Wie man das Herz der Gäste in Zator erobert – ein Gespräch mit dem Miteigentümer von Comfort Apartments über Herausforderungen und Technologien in der Beherbergungsbranche

Zator ist eine Stadt, die in den letzten Jahren vor allem durch den Bau eines riesigen Vergnügungsparks – Energylandia – bekannt geworden ist. Diese äußerst beliebte Attraktion hat den lokalen Tourismusmarkt verändert und neue Möglichkeiten für Unternehmer eröffnet, insbesondere in der Unterkunftsbranche. Heute entstehen in der Umgebung von Zator zahlreiche Apartments und Ferienhäuser, deren Besitzer den ständig wachsenden Anforderungen von Touristen gerecht werden möchten, die Komfort und besondere Erlebnisse suchen. Einer von ihnen ist unser heutiger Gesprächspartner – der Miteigentümer von Comfort Apartments.
Über die Jahre hat er einen einzigartigen Ansatz für die Führung einer Unterkunft entwickelt, indem er fortlaufend neue Technologien einführt und eine professionelle, aber zugleich freundliche Gästebetreuung sicherstellt.

Im folgenden Interview berichtet er von den Herausforderungen in Zusammenhang mit der Saisonalität in der Branche, vom Einsatz von Buchungssystemen und der zunehmenden Bedeutung von Automatisierung. Er teilt zudem interessante Geschichten und Beobachtungen, die – wie er selbst sagt – dabei helfen, anspruchsvolle Touristen anzuziehen.

Wir laden euch ein, dieses inspirierende Gespräch zu lesen, aus dem ihr erfahrt, wie man in der Beherbergungsbranche erfolgreich agieren kann und wie entscheidend moderne Werkzeuge in der täglichen Arbeit sein können.

BedBooking: Guten Tag! Beginnen wir mit den Grundlagen – was hat Sie dazu inspiriert, in die Apartmentvermietung einzusteigen, und welche Umstände haben dazu geführt, dass Sie dieses Geschäft so lange fortführen?

Comfort Apartments: Guten Tag! Alles begann mit meiner Leidenschaft für den Tourismus und der Beobachtung, wie schnell sich Zator entwickelt. Mit der Eröffnung von Energylandia zog die Region nicht nur Familien mit Kindern an, sondern auch Freundesgruppen oder Paare, die nach aufregenden Erlebnissen suchten. Infolgedessen stieg das Angebot an Unterkünften sprunghaft an, was gleichzeitig eine große Nachfrage nach immer neuen Objekten und Apartments erzeugte. Ich stellte fest, dass ich, da ich bereits Erfahrung in der Hotelbranche hatte – hauptsächlich durch die Zusammenarbeit mit einigen befreundeten Objekten –, meine eigene Basis erfolgreich ausbauen und Gäste auf höchstem Niveau betreuen konnte. Die Leidenschaft für Gastfreundschaft und die Liebe zur Region bewogen mich dazu, hier ein Angebot für Gäste zu schaffen. Außerdem trifft man bei steigender Touristenzahl täglich interessante Menschen. Genau diese Menschen motivieren mich zum Handeln, denn jeder Besucher hat seine eigene einzigartige Geschichte und Bedürfnisse, die ich zu erfüllen versuche, indem ich meine Apartments ständig verbessere.

BedBooking: Welche größten Schwierigkeiten traten zu Beginn Ihres Unternehmens auf und wie konnten Sie diese überwinden? Gibt es Aspekte, die weiterhin eine Herausforderung darstellen?

