Como escolher um gerente de propriedades?

Verificar calendários de reservas, comunicar-se com os hóspedes, gerenciar redes sociais — administrar um apartamento para aluguel envolve uma ampla gama de responsabilidades. Se você possui mais de um imóvel para alugar, ou se concilia essa atividade com outras obrigações profissionais, mais cedo ou mais tarde poderá se deparar com um novo desafio: contratar um gerente de propriedades. O que você deve considerar ao tomar essa decisão? A gestão profissional pode realmente ajudar a aumentar sua renda com aluguéis?

Por que vale a pena contratar um gerente de propriedades?

Gerenciar apartamentos para aluguel? Com certeza, em lugares como Gdańsk, Łeba ou Zakopane — mas por que contratar esse tipo de serviço em cidades menores? Esse pensamento é bastante comum entre muitos proprietários. E é um erro. A indústria do turismo na Polônia continua a crescer, e os viajantes estão cada vez mais escolhendo não apenas os grandes centros turísticos, mas também cidades pequenas e mais tranquilas. Some-se a isso as viagens para shows ou eventos esportivos em várias partes do país, e há muitos motivos para oferecer uma hospedagem bem planejada. Uma boa oferta de aluguel sempre atrairá hóspedes. E é necessário garantir um serviço de alta qualidade.

Administrar uma rede de imóveis para aluguel, ou mesmo uma pequena pousada, frequentemente exige a formação de uma equipe. Considerando a quantidade de tarefas envolvidas nos aluguéis de curto prazo, é fácil cometer erros — e eles podem sair caros no longo prazo. Um gerente de propriedades experiente pode assumir muitas dessas responsabilidades, ajudando você a economizar tempo e dinheiro. O papel desse profissional inclui otimizar os custos operacionais do imóvel e aumentar os lucros com os aluguéis.

Você já está administrando tudo perfeitamente? Ótimo. Mas se sente que uma ajuda extra (e uma opinião especializada) seria bem-vinda, contratar um gerente profissional pode ser uma escolha inteligente. Você trabalha em tempo integral? Mesmo que tenha apenas uma propriedade, administre um turismo rural ou alugue um estúdio por curtos períodos, é difícil lidar com todas as tarefas sozinho — especialmente durante a movimentada temporada de verão.

A lista de afazeres é longa: não se trata apenas de lidar com reservas ou de responder a hóspedes. Se você realmente quer tornar seu aluguel lucrativo, também precisa se dedicar ao marketing, redes sociais, ter um site com calendário de reservas e, talvez, trabalhar com um decorador de interiores. Se não tem conhecimento nessas áreas e não pode delegar a amigos ou familiares, contratar um profissional pode ser a melhor solução. Um gerente de aluguel de curto prazo tem o conhecimento e a experiência necessários para lidar com os diversos desafios da indústria do turismo.

Quais são as responsabilidades de um gerente de propriedades?

O escopo padrão de responsabilidades de um gerente de aluguel de curto prazo geralmente inclui o gerenciamento de plataformas OTA (Agências de Viagens Online), atualização dos calendários de reservas e suporte geral na administração do imóvel. Isso, é claro, também abrange a comunicação com os hóspedes — por e-mail, telefone ou pessoalmente, se necessário. Talvez você já tenha alugado seu imóvel para hóspedes cuja estadia não deixou boas lembranças. O gerente de propriedades cuida da triagem inicial dos inquilinos e, quando necessário, gerencia a cobrança de pagamentos, indenizações por danos causados pelos hóspedes ou violações das regras da casa. A gestão do imóvel também inclui a coordenação dos serviços de limpeza. O gerente organiza os horários, define as tarefas a serem realizadas e verifica o estado do imóvel após a limpeza. Ele também ajuda a manter o bom estado técnico do prédio, identificando defeitos menores ou maiores, contratando profissionais para os reparos e relatando os serviços executados. Pode ainda aconselhar sobre investimentos lucrativos ou sugerir o que e quando renovar ou atualizar no apartamento.

Dependendo dos termos do seu contrato com o gerente, você também pode delegar tarefas adicionais, como lidar com correspondência de prestadores de serviços ou do condomínio, realizar pagamentos de contas e administrar questões fiscais do aluguel.

O gerente de aluguel de curto prazo também é essencial no planejamento de orçamento e na definição da estratégia de preços. Vale a pena considerar suas sugestões — ou até confiar inteiramente essa parte a ele, acompanhando os resultados. Um profissional foca na maximização dos lucros — ele promove ofertas, garante boa ocupação durante todo o ano e reage às mudanças do mercado turístico. Entre suas responsabilidades também podem estar o gerenciamento das redes sociais, a manutenção do site do imóvel e a interação com os seguidores (respondendo a críticas negativas e considerando sugestões dos hóspedes sobre serviços adicionais).

