Come scegliere un Property Manager?

Controllare i calendari delle prenotazioni, comunicare con gli ospiti, gestire i social media – gestire un appartamento in affitto comporta una vasta gamma di responsabilità. Se possiedi più di una proprietà da affittare o se combini questa attività con altri impegni professionali, prima o poi potresti trovarti davanti a una nuova sfida: assumere un property manager. Cosa dovresti considerare per prendere questa decisione? Una gestione professionale può aiutarti ad aumentare i ricavi dell’affitto?

Perché vale la pena assumere un property manager?

Gestire appartamenti in affitto? Certo, in città come Danzica, Łeba o Zakopane – ma perché utilizzare questi servizi anche in centri più piccoli? Questo è un modo di pensare comune tra molti proprietari di immobili. Ma si tratta di un errore. Il settore turistico in Polonia continua a crescere, e i viaggiatori scelgono sempre più spesso non solo le località turistiche più conosciute, ma anche cittadine più piccole e tranquille. A questo si aggiungono viaggi per concerti, eventi sportivi organizzati in diverse zone del Paese. Hai quindi molte ragioni per offrire un alloggio ben organizzato. Un’offerta ben strutturata attirerà sempre ospiti. E tu dovrai fornire un servizio di alta qualità.

Gestire una rete di appartamenti in affitto, o anche solo una pensione, spesso richiede la creazione di un team. Considerando il numero di compiti legati all’affitto a breve termine, è facile commettere piccoli errori – che a lungo termine possono costare caro. Un property manager esperto può assumersi molte delle tue responsabilità, aiutandoti a risparmiare tempo e denaro. Il suo ruolo include l’ottimizzazione dei costi di gestione e l’aumento delle entrate derivanti dagli affitti. Se già gestisci tutto alla perfezione – ottimo! Ma se pensi che una mano in più (e un parere esperto) possa esserti utile, assumere un manager professionista potrebbe essere una mossa intelligente. Lavori a tempo pieno? Anche se gestisci solo una proprietà, un agriturismo o affitti un monolocale per soggiorni brevi, è difficile occuparti di tutto da solo – soprattutto durante l’estate. L’elenco delle cose da fare è lungo: non si tratta solo di prenotazioni e contatto con gli ospiti. Se vuoi davvero guadagnare, devi anche occuparti di marketing, social media, un sito web con sistema di prenotazione e magari anche di collaborare con un interior designer. Se non hai competenze in questi ambiti e non puoi delegare a parenti o amici, assumere un professionista è probabilmente la scelta migliore. Un property manager specializzato negli affitti brevi ha le competenze e l’esperienza per affrontare tutte le sfide del settore turistico.

Quali sono le responsabilità di un property manager?

Le responsabilità standard di un property manager per affitti a breve termine includono solitamente la gestione delle piattaforme OTA (Online Travel Agencies), l’aggiornamento dei calendari delle prenotazioni e un supporto generale nella gestione della struttura. Naturalmente, ciò include la comunicazione con gli ospiti – via email, telefono o di persona, se necessario. Magari ti è già capitato di affittare la tua casa a ospiti il cui soggiorno non ti ha lasciato bei ricordi. Il manager si occupa del primo screening degli inquilini e, quando serve, della riscossione dei pagamenti, del risarcimento per eventuali danni o della gestione di violazioni del regolamento.

La gestione comprende anche il coordinamento dei servizi di pulizia. Il manager stabilisce il calendario delle pulizie, definisce l’elenco delle attività da svolgere e verifica le condizioni della proprietà dopo il servizio. Aiuta a mantenere la struttura in buone condizioni tecniche, individuando problemi piccoli o gravi, incaricando specialisti per le riparazioni e documentando gli interventi. Può anche consigliarti su investimenti redditizi o suggerire quando e dove sarebbe opportuno ristrutturare o rinnovare l’appartamento.

A seconda del contratto stipulato, potresti affidargli anche ulteriori compiti, come la corrispondenza con i fornitori di utenze o con l’amministratore del condominio, il pagamento delle bollette, o la gestione degli aspetti fiscali legati all’affitto.

Il property manager è prezioso anche per la pianificazione del budget e la strategia dei prezzi. Vale la pena ascoltare i suoi suggerimenti – o affidargli completamente questo ambito, monitorando i risultati. Un professionista si concentra sull’aumento dei profitti: introduce promozioni, garantisce una buona occupazione tutto l’anno e risponde ai cambiamenti del mercato turistico. Le sue responsabilità possono includere anche la gestione dei social media, la manutenzione del sito web e l’interazione con gli utenti (compresa la risposta alle recensioni negative o alle richieste degli ospiti su servizi aggiuntivi).