Comfort Apartments: Die größte Herausforderung war die Saisonalität. Die meiste Zeit des Jahres zieht Energylandia Tausende von Besuchern an, was die Nachfrage nach Unterkünften in der Umgebung deutlich steigert. Das Problem zeigt sich in der Herbst-Winter-Saison, wenn der Vergnügungspark geschlossen ist und der Touristenstrom stark abnimmt. Natürlich bietet das Auschwitz-Museum in Oświęcim eine gewisse Unterstützung, da viele Gäste zu dieser Zeit dorthin kommen, doch es reicht nicht, um alle Zimmer und Apartments auszulasten. Um das Geschäft zu optimieren, begann ich, verschiedene Möglichkeiten zu suchen, um Gäste zu gewinnen. Das ist immer noch ein Bereich, in dem es Wachstumspotenzial gibt – den perfekten Weg zu finden, Touristen in der Nebensaison anzulocken, ist etwas, an dem ich weiterhin arbeite.

BedBooking: Welche Veränderungen im Verhalten und in den Erwartungen von Touristen haben Sie im Laufe der Jahre wahrgenommen? Was muss man in seinem Angebot anpassen, um neuen Trends im Tourismus gerecht zu werden?

Comfort Apartments: Vor allem wächst der Bedarf an Komfort und Ruhe sowie an umfassenden Dienstleistungen an einem Ort. Die Gäste suchen Unterkünfte, in denen sie sich nicht nur ausschlafen können, sondern auch ohne unnötigen Stress entspannen und sich beinahe wie zu Hause fühlen. Immer häufiger kommt es vor, dass Paare ein Apartment auch für die Ausrichtung von Geburtstagsfeiern oder romantischen Ausflügen wählen. Daher versuche ich, den Gästen zusätzliche Annehmlichkeiten zu bieten.

BedBooking: Wodurch unterscheidet sich Comfort Apartments von anderen Unterkünften in der Umgebung? Welche Details sind entscheidend, um Gäste anzuziehen, die etwas Einzigartiges suchen?

Comfort Apartments: Ich lege großen Wert auf die Qualität der Innenausstattung sowie auf einen hohen Standard bei Möbeln und Betten. Ich bin davon überzeugt, dass ein Gast, sobald er das Apartment betritt, sofort das Gefühl haben soll, sich in einem angenehmen, eleganten und – was sehr wichtig ist – sauberen Ort zu befinden. Wir haben viel Arbeit in die Feinabstimmung von Details gesteckt, angefangen bei der Ergonomie der Betten bis hin zur Auswahl hochwertiger Materialien für die Ausstattung. Außerdem setze ich auf eine freundliche und gleichzeitig professionelle Gästebetreuung: Wenn ein Gast Hilfe bei der Buchung von Attraktionen, eine Wegbeschreibung oder einen Transport benötigt, kann er sich jederzeit auf uns verlassen. Ich glaube, dass es gerade die Kleinigkeiten sind – zum Beispiel ein besonderes Begrüßungsarrangement im Zimmer, ein Willkommenssnack oder eine schnelle Kommunikation –, die das Gefühl schaffen, zu dem Gäste gerne zurückkehren.

BedBooking: Wie sahen Ihre ersten Schritte bei der Einführung von Technologie ins Unterkunftsmanagement aus? Welche Veränderungen waren in der täglichen Arbeit notwendig?

Comfort Apartments: Anfänglich war es nicht leicht, denn die Gewohnheit, alles auf traditionelle Weise zu erledigen – wie zum Beispiel ein Reservierungsbuch zu führen, Telefonate mit Gästen oder E-Mails mit Anfragen auszutauschen –, sitzt tief. Doch mit der Zeit, als die Zahl der Apartments und Buchungsplattformen zunahm, wurde mir schnell klar, dass ich ein System brauche, das mir ein effizientes Management all dessen ermöglicht. BedBooking gab mir die Möglichkeit, mein Angebot gleichzeitig auf verschiedenen Webseiten zu veröffentlichen, was meinen Reservierungskalender stets aktuell hielt und das Risiko von Doppelbuchungen deutlich verringerte. Aus der Perspektive der Gäste ist das ebenfalls von Vorteil, denn sie sehen immer ein aktuelles Angebot und können zudem von schnellen Zahlungen und Bestätigungen profitieren. Ich musste mich nur auf die Arbeit mit einem Online-Tool umstellen, aber nach einigen Wochen war das keine Herausforderung mehr.