Sem tempo ou experiência? Deixe que o gerente resolva. Se você não tem tempo ou conhecimento nessas áreas, deixe que seu gerente cuide do contato com o decorador de interiores e o fotógrafo. Lembre-se de que um profissional conhece as últimas tendências e entende o que os clientes procuram e esperam. Além disso, costuma trabalhar com colaboradores de confiança, o que permite obter preços mais acessíveis para sessões fotográficas ou ambientações. Quer alugar seu imóvel para empresas ou agências para sessões comerciais? Um gerente de apartamentos experiente saberá exatamente com quem entrar em contato!

Como encontrar um bom gerente de propriedades

Buscar colaboradores geralmente é um processo desafiador e demorado. Vale a pena investir esse esforço para garantir que você escolha alguém que não apenas tenha conhecimento e experiência no setor, mas que também seja confiável. LinkedIn, perfis comerciais no Google e sites pessoais estão entre as plataformas mais comuns onde gerentes de propriedades divulgam seus serviços. Seja em Sopot, Świnoujście, Zakopane ou Karpacz, os gerentes geralmente atuam em grandes cidades e destinos turísticos populares – mas também é fácil encontrar profissionais qualificados em cidades menores. Explore fóruns especializados e grupos do setor nas redes sociais – talvez você encontre alguém que trabalhe com uma agência ou profissional de confiança e que possa recomendar seus serviços.

Ao selecionar um gerente, compare o escopo de responsabilidades oferecido pelos diferentes candidatos. Peça para ver o portfólio e que descrevam sua experiência na área. A melhor prática é encontrar-se pessoalmente com cada candidato. Nessas reuniões, peça para ver as taxas de ocupação dos imóveis que eles já gerenciam e quais estratégias pretendem aplicar para aumentar sua receita com aluguéis.

Agência ou gerente em tempo integral? Todo proprietário de imóvel para aluguel considera se deve trabalhar com uma agência ou contratar um gerente dedicado em tempo integral. Não baseie sua decisão apenas no preço – embora seja verdade que trabalhar com uma agência geralmente seja mais econômico. Também leve em conta os períodos de alta demanda – as agências normalmente têm equipes maiores e podem garantir atendimento profissional. Se estiver considerando alguém que trabalha de forma independente, pergunte se ele(a) gerencia outros imóveis. Em caso afirmativo, descubra como lida com períodos de alta procura como Réveillon, feriados e fins de semana prolongados – e se está disponível nessas datas.

Já escolheu seu colaborador? Certifique-se de ter um contrato bem estruturado que descreva claramente as responsabilidades do gerente. Você pode consultar um advogado para ajudar nesse processo (muitas cidades oferecem serviços gratuitos de assessoria jurídica para residentes). Quanto à remuneração, gerentes geralmente são pagos por comissão. Quer avaliar o desempenho do novo gerente? Experimente a abordagem do “cliente oculto” – peça a um amigo ou familiar de confiança para fazer uma reserva e relatar como foi a experiência.

Férias de inverno não são só diversão ao ar livre. Quando o clima não ajuda, ou quando os hóspedes simplesmente querem se manter aquecidos, é útil ter uma lista de atividades internas em mãos. Os aquários de Wrocław ou Gdynia, ou uma visita ao museu, são ótimas opções para toda a família. Durante as férias de inverno, muitos museus e centros culturais organizam oficinas especiais para crianças, peças teatrais e colônias de férias. Os cinemas exibem filmes interessantes, e há fliperamas, pistas de boliche e até piscinas cobertas oferecendo entretenimento familiar. Algumas dessas atividades são gratuitas, outras cobram apenas uma taxa simbólica. Consulte os Pontos de Informação Turística ou Cultural locais para obter listas atualizadas. Algumas atrações são exclusivas para crianças – uma ótima oportunidade para os pais relaxarem, explorarem a cidade ou tomarem um café com tranquilidade.

Como escolher o gerente de propriedades ideal

• Decida se prefere trabalhar com uma agência ou contratar um funcionário em tempo integral
• Pesquise serviços em fóruns especializados, no LinkedIn e peça recomendações a contatos confiáveis do setor
• Priorize conhecimento e experiência em vez de apenas o custo do serviço
• Agende entrevistas para analisar o portfólio de cada candidato
• Avalie as taxas de ocupação dos imóveis que eles já gerenciam
• Peça aos candidatos que apresentem um plano para aumentar a receita do seu imóvel
• Defina claramente o escopo de responsabilidades do gerente
• Combine a estrutura de remuneração
• Elabore um contrato formal de colaboração
• Proteja seus interesses com uma cláusula de rescisão antecipada no contrato