Σύστημα PMS για βραχυπρόθεσμες μισθώσεις – κέντρο ελέγχου για κερδοφόρες μισθώσεις
Γιατί είναι σημαντικό αυτό το θέμα;
Ο συντομογραφία PMS πρέπει να είναι γνωστή σε κάθε άτομο που ασχολείται με την ενοικίαση ακινήτων. Αν έχετε φτάσει μέχρι εδώ, είναι πολύ πιθανό να καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια για να λειτουργεί η επιχείρηση ενοικίασης ακινήτων σας αποτελεσματικά και δυναμικά.
Γνωρίζετε πολύ καλά ότι η βραχυπρόθεσμη ενοικίαση σήμερα δεν είναι μόνο ένα επιπλέον εισόδημα, αλλά συχνά μια επιχείρηση από την οποία εξαρτάται το επίπεδο της ζωής σας. Και οι επισκέπτες; Η επιτυχία της επιχείρησής σας εξαρτάται από την ικανοποίησή τους και τον αριθμό τους. Σήμερα έχουν υψηλές και συνεχώς αυξανόμενες προσδοκίες: γρήγορη ανταπόκριση, σαφή επικοινωνία, αυτόνομη check-in, τάξη και επαγγελματισμό. Εσείς, ως ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ακινήτων, πρέπει να τα έχετε όλα υπό έλεγχο – ημερολόγια κρατήσεων, κανάλια πώλησης, μηνύματα προς τους επισκέπτες, καθαριότητα, απολογισμοί. Και εδώ μπαίνει στη σκηνή το σύστημα PMS, για το οποίο θα μάθετε περισσότερα σε λίγο. Το PMS δεν είναι πολυτέλεια, είναι ένα εργαλείο εργασίας, αλλά και η βάση για την επαγγελματικοποίηση της δραστηριότητάς σας στον τομέα των βραχυπρόθεσμων ενοικιάσεων.
Ας ξεκινήσουμε από την αρχή: τι είναι το σύστημα PMS;
Το σύστημα PMS, συντομογραφία του αγγλικού Property Management System, είναι ένα λογισμικό που έχει σχεδιαστεί για την ολοκληρωμένη διαχείριση ενός καταλύματος. Στην περίπτωση της βραχυπρόθεσμης ενοικίασης, μπορεί να είναι ένα διαμέρισμα, ένα εξοχικό σπίτι ή ακόμα και μερικά δωμάτια σε μια πολυκατοικία. Το PMS είναι μια κεντρική μονάδα που συλλέγει και διαχειρίζεται όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις κρατήσεις, τους επισκέπτες, τις πληρωμές και τη διαχείριση των υπηρεσιών. Είναι ένα είδος στρατηγικού εργαλείου «για τα πάντα».
Το σύστημα διαχείρισης σας επιτρέπει να παρακάμψετε την ανάγκη να συνδεθείτε ξεχωριστά στο Airbnb, το Booking.com ή άλλους ιστότοπους όπου δημοσιεύετε την προσφορά σας για ενοικίαση. Όλα βρίσκονται σε ένα μέρος. Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τα ημερολόγια, εξαλείφει τον κίνδυνο διπλών κρατήσεων και σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στην εξυπηρέτηση των πελατών αντί να μεταγράφετε χειροκίνητα τα δεδομένα. Είναι ακριβώς η αυτοματοποίηση των διαδικασιών που κάνει ένα καλό PMS να μετατρέπει το χάος σε τάξη και την επίπονη εξυπηρέτηση σε μια κερδοφόρα, επεκτάσιμη επιχείρηση. Το πιο σημαντικό είναι ότι το σύστημα είναι κατάλληλο για κάθε μέγεθος επιχείρησης ενοικίασης – από μερικά δωμάτια έως μεγάλα συγκροτήματα διαμονής.