Non hai tempo o competenze? Affida tutto al manager. Se non hai il tempo o le competenze necessarie in questi settori, lascia che il tuo manager si occupi del contatto con l’interior designer e il fotografo. Ricorda che un professionista conosce le ultime tendenze e sa cosa cercano e si aspettano i clienti. Inoltre, ha spesso collaboratori fidati, grazie ai quali può ottenere prezzi più vantaggiosi per l’allestimento o il servizio fotografico. Vuoi affittare la tua proprietà ad aziende o agenzie per servizi fotografici commerciali? Un manager esperto sa esattamente a chi rivolgersi!

Come trovare un buon Property Manager

La ricerca di collaboratori è spesso una sfida e un processo che richiede tempo. Tuttavia, vale la pena investire l’energia necessaria per assicurarsi di scegliere qualcuno che non solo possieda conoscenze ed esperienza nel settore, ma che sia anche affidabile. LinkedIn, le schede aziendali su Google e i siti web personali sono tra le piattaforme più comuni dove i property manager pubblicizzano i propri servizi. Che si tratti di Sopot, Świnoujście, Zakopane o Karpacz, i gestori immobiliari operano solitamente nelle grandi città e nelle destinazioni turistiche più popolari – ma è altrettanto possibile trovare professionisti anche in cittadine più piccole. Esplora forum specializzati e gruppi settoriali sui social media – potresti imbatterti in qualcuno che collabora con un’agenzia fidata o un professionista raccomandato.

Quando selezioni un manager, confronta le responsabilità offerte dai diversi candidati. Chiedi di vedere il loro portfolio e fatti raccontare la loro esperienza nel settore. Una buona pratica è incontrare personalmente ciascun candidato. Durante queste riunioni, chiedi di visionare i tassi di occupazione degli immobili attualmente gestiti e quale strategia intendono adottare per aumentare i tuoi ricavi.

Collaborazione con un’agenzia o assunzione a tempo pieno?

Ogni proprietario di immobili in affitto si chiede se sia meglio collaborare con un’agenzia o assumere un manager dedicato a tempo pieno. Non basare la tua decisione solo sul prezzo – anche se va detto che la collaborazione con un’agenzia è spesso l’opzione più economica. Considera anche i periodi di alta stagione – le agenzie solitamente dispongono di team più ampi e possono garantire un servizio professionale. Se stai valutando un professionista indipendente, chiedi se gestisce anche altri immobili. In tal caso, scopri come gestisce i periodi di forte richiesta come Capodanno, le festività o i ponti, e se è disponibile in quelle date.

Hai già scelto il tuo collaboratore? Assicurati di redigere un contratto ben strutturato che definisca con precisione le responsabilità del property manager. Puoi consultare un avvocato per assistenza (in molte città sono disponibili servizi di consulenza legale gratuita per i residenti). Per quanto riguarda la retribuzione, i manager sono generalmente pagati a provvigione. Vuoi valutare le prestazioni del tuo nuovo manager? Puoi adottare il metodo del “cliente misterioso” – chiedi a un amico fidato o a un familiare di prenotare un soggiorno e fornirti un feedback sull’esperienza.

Le vacanze invernali non sono solo attività all’aperto. Quando il tempo non è dei migliori, o gli ospiti vogliono semplicemente stare al caldo, è utile avere un elenco di attività al chiuso da proporre. Gli acquari di Breslavia (Wrocław) o Gdynia, oppure una visita a un museo, sono ottime opzioni per tutta la famiglia. Durante le vacanze invernali, molti musei e centri culturali organizzano laboratori speciali per bambini, spettacoli teatrali e centri diurni. I cinema proiettano film interessanti e sale giochi, piste da bowling e perfino piscine offrono intrattenimento adatto alle famiglie. Alcune di queste attività sono gratuite, altre prevedono un costo simbolico. Verifica con i Punti Informativi Turistici o Culturali per elenchi aggiornati. Alcune attrazioni sono pensate solo per bambini – il che rappresenta il momento ideale per i genitori per rilassarsi, esplorare la città o godersi un caffè in tutta tranquillità.

Come scegliere il giusto Property Manager

• Decidi se preferisci collaborare con un’agenzia o assumere un dipendente a tempo pieno
• Esplora le offerte di servizi su forum tematici, LinkedIn e chiedi referenze a contatti fidati del settore
• Dai priorità a conoscenze ed esperienza rispetto al solo prezzo del servizio
• Fissa colloqui per esaminare il portfolio di ciascun candidato
• Verifica i tassi di occupazione delle proprietà attualmente gestite dai candidati
• Chiedi loro un piano concreto per aumentare i ricavi del tuo immobile
• Definisci chiaramente l’ambito delle responsabilità del manager
• Concorda la struttura della retribuzione
• Prepara un contratto di collaborazione formale
• Proteggi i tuoi interessi con una clausola di recesso anticipato nel contratto