speriamo che questa conversazione vi abbia offerto l’ispirazione per agire personalmente ed ampliare i vostri orizzonti nel campo della gestione delle strutture ricettive. Se desiderate saperne di più su Comfort Apartments, vi invitiamo a visitare il sito web del nostro intervistato, dove troverete tutte le informazioni necessarie e l’offerta attuale:

https://noclegioswiecim.eu/
https://www.facebook.com/oswiecimapartments/

Vi consigliamo inoltre di seguire i loro profili sui social media: lì troverete le ultime notizie sulle novità in programma, le modifiche all’offerta e curiosità relative alla regione. Chissà, forse la vostra prossima prenotazione sarà proprio in un appartamento speciale, che corrisponde perfettamente ai vostri gusti!

Grazie per la lettura e… buone prenotazioni!