Os erros mais comuns cometidos pelos proprietários de imóveis de aluguer de curta duração. Como evitá-los?

Nos nossos artigos, salientamos frequentemente o quão difícil é o negócio do arrendamento de curta duração. Embora para muitos o investimento em imóveis para arrendamento seja uma das formas mais atractivas de investimento, este negócio é extremamente exigente. Requer conhecimentos, muito trabalho sistemático (incluindo trabalho físico) e um excelente conhecimento do sector.

Atrair hóspedes e obter um feedback positivo é um verdadeiro desafio. Além disso, os proprietários têm surpresas à sua espera, sob a forma de erros que, aparentemente insignificantes, podem efetivamente desencorajar os hóspedes da oferta. Imagine, por exemplo, que a oferta aparece nas fotografias como se fosse de um catálogo de design de interiores, porque os proprietários criativos utilizaram fotografias atmosféricas e bonitas de um design semelhante, mas compradas online, enquanto na realidade investiram em mobiliário básico, mobiliário de qualidade medíocre, e o serviço deixa por vezes muito a desejar.

Um cenário verdadeiramente real, estas situações acontecem-nos a nós, aos nossos amigos e não são casos isolados. Por isso, se está a começar a sua aventura com o aluguer de curta duração ou se já teve alguns percalços, este artigo vai mostrar-lhe como evitar os erros típicos e obter hóspedes satisfeitos e que regressam.

Comunicação com os hóspedes em alugueres de curta duração

A comunicação com os hóspedes é a base de um aluguer bem sucedido. É a sua oportunidade de causar uma boa “primeira impressão”. Se fizer com que o hóspede se sinta profissionalmente servido, se obtiver respostas rápidas, úteis e específicas enquanto ele ainda está no processo de escolha de uma oferta, tem a possibilidade de obter não só uma reserva bem sucedida, um feedback positivo que atrairá mais hóspedes, mas também um cliente regular que voltará para tirar partido da sua oferta. Ao mesmo tempo, é necessário ter em conta que os atrasos e a falta de resposta podem fazer com que um cliente se sinta ignorado e opte por um concorrente, o que certamente não terá um bom efeito na reputação do seu estabelecimento e no seu calendário de reservas.

Como exemplo, tomemos uma situação em que um hóspede pede acesso Wi-Fi porque é importante para ele poder trabalhar online a partir do seu apartamento alugado e só recebe uma resposta passados alguns dias. Entretanto, o hóspede pode escolher outro sítio para ficar entre as várias ofertas – e perde não só essa reserva, mas também uma oportunidade valiosa de construir uma reputação positiva e uma relação a longo prazo. Responder a perguntas no espaço de minutos/horas pode ser crucial e ajudar a estabelecer essa primeira linha de confiança. Felizmente, existem formas de simplificar o processo e evitar erros de comunicação que podem afastar potenciais hóspedes.

Como evitar um erro de comunicação com o seu visitante?

Acelere as respostas: Tirar partido das ferramentas de comunicação, como o software de reservas, é uma forma simples de melhorar o contacto com os hóspedes. Um exemplo disso é a aplicação BedBooking, que permite enviar mensagens de boas-vindas, bem como respostas a perguntas frequentes. Com este sistema, o hóspede obtém uma confirmação instantânea da reserva e acesso a informações básicas – por exemplo, como abrir a porta, como estacionar, onde encontrar as lojas mais próximas. Com BedBooking, pode criar modelos de mensagens que serão enviados de forma mais eficiente, economizando tempo e permitindo uma comunicação suave com os hóspedes. Desta forma, os modelos de mensagens não só o aliviarão de perguntas repetitivas, mas também criarão confiança com os hóspedes, que se sentirão profissionalmente atendidos desde o início.

Criar um guia: Em vez de responder a cada pergunta individualmente, prepare um guia detalhado para os hóspedes, que estará disponível na propriedade ou será enviado automaticamente antes da chegada, sob a forma de um ficheiro .pdf ou de uma apresentação. Esse guia pode incluir uma secção de FAQ (perguntas frequentes), instruções, regras da casa e recomendações locais. Pode também incluir informações práticas, como regras de utilização de electrodomésticos ou instruções de segurança. O guia evita perguntas que, na realidade, já existem e os hóspedes apreciarão o facto de poderem aceder facilmente a informações importantes, o que aumentará o seu nível de conforto e terá um impacto positivo na avaliação que fazem da sua estadia.