BedBooking: Wann sind Sie zum ersten Mal mit Buchungssystemen in Berührung gekommen und was gab letztendlich den Ausschlag dafür, dass Sie sich für genau dieses System entschieden haben? Welche Schlüsselkriterien waren für Sie bei der Auswahl ausschlaggebend?

Comfort Apartments: Ich habe mit BedBooking durch meine Kunden zu tun bekommen, die ich auch in Sachen Beratung und Lösungen für die Hotelbranche betreue. Schritt für Schritt habe ich dieses Tool bei ihnen eingeführt und hatte dadurch viele Gelegenheiten, seine Funktionen in der Praxis kennenzulernen. Als ich sah, wie reibungslos es funktioniert – besonders in Bezug auf eine schnelle Synchronisierung mit Plattformen und einen guten Onlinesupport –, beschloss ich, dass es auch für meine eigenen Apartments ein Volltreffer sein würde. Außerdem überzeugten mich der sehr gute Support und die einfache Einbindung des Buchungswidgets auf meiner Webseite, was für die Gäste eine erhebliche Erleichterung darstellt.

BedBooking: Welche waren die schwierigsten Momente bei der Integration des Buchungssystems in Ihr Unternehmen und wie haben Sie diese Herausforderungen gemeistert?

Comfort Apartments: Zu Beginn hatte ich Schwierigkeiten mit einer fehlerhaften Preisangabe auf Booking.com. Mal erschien der Preis zu niedrig, mal zu hoch, was zu unangenehmen Situationen hätte führen können. Mit der Zeit wurde das Problem gelöst – BedBooking führte ein aktualisiertes Preissystem ein, bei dem man einen prozentualen Aufschlag zu den veröffentlichten Preisen einstellen kann. Jetzt funktioniert alles reibungslos: Das Tool berücksichtigt Aufschläge und saisonale Preisänderungen, sodass ich mir keine Sorgen mehr darüber machen muss, ob ein Gast möglicherweise zum falschen Preis bucht.

BedBooking: Welche Veränderungen haben Sie nach der vollständigen Implementierung des Buchungssystems bemerkt? Wie haben sie sich auf die Organisation Ihrer täglichen Arbeit und auf die Beziehungen zu den Gästen ausgewirkt?

Comfort Apartments: Vor allem gibt es weniger Anrufe, bei denen Gäste nach einer Erklärung für unterschiedliche Preisangaben fragen. Wenn ein Gast das Angebot auf Booking.com mit dem auf meiner Webseite vergleicht, sieht er, dass eine Direktbuchung oft günstiger sein kann. Und weil der Kalender synchronisiert wird, spare ich viel Zeit, da ich nicht ständig die Verfügbarkeit bestätigen muss. Darüber hinaus ist für die Gäste die Möglichkeit, eine Reservierung schnell zu bestätigen und online zu bezahlen, oft ausschlaggebend dafür, ob sie sich für meine Unterkunft entscheiden. Was die Beziehungen betrifft, habe ich das Gefühl, dass sie transparenter geworden sind. Wer möchte, kann schreiben oder anrufen, und wer lieber direkt online buchen will, tut dies problemlos.

BedBooking: Auf welche Funktionen des Buchungsverwaltungssystems können Sie auf keinen Fall verzichten? Gab es innovative Optionen, die Ihnen die Verwaltung besonders erleichtert haben?

Comfort Apartments: Ein großer Pluspunkt ist die mobile App. Es kommt vor, dass ich tagsüber mit ganz anderen Dingen als Gästeunterkünften beschäftigt bin – da kann ich per Smartphone schnell einen Blick auf meine Reservierungen werfen und bei Bedarf Verfügbarkeiten oder Preise ändern. Aber entscheidend ist auch der Export der Preise an externe Plattformen. So sind alle Tarife auf Booking.com und Airbnb immer synchronisiert. Das spart mir in der Tat Zeit, weil ich nicht alle paar Stunden manuell Angebote aktualisieren muss.

