Como organizar mini-eventos em casas para alugar e gerir reservas no BedBooking

A sazonalidade é um dos maiores desafios no aluguer de casas de férias e instalações turísticas. Muitos locais têm lotação esgotada durante as férias ou fins de semana prolongados, mas nos restantes meses do ano o calendário de reservas fica frequentemente parcialmente vazio.

No entanto, cada vez mais proprietários de instalações estão a encontrar maneiras de atrair hóspedes fora da alta temporada. Uma das ideias mais eficazes são os mini-eventos temáticos intimistas, que transformam uma estadia normal numa experiência única.

Um fim de semana de ioga, workshops culinários ou colheita de cogumelos no outono podem ser motivos para os hóspedes escolherem o seu estabelecimento. No entanto, o fundamental não é apenas preparar um evento atraente, mas também gerir de forma eficiente as reservas de alojamento e a participação no evento.

Neste artigo, vamos mostrar:

• como os mini-eventos ajudam a aumentar a ocupação das casas de campo fora da época alta,
• quais eventos funcionam melhor em instalações de alojamento,
• como gerir reservas de alojamento + evento num único calendário, utilizando o sistema BedBooking.
  

Como atrair hóspedes para as casas de campo fora de época?

A forma de viajar mudou significativamente nos últimos anos. Cada vez mais pessoas optam por viagens temáticas curtas, que oferecem algo mais do que apenas alojamento. Os hóspedes procuram experiências como workshops, atividades na natureza e encontros num ambiente intimista.

É por isso que os mini-eventos são perfeitos para instalações com casas de aluguer, pensões ou pequenos centros turísticos.

O evento como motivo da viagem

Para muitas pessoas, o alojamento por si só não é hoje motivo suficiente para planear uma viagem, especialmente fora da época alta do turismo. Se alguém está a pensar numa viagem de fim de semana na primavera ou no outono, muitas vezes procura uma atração adicional que torne a estadia mais interessante e especial. É por isso que os eventos temáticos estão cada vez mais a tornar-se um impulso para viajar. Pode ser, por exemplo, um fim de semana de ioga e relaxamento na natureza, workshops culinários com produtos locais, colheita de cogumelos no outono combinada com uma fogueira ou um fim de semana de workshops criativos de artesanato. Este tipo de eventos torna a viagem uma ideia pronta para passar o tempo – os hóspedes não precisam de planear as atrações por conta própria, pois o organizador prepara o programa da estadia.

Para os proprietários de alojamentos, a organização de mini-eventos pode trazer muitos benefícios. Em primeiro lugar, ajuda a aumentar a ocupação fora da época alta, quando o interesse pelo alojamento padrão é normalmente menor. Além disso, os eventos temáticos permitem enriquecer a oferta da estadia e tornar o alojamento mais atraente para os hóspedes. É importante referir que o proprietário do alojamento não precisa de conduzir todas as atividades sozinho. Muitos eventos podem ser organizados em colaboração com um instrutor ou especialista na área em questão – por exemplo, um professor de ioga, um cozinheiro local, um artesão ou um guia naturalista. Essa colaboração com profissionais locais não só facilita a organização do evento, mas também permite enriquecer a oferta com experiências autênticas relacionadas com a região.

A organização de mini-eventos é também uma forma de se destacar da concorrência e construir a reconhecimento do local. Os hóspedes que guardam boas recordações desses eventos costumam voltar para as próximas edições ou recomendar o local aos amigos. É importante ressaltar que os mini-eventos não precisam ser grandes ou complexos em termos de organização — em muitos locais, o ideal são encontros intimistas para 6 a 12 pessoas, que permitem criar uma atmosfera amigável e proporcionar aos participantes uma experiência mais individualizada.

Mini-eventos como forma de aumentar a ocupação das casas para aluguer

Se está apenas a começar a organizar eventos, vale a pena apostar em fórmulas simples e comprovadas.

Fim de semana culinário

O fim de semana culinário é um evento destinado a hóspedes que desejam combinar descanso com a descoberta dos sabores da região. O programa de uma viagem deste tipo geralmente inclui cozinhar em conjunto, degustações de produtos locais e encontros à mesa num ambiente descontraído e intimista. Os hóspedes podem participar em workshops de preparação de pratos regionais, conhecer receitas locais ou participar num jantar temático. Este tipo de evento termina frequentemente com uma fogueira conjunta ou uma degustação dos pratos preparados.

Oficinas criativas

As oficinas criativas são uma proposta para pessoas que, durante a viagem, querem experimentar algo novo e desenvolver as suas paixões. O programa do evento baseia-se em aulas práticas ministradas por um instrutor, durante as quais os participantes criam os seus próprios trabalhos ou aprendem novas competências. Podem ser workshops de artesanato, cerâmica, pintura, fotografia ou trabalho com materiais naturais. Este tipo de encontros tem um caráter intimista e favorece a integração dos participantes e a passagem de um tempo tranquilo.