Πώς λειτουργεί το PMS στην πράξη;
Διαβάσαμε ήδη εν συντομία τη θεωρία, και τώρα ήρθε η ώρα για μια πρακτική παρουσίαση ενός τέτοιου συστήματος διαχείρισης. Ας υποθέσουμε ότι διαθέτετε τρία διαμερίσματα για βραχυπρόθεσμη ενοικίαση στο Πόζναν. Καθημερινά λαμβάνετε κρατήσεις από τρεις πλατφόρμες: Airbnb, Booking και τη δική σας ιστοσελίδα. Χωρίς το PMS, κάθε κράτηση είναι ένα ξεχωριστό μήνυμα, μια ξεχωριστή επιβεβαίωση, μια ενημέρωση του ημερολογίου, ένας έλεγχος πληρωμών, μια επικοινωνία με την καθαρίστρια. Τώρα προσθέστε σε αυτό τις αλλαγές στις τιμές, την εποχικότητα και τις απρόβλεπτες καταστάσεις, καθώς και τις ερωτήσεις των επισκεπτών. Αρχίζει να γίνεται αγχωτικό, έτσι δεν είναι;
Με το PMS, όλα γίνονται αυτόματα. Νέα κράτηση; Εντάξει! Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα το ημερολόγιο ταυτόχρονα σε όλες τις πλατφόρμες, στέλνει στον επισκέπτη ένα email με την επιβεβαίωση και τον κωδικό για την κλειδαριά. Πριν από την άφιξη, ο επισκέπτης λαμβάνει μηνύματα που διευκολύνουν την πρόσβαση στον προορισμό του, και αμέσως μετά την αναχώρηση λαμβάνει ένα αίτημα για αξιολόγηση. Εσείς, εν τω μεταξύ, μπορείτε να σχεδιάζετε την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, αντί να σβήνετε φωτιές και να ζητάτε συγγνώμη από τους επισκέπτες για διπλές κρατήσεις. Αυτό σημαίνει πραγματική εξοικονόμηση χρόνου και νεύρων.
Ένα καλό σύστημα PMS πρέπει να πληροί συγκεκριμένες λειτουργίες, οι οποίες μεταφράζονται σε πραγματικά οφέλη στην καθημερινή σας εργασία. Αυτές είναι οι λειτουργίες στις οποίες πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή:
- Συγχρονισμός καναλιών OTA (π.χ. Airbnb, Booking.com, Expedia) με τη βοήθεια του ενσωματωμένου Channel Manager,
- Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SMS προς τους επισκέπτες: πριν από την άφιξη, μετά την αναχώρηση, με όλες τις πληροφορίες που βοηθούν τους επισκέπτες να επωφεληθούν από την προσφορά σας,
- Υποστήριξη online πληρωμών και έκδοση τιμολογίων,
- Διαχείριση προσωπικού (καθαρισμός, υπηρεσία),
- Μονάδα ημερολογίου και τιμών με λειτουργίες διαχείρισης εποχικότητας και προωθητικών τιμών,
- Στατιστικά και αναφορές, που είναι απαραίτητες για την αξιολόγηση της βελτιστοποίησης των δραστηριοτήτων σας,
- Εφαρμογή για κινητά, που επιτρέπει τη διαχείριση της ενοικίασης από οπουδήποτε.
Δεν πρόκειται για πρόσθετα. Πρόκειται για λειτουργίες που πρέπει να είναι στάνταρ, αν θέλετε να ασκείτε βραχυπρόθεσμες μισθώσεις σε επαγγελματικό επίπεδο.
Πώς να επιλέξετε το καλύτερο σύστημα PMS για βραχυπρόθεσμες ενοικιάσεις;
Στην αγορά υπάρχουν πολλά συστήματα PMS, αλλά δεν είναι όλα κατάλληλα για βραχυπρόθεσμες μισθώσεις. Για εσάς ως οικοδεσπότη, αυτό που μετράει είναι η απλότητα, η διαισθητική λειτουργία, η ευελιξία και οι συγκεκριμένες λειτουργίες που επηρεάζουν πραγματικά την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης.
Κριτήρια επιλογής:
- Υποστήριξη των πιο δημοφιλών καναλιών κρατήσεων,
- Διαισθητικό περιβάλλον εργασίας, ώστε η εφαρμογή να διαρκέσει το πολύ μερικές ημέρες,
- Πρόσβαση σε τεχνική υποστήριξη και τεκμηρίωση,
- Λύσεις για απομακρυσμένη διαχείριση μέσω κινητών συσκευών – εφαρμογή πάντα στη διάθεσή σας,
- Διαφανές μοντέλο χρεώσεων,
- Επιπλέον θέσεις εργασίας χωρίς επιπλέον χρεώσεις.