Aplicações de reserva: As aplicações, como a BedBooking, ajudam a lembrar os hóspedes da sua reserva, da hora de check-in e de outros aspectos importantes. BedBooking é mais do que um simples calendário – é um verdadeiro “assistente inteligente” para cada anfitrião. Com esta ferramenta, obtém controlo total sobre a sua propriedade e lembretes que eliminam o stress das suas tarefas diárias. Por exemplo, o BedBooking recorda-o do próximo check-in de um hóspede, notifica-o de um pagamento em falta para uma estadia e até o lembra de limpar antes da chegada de novos hóspedes. O sistema também permite partilhar tarefas com o seu pessoal, assegurando que todos sabem quais são as suas responsabilidades – quer se trate de limpar, preparar camas ou verificar o stock na cozinha.

Modelos de mensagens: Em vez de perder tempo a enviar mensagens manualmente, BedBooking oferece a possibilidade de criar modelos de mensagens totalmente personalizáveis. Esta solução prática permite uma comunicação rápida e personalizada sem o risco de erros. Pode facilmente criar modelos de mensagens com etiquetas dinâmicas que incluem automaticamente o nome do hóspede, a data de check-in ou o preço da estadia. Este tipo de personalização faz com que os seus hóspedes se sintam especiais e apreciados, e você ganha a garantia de que todas as informações necessárias foram comunicadas de uma forma profissional.

Com soluções como a BedBooking, a gestão da comunicação torna-se simples e intuitiva. Os anfitriões adoram este “assistente inteligente” que cuida da organização e automatiza os processos com precisão, enquanto os hóspedes recebem respostas rápidas e serviço personalizado, resultando em classificações mais altas e melhor feedback.

Preparação inadequada da propriedade

Eu pago – eu exijo – um pensamento constante dos hóspedes, com toda a razão, aliás. Ao chegarem a um estabelecimento, os hóspedes esperam encontrar aquilo por que pagaram. Se, à chegada, encontrarem uma cozinha suja, uma cadeira partida ou mobiliário desadequado e sem charme, o feedback negativo é garantido.

Como evitar este erro?

• Limpeza regular: vale a pena contratar um serviço de limpeza profissional para cuidar de pormenores como cantos limpos, roupa de cama lavada e o cheiro certo. Se for você mesmo a tratar da limpeza das suas propriedades de aluguer de curta duração – pelo menos de poucas em poucas semanas – invista numa equipa de limpeza com o equipamento adequado. Os seus hóspedes vão reparar e apreciar!
• Manutenção contínua: Todos os artigos de uma propriedade se desgastam, especialmente com uma elevada taxa de ocupação. Verifique regularmente o estado do mobiliário, dos electrodomésticos e dos equipamentos e acessórios. Em vez de esperar que um hóspede comunique um problema, inicie você mesmo as reparações – evitará a insatisfação dos seus hóspedes.
• Decoração e estética: pormenores como vasos com plantas vivas ou quadros, posters ou fotografias interessantes nas paredes podem tornar um local mais acolhedor. Os visitantes prestam frequentemente atenção à atmosfera de um interior e é mais provável que regressem a espaços esteticamente agradáveis e bem conservados. É também uma óptima maneira de fazer com que a sua propriedade se destaque.

Má gestão do calendário de reservas

Se o calendário de reservas não estiver sincronizado ou não for gerido com a devida diligência, pode surgir uma situação em que dois grupos diferentes de hóspedes estejam à espera do mesmo lugar. Primeiro a chegar, primeiro a ser servido? Infelizmente, é pouco provável que os hóspedes apreciem a “atmosfera de sobrevivência” e a luta pelo alojamento acabará provavelmente por ter um feedback negativo.

Como evitar este erro?

