Overbooking – što je to i kako ga izbjeći?

Overbooking je zastrašujuća zamisao za gotovo svakog domaćina smještajnog objekta. Ako ste ga iskusili na teži način, najbolje znate koliko stresno i pogubno može biti za vaše poslovanje. Ako vam je ovaj pojam nepoznat, vrijedi ga detaljnije upoznati i provjeriti koristite li odgovarajuće alate. Fenomen overbookinga može zaobići vaš hotel, pansion ili kuću za najam – ako se pripremite na pravi način.

Overbooking – što znači?

Overbooking ili “preprodaja” je pojava u kojoj se na određeni datum prihvati više rezervacija nego što je moguće realizirati. Ovaj se pojam često koristi u zrakoplovstvu i velikim hotelima. Oni svakodnevno primjenjuju ovu praksu na temelju statističkih podataka o otkazivanju rezervacija. Overbooking hotelima omogućuje smanjenje gubitaka koji nastaju otkazivanjem rezervacija, a zrakoplovnim kompanijama prodaju više karata nego što je na raspolaganju sjedala u avionu.

Iako veliki hoteli svjesno koriste ovu praksu i uživaju njezine prednosti, vlasnici malih smještajnih objekata trebali bi je pod svaku cijenu izbjegavati. Kod malih je objekata overbooking češće posljedica ljudske pogreške i neodgovarajućih alata, a ne promišljene poslovne strategije.

Overbooking – kako se nositi s njim?

Nažalost, za vlasnike malih smještajnih objekata overbooking donosi samo neugodne posljedice te je situacija koju je teško ublažiti. Ako se dvostruka rezervacija otkrije na vrijeme, tj. prije dolaska gostiju, imamo puno više mogućnosti. Na primjer, telefonska isprika, ponuda prijenosa rezervacije na drugi termin ili financijska naknada u obliku popusta mogu pomoći, iako vaši gosti vjerojatno neće biti oduševljeni.

Ponekad, nažalost, do pogreške postanemo svjesni tek kad gosti iz obje rezervacije stignu u isto vrijeme. Takva situacija dovodi do neizbježnog sukoba i velikog nezadovoljstva gostiju.

Doživjeli ste overbooking? Što učiniti?

Prvo, ostanite mirni i pokušajte čim prije pronaći zadovoljavajuće rješenje za sve uključene goste. Budite iskreni i transparentni. U takvom slučaju, povrat pologa vjerojatno neće biti dovoljan. Razmislite i o dodatnim oblicima naknade, primjerice:

• Bonovi s popustom
• Besplatni smještaj
• Organiziranje i plaćanje alternativnog smještaja u blizini

Osim toga, pitanje tko ima prednost zadržati rezervaciju može samo pojačati napetost. Čak i ako situaciju uspijemo smiriti, negativna recenzija na internetu vrlo je vjerojatna. Zato je najbolje uložiti sve napore da izbjegnete ovakve slučajeve i, ako su se ipak dogodili, učiniti sve da se ne ponove.

Odakle dolazi overbooking?

U ugostiteljstvu je važno biti prisutan na različitim platformama. Dolazak do potencijalnih gostiju s više strana povećava popunjenost smještaja i pomaže rastu. Ipak, mnoštvo izvora rezervacija i nedostatak odgovarajućih alata za upravljanje najčešći su uzroci overbookinga. Stranice za rezervacije, društveni mediji, vlastita web stranica, preporuke – rezervacije mogu dolaziti iz svih tih izvora, često istovremeno.
Iako je raznolikost prodajnih kanala pozitivna, lako je pogriješiti kad ručno ažuriramo kalendar rezervacija, osobito ako sustav koji koristimo nema automatsku sinkronizaciju s portalima za rezervacije.

Kako izbjeći overbooking?

Najbolji način za izbjegavanje problema s budućim rezervacijama jest korištenje pravih alata. Danas je sustav za rezervacije integriran s portalima poput Booking.com ili Airbnb.com osnova i apsolutno nužan za domaćine svih vrsta smještajnih objekata. Zahvaljujući naprednoj tehnologiji, rezervacije napravljene putem vanjskih servisa automatski se prikazuju u vašem kalendaru, sprječavajući slučajno dvostruko rezerviranje već zauzetih termina.

BedBooking će vam pomoći izbjeći overbooking

Jedan od takvih alata je BedBooking koji, osim kalendara rezervacija, nudi i niz dodatnih funkcija korisnih u svakodnevnom vođenju smještajnog objekta. Posebno je korisno što sustav omogućuje vođenje vlastitog kanala prodaje (putem vlastite web stranice ili profila na društvenim mrežama). Takav je sustav, baš kao i onaj preko poznatih portala, automatiziran, no bez provizije – što znači da više novca ostaje u vašem džepu.
Također, nema potrebe za instaliranjem BedBookinga na računalo. Radi se o aplikaciji i potpuno sigurnoj web stranici, a ne o klasičnom programu za rezerviranje smještaja. Ako vas zanima kako funkcionira samostalna prodaja smještaja putem rezervacijskog sustava, obavezno pročitajte i ovaj članak.