Στις προτάσεις της αγοράς, αξίζει σίγουρα να δώσετε προσοχή στην εφαρμογή μας BedBooking, η οποία είναι δημοφιλής μεταξύ των ιδιοκτητών διαμερισμάτων και ξενώνων στην Πολωνία. Η εφαρμογή online κρατήσεων BedBooking προσφέρει ολοκληρωμένη διαχείριση κρατήσεων, συγχρονισμό με κανάλια OTA, καθώς και εφαρμογή για κινητά, γεγονός που την καθιστά ιδανική για τις τοπικές συνθήκες και πληροί τα προαναφερθέντα κριτήρια επιλογής.
Μπορείτε να αντέξετε οικονομικά ένα PMS; Πόσο κοστίζει και αξίζει τον κόπο;
Οι τιμές των συστημάτων PMS ποικίλλουν και εξαρτώνται από τον αριθμό των εγκαταστάσεων, τις λειτουργίες και το μοντέλο χρέωσης. Οι πιο συνηθισμένες μορφές είναι:
- Μηνιαία ή ετήσια συνδρομή – BedBooking
- Ποσοστό επί της αξίας της κράτησης,
- Υβριδικό μοντέλο (σταθερή συνδρομή + προμήθεια)
Αξίζει τον κόπο; Σίγουρα. Ας υποθέσουμε ότι έχετε τέσσερα διαμερίσματα που δημιουργούν κατά μέσο όρο 200 κρατήσεις ετησίως. Χωρίς PMS, ξοδεύετε αρκετές ώρες την εβδομάδα για την εξυπηρέτηση των επισκεπτών, την επαλήθευση των κρατήσεων και την επικοινωνία. Αν το μετατρέψετε σε ώρες εργασίας (π.χ. 40 ώρες το μήνα), θα διαπιστώσετε γρήγορα ότι το κόστος του PMS αποσβένεται με το παραπάνω ήδη μετά τον πρώτο μήνα.
Πώς να εφαρμόσετε αποτελεσματικά το σύστημα PMS βήμα προς βήμα;
Η εφαρμογή του συστήματος PMS δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Ακολουθεί ένα γενικό σενάριο:
- Επιλέξτε το σύστημα που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας,
- Δημιουργήστε ένα λογαριασμό και διαμορφώστε τα βασικά δεδομένα: καταλύματα, δωμάτια, τιμές, εποχικότητα,
- Συνδέστε το λογαριασμό σας με τα κανάλια OTA (π.χ. Booking, Airbnb) μέσω του channel manager,
- Διαμορφώστε τα μηνύματα προς τους επισκέπτες,
- Δοκιμάστε τη διαδικασία κράτησης και επικοινωνίας,
- Εκπαιδεύστε το προσωπικό (καθαρίστριες, συνεργάτες),
- Εκκινήστε το σύστημα και παρακολουθήστε το για τις πρώτες εβδομάδες.
Στην περίπτωση του BedBooking, πολλά από αυτά τα βήματα μπορούν να γίνουν από την εφαρμογή για κινητά, γεγονός που επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία υλοποίησης.
PMS και ανάπτυξη της επιχείρησης – τι ακολουθεί;
Όταν κατακτήσετε το PMS, θα σας ανοίξουν νέες δυνατότητες. Μπορεί να ακούγεται υπερβολικά μάρκετινγκ, αλλά είναι αλήθεια. Μπορείτε να επεκτείνετε τη δραστηριότητά σας, προσθέτοντας περισσότερα διαμερίσματα χωρίς ανάλογη αύξηση του φόρτου εργασίας. Έχετε επίσης τον έλεγχο της τιμολογιακής στρατηγικής.
Χάρη στην αυτοματοποιημένη εξυπηρέτηση και τον καλύτερο προγραμματισμό , μπορείτε να φροντίσετε το δικό σας brand, τη διαφήμιση, το μάρκετινγκ ή την επικοινωνία με τους επισκέπτες, αν αυτό είναι το προφίλ της επιχείρησής σας. Τα σύγχρονα συστήματα, όπως το BedBooking, προσφέρουν επίσης τη δυνατότητα δημιουργίας της δικής σας ιστοσελίδας κρατήσεων, ανεξάρτητα από τις προμήθειες των OTA. Αυτός είναι ο δρόμος προς μεγαλύτερα κέρδη και την οικοδόμηση της ανεξαρτησίας.
