Como conquistar o coração dos hóspedes em Zator – uma conversa com o coproprietário da Comfort Apartments sobre desafios e tecnologias no setor de hospedagem

Zator é uma cidade que, nos últimos anos, se tornou famosa principalmente graças à criação de um enorme parque de diversões – a Energylandia. Essa atração extremamente popular transformou o mercado turístico local e abriu portas para novas oportunidades de negócios, especialmente na área de hospedagem. Atualmente, nos arredores de Zator, surgem inúmeros apartamentos e casas de veraneio, cujos proprietários buscam atender às crescentes exigências de turistas que procuram conforto e experiências únicas. Um deles é o nosso entrevistado de hoje – o coproprietário da Comfort Apartments.
Ao longo dos anos, ele desenvolveu uma forma singular de conduzir o seu estabelecimento de hospedagem, incorporando continuamente novas tecnologias e assegurando um atendimento profissional e, ao mesmo tempo, acolhedor aos hóspedes.

Na entrevista a seguir, ele fala sobre os desafios relacionados à sazonalidade do setor, o uso de sistemas de reserva e a crescente importância da automação. Também compartilha histórias e observações interessantes que, segundo ele, tornam mais fácil atrair turistas exigentes.

Convidamos você a ler esta inspiradora conversa, na qual poderá descobrir como atuar de forma eficaz no setor de hospedagem e como ferramentas modernas podem ser fundamentais no dia a dia de trabalho.

BedBooking: Olá! Vamos começar pelo básico – o que o inspirou a iniciar um negócio de aluguel de apartamentos e quais circunstâncias o levaram a continuar com ele por tantos anos?

Comfort Apartments: Olá! Tudo começou com minha paixão pelo turismo e minha observação de como Zator se desenvolvia rapidamente. Quando a Energylandia foi inaugurada, a região passou a atrair não apenas famílias com crianças, mas também grupos de amigos ou casais em busca de emoção. Como consequência, a oferta de hospedagem aumentou de forma vertiginosa, gerando uma grande demanda por novos empreendimentos e apartamentos. Concluí que, como já tinha experiência no ramo hoteleiro – em grande parte devido à minha colaboração com alguns estabelecimentos parceiros –, poderia desenvolver com sucesso a minha própria estrutura e oferecer um serviço de alto nível aos hóspedes. Minha paixão pela hospitalidade e meu amor pela região me motivaram a abrir este espaço. Além disso, quanto maior o número de turistas, mais pessoas interessantes conheço no dia a dia. E são elas que me motivam a continuar, pois cada visitante tem sua própria história e necessidades, que procuro satisfazer ao melhorar meus apartamentos continuamente.

BedBooking: Quais foram as maiores dificuldades que encontrou no início das atividades e como conseguiu superá-las? Existem questões que ainda representam um desafio?

Comfort Apartments: O maior desafio acabou sendo a sazonalidade. Durante a maior parte do ano, a Energylandia atrai milhares de visitantes, e isso impulsiona bastante a procura por hospedagem na região. O problema surge na época de outono-inverno, quando o parque de diversões fica fechado e o fluxo de turistas cai drasticamente. Claro que o Museu de Auschwitz, em Oświęcim, oferece certo alento, pois muitos visitantes vão para lá nesse período, mas não é suficiente para ocupar todos os quartos e apartamentos. Para otimizar o negócio, comecei a buscar diferentes formas de atrair hóspedes. Ainda é um campo a ser desenvolvido – encontrar a maneira perfeita de trazer turistas na baixa temporada é algo em que continuo trabalhando.

BedBooking: Que mudanças você notou no comportamento e nas expectativas dos turistas ao longo dos anos? O que deve ser adaptado na oferta para acompanhar as novas tendências do turismo?

Comfort Apartments: Acima de tudo, há uma demanda crescente por conforto e tranquilidade, além de serviços completos em um só lugar. Os hóspedes buscam locais onde possam não apenas dormir, mas também relaxar sem estresse e se sentir quase como em casa. Cada vez mais, casais escolhem um apartamento pensando em realizar, por exemplo, festas de aniversário ou uma viagem romântica. Por isso, me esforço para oferecer comodidades adicionais.

BedBooking: O que diferencia a Comfort Apartments de outros locais de hospedagem na região? Quais detalhes são fundamentais para atrair hóspedes que buscam algo único?

Comfort Apartments: Dou muita importância à qualidade do design de interiores e ao alto padrão de móveis e camas. Acredito firmemente que, assim que o hóspede entra no apartamento, ele já quer sentir que está em um lugar agradável, elegante e – o que é muito importante – limpo. Empregamos bastante esforço em aprimorar detalhes, desde a ergonomia das camas até a escolha de materiais luxuosos de acabamento. Além disso, priorizo um atendimento cordial, mas profissional: se o hóspede precisa de ajuda para reservar atrações, orientações de como chegar ou organizar transporte, pode sempre contar conosco. Acredito que são as pequenas coisas – como uma recepção especial no quarto, um agrado de boas-vindas ou uma comunicação ágil – que constroem a experiência à qual os hóspedes desejam retornar.