• Sincronize o seu calendário: Se estiver a anunciar um imóvel em várias plataformas, certifique-se de que os seus calendários estão sincronizados. Muitos programas de reserva, como o BedBooking, oferecem a opção de atualizar automaticamente a disponibilidade.
• Sistemático: Estabeleça uma política regular de verificação do seu calendário, especialmente durante a época alta do turismo. Se não tiver a certeza da sua organização, considere a possibilidade de trabalhar com um gestor de aluguer ou uma empresa externa para tratar das reservas.
• Aplicações de reserva: Ao escolher um software de reservas testado e comprovado, terá a certeza de que o seu calendário é atualizado automaticamente e evitará surpresas desagradáveis. Veja o que a aplicação BedBooking pode oferecer para melhorar o seu negócio.

Oferta que não corresponde à realidade

Apesar das aparências, este é um dos erros mais comuns. Bom marketing – sim, mentir e colorir – não. “Apartamento acolhedor com vista para o mar” parece ótimo… até se descobrir que só se consegue ver o mar através de binóculos. A realidade pode, por vezes, ser demasiado cruel para os hóspedes que se sentem enganados. Quando a oferta não corresponde à realidade, os hóspedes podem deixar comentários pouco lisonjeiros que, efetivamente, afugentam outros clientes.

Como evitar este erro?

• Honestidade na sua descrição: Ao descrever o seu imóvel, seja honesto. Dê vantagens e desvantagens (por exemplo, informação sobre a falta de elevador). Os visitantes apreciam mais a honestidade do que as surpresas incómodas.
• Fotos realistas: As fotografias profissionais são importantes, mas tente não as tornar demasiado exageradas. Em vez de aumentar as cores, opte por uma luz natural que capte o aspeto real do interior.
• Actualizações regulares: Se estiver a mudar o mobiliário ou a acrescentar novos artigos, não se esqueça de atualizar as fotografias e a descrição. Os visitantes irão apreciar a atualidade do anúncio e poderão estar mais interessados nas novas comodidades.

Falta de flexibilidade relativamente ao check-in e check-out

Os hóspedes gostam de poder ajustar as suas horas de chegada ou de partida, especialmente se chegarem tarde da noite ou precisarem de sair da propriedade mais cedo. Uma abordagem demasiado rígida pode desencorajá-los e também afetar a classificação final da sua estadia.

Como evitar este erro?

• Check-in e check-out flexíveis: Ofereça o check-in automático, por exemplo, com uma fechadura eletrónica ou um cofre com chave. Isto dará mais liberdade aos hóspedes e fá-los-á sentirem-se mais confortáveis.
• Estabelecer contacto com o pessoal de limpeza: Decida com antecedência quais os horários mais adequados para preparar a propriedade depois de cada hóspede. Desta forma, pode oferecer horários mais flexíveis sem se preocupar com o facto de não ter tempo suficiente para preparar o apartamento.

Preços de aluguer inadequados

“Demasiado caro!”, “algo barato (?)” – tantas pessoas, tantas opiniões, como sabe. A fixação de preços pode ser um desafio, especialmente se não tiver experiência em alugueres de curta duração. Os preços demasiado baixos podem reduzir os seus lucros, enquanto os preços demasiado altos podem assustar os potenciais hóspedes. Então, como é que se encontra a média dourada?

Como evitar este erro?

• Análise da concorrência: Verifique regularmente os preços de ofertas semelhantes na zona e ajuste o seu preço ao nível deles. Pode utilizar ferramentas analíticas ou funções de sugestão de preços disponíveis em alguns programas de reserva.
• Ajustar os preços à estação do ano: A época de verão, as férias ou os fins-de-semana prolongados são alturas em que pode aumentar os preços. No entanto, lembre-se de não exagerar, uma vez que os hóspedes podem analisar as ofertas na zona e escolher uma opção mais barata.
• Introduzir descontos: Os descontos para estadias mais longas ou reservas de última hora são uma forma de atrair hóspedes durante os períodos de menor ocupação.

Acima, descrevemos alguns dos erros comuns que os proprietários de imóveis de aluguer de curta duração cometem. Parecem familiares e lógicos, mas, por vezes, todos caem na armadilha da austeridade, da indisposição temporária ou do excesso de compromissos. No entanto, não vale a pena desistir. A chave para o sucesso no aluguer de curta duração é compreender as necessidades dos seus hóspedes e evitar erros básicos. A comunicação, a preparação correta do apartamento, a consistência da oferta e a flexibilidade são as bases que lhe permitirão atrair hóspedes e construir uma boa reputação.