Είναι σημαντικό ότι το PMS σας επιτρέπει να αναλύετε τα δεδομένα. Οι στατιστικές για την πληρότητα, την εποχικότητα, τη μέση τιμή ανά διανυκτέρευση ή τη διάρκεια της διαμονής σας επιτρέπουν να λαμβάνετε καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις. Χάρη στα στοιχεία των αναφορών, μπορείτε να λαμβάνετε μέτρα προσαρμοσμένα στις ανάγκες σας. Μακροπρόθεσμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να εισέλθετε σε νέες αγορές, να προγραμματίσετε επενδύσεις ή να αλλάξετε το επιχειρησιακό μοντέλο (π.χ. να μεταβείτε από τη λειτουργία του οικοδεσπότη σε αυτή του χειριστή).
Γιατί οι Πολωνοί επιχειρηματίες επιλέγουν το PMS της BedBooking;
Στην πολωνική αγορά βραχυπρόθεσμων ενοικιάσεων, το BedBooking κερδίζει όλο και μεγαλύτερη δημοτικότητα και εμπιστοσύνη από τους ιδιοκτήτες διαμερισμάτων, εξοχικών σπιτιών και ξενώνων. Γιατί; Πρώτα απ’ όλα, επειδή είναι μια εφαρμογή που έχει δημιουργηθεί με γνώμονα τις πραγματικές ανάγκες των διαχειριστών ενοικιάσεων – τόσο μεμονωμένων ακινήτων όσο και μεγαλύτερων ξενοδοχείων. Πρώτον, η διεπαφή του BedBooking είναι διαθέσιμη εξ ολοκλήρου στα πολωνικά, γεγονός που διευκολύνει σημαντικά την εφαρμογή και την καθημερινή εργασία. Επίσης, το σύστημα κρατήσεων BedBooking είναι πλήρως ενσωματωμένο με τις σημαντικότερες πλατφόρμες OTA (Airbnb, Booking.com, Google Hotel), την επικοινωνία με τους επισκέπτες, τη συγχρονισμένη λειτουργία ημερολογίων και τη διαχείριση τιμών ανάλογα με την εποχή, και όλα αυτά μέσω μιας εύχρηστης εφαρμογής για κινητά.
Για πολλούς ιδιοκτήτες, είναι επίσης σημαντικό να μπορούν να δημιουργήσουν τη δική τους ιστοσελίδα κρατήσεων χωρίς προμήθεια, κάτι που τους επιτρέπει να χτίσουν το εμπορικό σήμα τους ανεξάρτητα από μεσάζοντες. Σε συνδυασμό με την επιλογή έκδοσης τιμολογίων, διαχείρισης καθαρισμού και πρόσβασης σε αναλύσεις και στατιστικά στοιχεία, το BedBooking είναι μια επιλογή που συνδυάζει λειτουργικότητα, τοπική υποστήριξη και λογικό μοντέλο τιμολόγησης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τόσοι πολλοί ιδιοκτήτες ακινήτων για βραχυπρόθεσμη ενοικίαση στην Πολωνία επιλέγουν αυτό το σύστημα PMS – επειδή πραγματικά διευκολύνει τη ζωή και αυξάνει την κερδοφορία.
Αν αντιμετωπίζετε σοβαρά τις βραχυπρόθεσμες ενοικιάσεις, το σύστημα PMS δεν είναι πολυτέλεια, αλλά αναγκαιότητα. Σας επιτρέπει να ανακτήσετε τον έλεγχο των καθημερινών διαδικασιών, να βελτιώσετε την ποιότητα της εξυπηρέτησης των επισκεπτών και, πάνω απ’ όλα, να αναπτυχθείτε χωρίς περιττό άγχος.
Χάρη σε εφαρμογές όπως το BedBooking, έχετε πρόσβαση σε επαγγελματικά εργαλεία που πριν από λίγα χρόνια ήταν αποκλειστικά για ξενοδοχεία. Τώρα μπορείτε να διαχειρίζεστε την ενοικίασή σας από το τηλέφωνό σας, από την παραλία, από τα βουνά – και να το κάνετε με κέρδος. Επιλέξτε με σύνεση, δοκιμάστε και δείτε πώς το PMS αλλάζει τον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρησή σας.