BedBooking: Gab es ungewöhnliche Buchungen oder besondere Herausforderungen in der Gästebetreuung, die ein unkonventionelles Vorgehen erforderten?

Comfort Apartments: In der Hotelbranche sind Überraschungen keine Seltenheit. Manchmal hinterlässt eine Familie ihr Zimmer quasi unberührt, während eine andere ein regelrechtes Chaos veranstaltet. Am anspruchsvollsten sind jene Reservierungen, in denen Gäste mit der Ausstattung etwas zu sorglos umgehen – einmal haben Kinder mit tragbaren Fußballtoren gespielt und diese sind durch das gesamte Apartment geflogen! Zum Glück konnten wir die Situation beruhigen. In solchen Fällen spreche ich zuerst mit den Gästen, bitte sie um Vorsicht und erkläre, wie man sorgsam mit gemeinsam genutzten Räumen umgeht. Flexibilität und Gelassenheit sind dabei sehr hilfreich.

BedBooking: Welche technologischen Hilfsmittel sind Ihrer Meinung nach in einem effektiv betriebenen Unterkunftsgeschäft unverzichtbar? Ist es schon einmal vorgekommen, dass Sie eine Technologie, die anfangs perfekt schien, doch aufgegeben haben?

Comfort Apartments: Momentan kann ich mich nicht an eine Technologie erinnern, auf die ich vollständig verzichten musste. Aber ich kann auf jeden Fall erwähnen, was sich am besten bewährt hat – bei mir ist es zum Beispiel der automatische Versand von E-Mails und Nachrichten an Gäste einen Tag vor deren Anreise. In diesen E-Mails schicken wir ein kurzes Anleitungsvideo mit, das zeigt, wie man ohne Probleme im Apartment eincheckt, die Waschmaschine, den Geschirrspüler oder die Kaffeemaschine bedient. Dadurch sparen wir uns zahlreiche telefonische Nachfragen. Gäste fühlen sich sicherer und sehen, dass wir uns um ihren Komfort kümmern. Eine einfache, aber äußerst effektive Lösung.

BedBooking: Welche Herausforderungen und Veränderungen in der Tourismusbranche erwarten Sie in den kommenden Jahren? Planen Sie bestimmte Innovationen?

Comfort Apartments: Ich denke, dass sich der Markt immer stärker polarisieren wird – es wird immer weniger den typischen „Durchschnittsgast“ geben, dafür aber mehr Premium-Gäste, die luxuriöse Bedingungen und ein breites Zusatzangebot erwarten, zum Beispiel Jacuzzi, Pool oder Sauna. Wir sehen schon jetzt, dass Kunden nach solchen Annehmlichkeiten fragen. Ich plane, einige dieser Elemente zu integrieren, um anspruchsvollere Touristen anzusprechen und das Potenzial meines Objekts voll auszuschöpfen. Darüber hinaus wird die Automatisierung weiter an Bedeutung gewinnen, zum Beispiel durch noch bessere Tools für die Kommunikation mit den Gästen oder Self-Check-in-Lösungen. Alles, was den Gästen Zeit spart und ihnen mehr Freiheit gibt, wird sehr gefragt sein.

BedBooking: Welche Ratschläge würden Sie anderen Besitzern von Unterkünften geben, die gerade erst anfangen, moderne Buchungssysteme zu nutzen?

Comfort Apartments: Vor allem – habt keine Angst vor Technologie. Wählt ein System, das möglichst intuitiv ist. Zeit ist unser wertvollstes Gut, und eine benutzerfreundliche Oberfläche sowie die Automatisierung der wichtigsten Prozesse (wie Kalendersynchronisierung oder E-Mail-Versand) sorgen dafür, dass ihr schnell einen Unterschied bemerkt. Achtet auch auf den Support. Wenn etwas schiefgeht, ist es ein großer Vorteil, wenn euch jemand zur Seite steht, der das Problem löst.