BedBooking: Como foram seus primeiros passos na implementação de tecnologia na gestão do estabelecimento? Quais mudanças foram necessárias no dia a dia?

Comfort Apartments: No começo não foi fácil, pois a rotina antiga acaba falando mais alto – o caderninho de reservas, as ligações dos hóspedes, os e-mails com pedidos de informação. Mas, com o tempo, à medida que a quantidade de apartamentos e plataformas de reserva aumentou, percebi rapidamente que precisava de um sistema que me permitisse gerenciar tudo de forma eficiente. O BedBooking me possibilitou divulgar a minha oferta simultaneamente em vários sites, mantendo meu calendário de reservas atualizado e reduzindo bastante o risco de overbooking. Do ponto de vista dos hóspedes, isso também é uma grande vantagem, pois eles veem sempre uma oferta atualizada e podem contar com pagamentos e confirmações rápidas. Só precisei me adaptar a trabalhar em uma ferramenta online, mas depois de algumas semanas isso deixou de ser um obstáculo.

BedBooking: Quando você teve o primeiro contato com sistemas de reserva e o que determinou a escolha deste em específico? Quais critérios foram fundamentais para você?

Comfort Apartments: Comecei a trabalhar com o BedBooking por meio dos meus clientes, que também atendo na área de consultoria e soluções para o setor hoteleiro. Fui implementando a ferramenta aos poucos nos negócios deles, e tive muitas oportunidades de conhecer as funcionalidades na prática. Quando percebi o quão bem funcionava – especialmente no que diz respeito à sincronização com as plataformas e ao suporte online – decidi que seria ideal para meus próprios apartamentos. Também me convenceram o suporte de alta qualidade e a facilidade de integrar o widget de reservas ao meu site, o que é uma comodidade enorme para os hóspedes.

BedBooking: Quais foram os momentos mais difíceis ao integrar o sistema de reservas ao seu negócio e como você os superou?

Comfort Apartments: No início, tive problemas com a exibição incorreta de preços no Booking.com. Às vezes aparecia um valor muito baixo, em outras ocasiões muito alto, o que poderia resultar em situações desagradáveis. Com o tempo, surgiu a solução – o BedBooking implementou uma atualização na estrutura de preços, com a opção de configurar uma margem percentual adicional aos valores publicados. Agora tudo funciona perfeitamente: a ferramenta leva em conta as margens e as alterações sazonais de preços, então não me preocupo mais com a possibilidade de alguém reservar por um valor incorreto.

BedBooking: Que mudanças você notou após implementar totalmente o sistema de reservas? Como elas afetaram a organização do trabalho diário e o relacionamento com os hóspedes?

Comfort Apartments: Antes de tudo, o número de ligações para esclarecer diferenças de preço diminuiu. Quando o hóspede compara a oferta do Booking.com com a do meu site, muitas vezes percebe que reservar diretamente pode ser mais vantajoso. E, como o calendário está sincronizado, eu economizo muito tempo ao não precisar confirmar a disponibilidade toda hora. Além disso, do ponto de vista do hóspede, a possibilidade de confirmar a reserva e fazer o pagamento online de forma rápida costuma ser decisiva na hora de escolher meu estabelecimento. Em relação aos relacionamentos, percebo que ficaram mais transparentes. Quem prefere, pode escrever ou ligar, mas quem gosta de reservar direto online consegue fazer isso sem nenhum problema.

BedBooking: Quais funções do sistema de gestão de reservas são absolutamente indispensáveis para você? Existe alguma inovação que tenha facilitado especialmente a sua administração?

Comfort Apartments: Um grande destaque é o aplicativo móvel. Às vezes, durante o dia, estou ocupado com outros assuntos além das acomodações, e assim posso verificar as reservas no celular e, se necessário, atualizar a disponibilidade ou ajustar os preços rapidamente. Mas o mais importante foi a exportação de tarifas para plataformas externas. Com isso, todas as tarifas no Booking.com ou no Airbnb ficam sempre sincronizadas. Isso realmente economiza meu tempo, pois não preciso atualizar a oferta manualmente a cada poucas horas.

BedBooking: Já ocorreram reservas incomuns ou desafios especiais no atendimento aos hóspedes que exigiram uma abordagem fora do padrão?

Comfort Apartments: No setor hoteleiro, é fácil ser surpreendido. Às vezes, uma família deixa o quarto praticamente intacto, enquanto outra causa uma verdadeira bagunça. As reservas mais desafiadoras são aquelas em que os hóspedes agem de forma um pouco descuidada com as instalações – certa vez, crianças começaram a brincar com mini gols de futebol e eles “voavam” pelo apartamento todo! Felizmente, conseguimos acalmar a situação. Nesses casos, costumo conversar com os hóspedes, pedir cuidado e explicar como zelar pelo espaço coletivo. Ter flexibilidade e manter a tranquilidade ajuda muito.

BedBooking: Quais ferramentas tecnológicas você considera absolutamente essenciais em um negócio de hospedagem eficiente? Já aconteceu de abandonar alguma tecnologia que inicialmente parecia ideal?