Fim de semana de bem-estar

O fim de semana de bem-estar concentra-se na regeneração e no descanso do ritmo de vida quotidiano. O programa de uma viagem deste tipo inclui geralmente atividades relaxantes, como ioga, meditação, passeios tranquilos na natureza ou sessões de respiração. Além disso, os hóspedes podem usufruir de elementos da zona de relaxamento, como sauna, banheira de jardim ou massagens. Todo o evento é orientado para o acalmar, melhorar o bem-estar e recuperar o equilíbrio entre a atividade e o descanso.

Eventos sazonais

Eventos adaptados à estação do ano são uma das maneiras mais simples de atrair hóspedes fora da alta temporada de férias. O clima natural do local, a natureza em constante mudança e as tradições locais podem ser um ótimo pretexto para criar um fim de semana temático. No outono, são muito populares as viagens combinadas com a apanha de cogumelos, workshops de preparação de conservas ou fogueiras noturnas com pratos locais. No inverno, pode-se oferecer aos hóspedes encontros acolhedores à beira da lareira, passeios de trenó, workshops culinários ou fins de semana com banheiras quentes e relaxamento. Na primavera, por outro lado, eventos relacionados com a natureza, como passeios pela natureza, workshops de jardinagem ou fins de semana de regeneração ao ar livre, funcionam bem. Este tipo de eventos sazonais ajuda a criar uma atmosfera única para a estadia e dá aos hóspedes um motivo adicional para visitar o local também fora dos meses mais movimentados.

Desafio: organização das reservas

Organizar um evento num alojamento não é só preparar um programa atraente para os hóspedes, mas também gerir as reservas de forma eficiente. No caso de mini-eventos, o proprietário precisa controlar simultaneamente a disponibilidade das casas, o número de participantes no evento e serviços adicionais, como workshops, refeições ou atividades temáticas. Se as reservas forem registadas em diferentes locais – por exemplo, em notas, e-mails ou vários calendários – é muito fácil que ocorram erros, reservas duplicadas ou dificuldades em verificar a disponibilidade atual. Por isso, ao organizar eventos, é particularmente importante utilizar um único calendário de reservas transparente calendário de reservas que permite verificar rapidamente a ocupação do local, gerir as estadias dos hóspedes e ter controlo total sobre todas as reservas num único local.

Como utilizar o calendário BedBooking para gerir mini-eventos

O sistema BedBooking ajuda os proprietários de instalações a gerir as reservas de forma simples e transparente. Graças ao calendário, é possível controlar facilmente a disponibilidade das casas e planear eventos.

Bloqueio de datas para eventos

Ao planear um evento, pode reservar com antecedência uma data específica no calendário. Na prática, isso significa que escolhe as datas do evento e as bloqueia no calendário. Pode utilizar o sistema BedBooking para gerir a lista de participantes e evitar overbooking.

Gestão de alojamentos num único local

No calendário BedBooking, pode ver todas as reservas numa única visualização.

Pode verificar rapidamente quais as casas que estão ocupadas, quais as que ainda estão disponíveis e quantos lugares restam para o evento. Isto é particularmente útil em eventos pequenos, onde o número de lugares é limitado.

Adicionar informações sobre o evento na reserva

Nos detalhes da reserva, pode guardar informações adicionais sobre o hóspede ou o evento. Por exemplo, participação em workshops, serviços adicionais solicitados ou requisitos especiais dos hóspedes. Assim, todas as informações importantes ficam num único local.

Algumas dicas para proprietários de casas de aluguer

A organização de mini-eventos não precisa de ser complicada nem dispendiosa, especialmente se começar com eventos pequenos e intimistas. Vale a pena testar primeiro uma ideia – por exemplo, workshops de fim de semana, encontros culinários ou eventos relacionados com a natureza local – e verificar como os hóspedes reagem. Também é uma boa ideia informar sobre o evento com antecedência, por exemplo, através das redes sociais, do site do estabelecimento ou de uma mensagem aos hóspedes anteriores que já conhecem o local. Com o tempo, vale a pena considerar a organização de eventos cíclicos, como um fim de semana temático mensal ou workshops sazonais, pois isso ajuda a construir a reconhecimento do local e incentiva os hóspedes a regressarem. O mais importante, porém, é combinar uma ideia interessante com uma boa organização das reservas, para que tanto o proprietário como os hóspedes possam concentrar-se totalmente na experiência positiva da estadia.

Resumo

Os mini-eventos são uma forma eficaz de aumentar a ocupação das casas de aluguer fora da época alta. Graças a eles, uma simples estadia transforma-se numa experiência única, que atrai hóspedes que procuram algo mais do que apenas um lugar para dormir.

No entanto, a chave para o sucesso é uma boa organização das reservas. Utilizando um único calendário de reservas, pode facilmente controlar a disponibilidade das casas de aluguer, planear eventos e gerir todas as estadias num único local. Em vez de se preocupar com datas vagas em novembro, utilize o BedBooking para gerir eficientemente as ofertas especiais. O sistema permite-lhe responder rapidamente ao interesse e gerir os preços de forma flexível. Assim, as suas casas rendem durante todo o ano e você tem controlo total sobre cada euro e cada cama disponível. Crie uma conta gratuita hoje mesmo.