BedBooking: Wie beurteilen Sie die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Beherbergungsbranche? Werden Gäste in naher Zukunft ihre Aufenthalte vollständig online buchen, ohne jeglichen Kontakt zum Personal?

Comfort Apartments: In hohem Maße geschieht das bereits – ich bekomme immer weniger telefonische Anfragen und immer mehr Buchungen ausschließlich über Plattformen und Widgets. Natürlich gibt es noch Gäste, die den Mail- oder Telefonkontakt bevorzugen, aber ihr Anteil sinkt. Ob wir den Punkt erreichen, an dem die gesamte Betreuung automatisiert ist? Vielleicht, doch ich denke, es wird immer eine Gruppe von Touristen geben, die das Gespräch mit einem echten Menschen brauchen. Dennoch ist die Richtung eindeutig – Automatisierung und Vereinfachung des Buchungsprozesses.

BedBooking: Zum Schluss: Welche Innovationen könnten das Management von Unterkünften und die Gästebetreuung noch weiter revolutionieren? Sehen Sie bereits konkrete Lösungen, die Sie gerne einführen würden?

Comfort Apartments: Ich denke, dass der nächste Schritt eine noch umfassendere Automatisierung der Kommunikation mit den Gästen sein wird – zum Beispiel noch ausgefeiltere Chatbots, die typische Fragen zu Anfahrt, Check-in-Zeiten oder der Ausstattung des Apartments sofort beantworten. Schon jetzt haben wir die Zahl der Nachrichten durch unser Anleitungsvideo für Gäste reduziert. Mit weiter entwickelter Technologie könnte man noch einen Schritt weiter gehen: etwa virtuelle Rundgänge durch das Apartment vor der Buchung ermöglichen oder intelligente Temperatursteuerungssysteme integrieren, die die Heizung kurz vor der Ankunft der Gäste einschalten und nach deren Abreise wieder ausschalten. Das senkt die Kosten erheblich und erhöht die Zufriedenheit. Ich bin überzeugt, dass solche Lösungen zum Standard werden, und ihre Einführung ist nur eine Frage der Zeit.

Die Beherbergungsbranche in Zator – geprägt von großen Attraktionen wie Energylandia und der Nähe zum Auschwitz-Museum – entwickelt sich kontinuierlich weiter, und unser heutiger Gesprächspartner zeigt, dass Flexibilität, Offenheit für neue Technologien und ein ständiges Anheben des Servicestandards der Schlüssel zum Erfolg sind. Wie wir sehen konnten, muss die Einführung moderner Buchungssysteme keineswegs schwierig sein, und die Ergebnisse können selbst kühnste Erwartungen übertreffen, indem sie sowohl die Gästebetreuung als auch das Leben des Unterkunftsbesitzers vereinfachen.

Wir hoffen, dass dieses Gespräch euch dazu inspiriert, selbst aktiv zu werden und eure Horizonte im Bereich der Unterkunftsverwaltung zu erweitern. Wenn ihr mehr über Comfort Apartments erfahren möchtet, besucht die Webseite unseres Gesprächspartners, wo ihr alle notwendigen Informationen und das aktuelle Angebot findet:

https://noclegioswiecim.eu/
https://www.facebook.com/oswiecimapartments/

Wir empfehlen außerdem, die Social-Media-Profile im Auge zu behalten – dort gibt es die neuesten Nachrichten zu geplanten Neuerungen, Änderungen im Angebot und Interessantes aus der Region. Wer weiß, vielleicht gebt ihr eure nächste Buchung genau in einem besonderen Apartment auf, das genau euren Geschmack trifft?

Vielen Dank für die Lektüre und wir wünschen euch erfolgreiche Reservierungen!