Comfort Apartments: No momento, não me lembro de ter desistido completamente de alguma tecnologia. Mas posso mencionar algo que tem funcionado de forma excelente – por exemplo, o envio automático de e-mails e mensagens aos hóspedes um dia antes da chegada. Nesses e-mails, enviamos um breve vídeo que mostra como fazer o check-in sem problemas, usar a máquina de lavar, a lava-louças ou a cafeteira. Isso evita muitas ligações. Os hóspedes se sentem mais seguros e percebem que nos preocupamos com o conforto deles. É uma solução simples, mas extremamente eficaz.

BedBooking: Quais desafios e mudanças no setor turístico você prevê para os próximos anos? Você planeja algum tipo de inovação em particular?

Comfort Apartments: Acredito que o mercado vá se polarizar – haverá cada vez menos “hóspedes intermediários” e cada vez mais hóspedes premium, que esperam condições luxuosas e uma oferta adicional mais ampla, como jacuzzi, piscina, sauna. Já percebemos que os clientes perguntam sobre essas comodidades. Pretendo implementar alguns desses elementos para atrair turistas mais exigentes e aproveitar ao máximo o potencial do meu estabelecimento. Além disso, a automação vai se tornar ainda mais importante, por exemplo, com ferramentas mais avançadas de comunicação com os hóspedes ou check-ins autônomos. Tudo que economiza tempo dos hóspedes e proporciona mais liberdade será bastante valorizado.

BedBooking: Que conselho você daria a outros proprietários de estabelecimentos que estejam começando a usar sistemas modernos de gestão de reservas?

Comfort Apartments: Antes de tudo – não tenham medo da tecnologia. Escolham um sistema que seja o mais intuitivo possível. O tempo é o nosso recurso mais valioso, e uma interface simples, com processos-chave automatizados (como sincronização de calendário ou envio de e-mails), fará com que a diferença seja sentida rapidamente. Também fiquem de olho no suporte oferecido. Se algo der errado, é importante contar com um suporte eficiente que ajude a resolver o problema.

BedBooking: Como você avalia o impacto da digitalização no setor de hospedagem? Acredita que em breve as reservas serão feitas totalmente on-line, sem nenhuma interação com a equipe?

Comfort Apartments: Em grande parte, isso já está acontecendo – recebo cada vez menos consultas por telefone e mais reservas feitas exclusivamente por plataformas ou widgets. Claro que ainda há hóspedes que preferem contato por e-mail ou telefone, mas essa porcentagem está diminuindo. Se chegaremos ao ponto de um atendimento totalmente automatizado? Talvez, mas acredito que sempre haverá um grupo de turistas que precisa falar com uma pessoa de verdade. Ainda assim, o caminho é claro – automação e simplificação do processo de reserva.

BedBooking: Para concluir: quais inovações poderiam revolucionar ainda mais a gestão de estabelecimentos de hospedagem e o atendimento aos hóspedes? Você já vê soluções concretas que gostaria de implementar?

Comfort Apartments: Creio que o próximo passo será a automação ainda mais abrangente da comunicação com os hóspedes – por exemplo, chatbots mais avançados que respondam imediatamente a perguntas comuns sobre como chegar, horários de check-in ou o que há no apartamento. Nós já reduzimos bastante o número de mensagens com o vídeo explicativo para os hóspedes. Com uma tecnologia mais desenvolvida, poderíamos ir além e oferecer, por exemplo, um tour virtual do apartamento antes da reserva ou sistemas inteligentes de controle de temperatura que liguem o aquecimento pouco antes da chegada dos hóspedes e o desliguem após a saída. Isso reduz significativamente os custos e aumenta a satisfação. Estou certo de que tais soluções se tornarão padrão e que sua implementação é apenas uma questão de tempo.

O setor de hospedagem em Zator – dominado por grandes atrações como a Energylandia e a proximidade do Museu de Auschwitz – continua evoluindo, e o nosso entrevistado mostra que flexibilidade, abertura a novas tecnologias e a busca contínua por um padrão de serviço mais elevado são a chave do sucesso. Como pudemos ver, a implementação de sistemas modernos de reservas não precisa ser difícil, e os resultados podem superar as expectativas mais ousadas, simplificando tanto o atendimento aos hóspedes quanto a vida do próprio proprietário.

Esperamos que esta conversa sirva de inspiração para você agir por conta própria e expandir seus horizontes na área de gestão de hospedagem. Se quiser saber mais sobre a Comfort Apartments, visite o site do nosso entrevistado, onde encontrará todas as informações necessárias e a oferta atual:

https://noclegioswiecim.eu/
https://www.facebook.com/oswiecimapartments/

Também convidamos você a acompanhar os perfis nas redes sociais – lá, você encontrará as notícias mais recentes sobre inovações planejadas, mudanças na oferta e curiosidades da região. Quem sabe, talvez sua próxima reserva seja em um apartamento especial que se encaixa perfeitamente nos seus gostos?

Obrigado pela leitura e boas reservas!