Sistema PMS em alugueres de curta duração – centro de comando para alugueres lucrativos

Por que este assunto é importante?

A sigla PMS deve ser conhecida por todas as pessoas que se dedicam ao arrendamento de imóveis. Se chegou até aqui, é muito provável que esteja a envidar todos os esforços para que o seu negócio de arrendamento de imóveis funcione de forma eficiente e dinâmica.

Sabe perfeitamente que, hoje em dia, a gestão de arrendamentos de curta duração não é apenas um rendimento adicional, mas muitas vezes um negócio do qual depende o seu nível de vida. E os hóspedes? É da sua satisfação e quantidade que depende o «ser ou não ser» do seu negócio. Atualmente, eles têm expectativas elevadas e cada vez maiores: rapidez na resposta, comunicação clara, check-in independente, ordem e profissionalismo. Você, por outro lado, como proprietário ou gestor de imóveis, tem de controlar tudo: calendários de reservas, canais de venda, mensagens para os hóspedes, limpeza, contas. E é aqui que entra em cena o sistema PMS, sobre o qual irá saber mais em breve. O PMS não é um luxo, é uma ferramenta de trabalho e também a base para a profissionalização da sua atividade no aluguer de curta duração.

Comecemos pelo início: o que é um sistema PMS?

O sistema PMS, abreviatura de Property Management System, é um software concebido para a gestão abrangente de um estabelecimento hoteleiro. No caso do aluguer de curta duração, pode ser um apartamento, uma casa de férias ou até mesmo alguns quartos num prédio. O PMS é uma unidade central que recolhe e gere todas as informações sobre reservas, hóspedes, pagamentos e gestão de serviços. É uma espécie de ferramenta estratégica “para tudo”.

O sistema de gestão permite que você não precise fazer login separadamente no Airbnb, Booking.com ou outros portais nos quais você publica sua oferta de aluguel. Tem tudo num só lugar. O sistema atualiza automaticamente os calendários, elimina o risco de reservas duplicadas e permite-lhe concentrar-se no atendimento ao cliente em vez de transcrever manualmente os dados. É precisamente a automatização dos processos que faz com que um bom PMS transforme o caos em ordem e um serviço trabalhoso num negócio lucrativo e escalável. Mais importante ainda, o sistema é adequado para qualquer dimensão de negócio de aluguer, desde alguns quartos até grandes complexos hoteleiros.

Como funciona o PMS na prática?

Já lemos brevemente sobre a teoria, e agora é hora de apresentar na prática esse sistema de gestão. Suponhamos que você tenha três apartamentos para aluguer de curta duração em Poznań. Todos os dias, recebe reservas de três plataformas: Airbnb, Booking e o seu próprio site. Sem o PMS, cada reserva é uma mensagem separada, uma confirmação separada, uma atualização do calendário, uma verificação de pagamento, um contacto com a empregada de limpeza. Agora acrescente a isso as alterações de preços, a sazonalidade e as situações imprevistas, bem como as perguntas dos hóspedes. Começa a ficar nervoso, não é?

Com o PMS, tudo acontece automaticamente. Nova reserva? OK! O sistema atualiza automaticamente o calendário em todas as plataformas ao mesmo tempo, envia ao hóspede um e-mail com a confirmação e o código da fechadura. Antes da chegada, o hóspede recebe mensagens que facilitam o acesso ao destino e, logo após a partida, recebe um pedido de avaliação. Enquanto isso, pode planear o desenvolvimento, em vez de apagar incêndios e pedir desculpas aos hóspedes por reservas duplicadas. É uma economia real de tempo e nervos.

Um bom sistema PMS deve cumprir funções específicas que se traduzem em benefícios reais no seu trabalho diário. Aqui estão aqueles aos quais deve prestar especial atenção:

• Sincronização de canais OTA (por exemplo, Airbnb, Booking.com, Expedia) através do Channel Manager,
• E-mails e SMS para os hóspedes: antes da chegada, após a partida, com todas as informações que ajudam os hóspedes a aproveitar a sua oferta,
• Processamento de pagamentos online e emissão de faturas,
• Gestão de pessoal (limpeza, serviço),
• Módulo de calendário e preços com funções de gestão de sazonalidade e tarifas promocionais,
• Estatísticas e relatórios, que são essenciais para avaliar a otimização das suas atividades,
• Aplicação móvel, que permite gerir o aluguer a partir de qualquer lugar.

Não são extras. São funcionalidades que devem ser padrão se quiser gerir o aluguer de curta duração a um nível profissional.

Como escolher o melhor sistema PMS para alugueres de curta duração?

Existem muitos sistemas PMS no mercado, mas nem todos são adequados para alugueres de curta duração. Para si, como anfitrião, o que importa é a simplicidade, a intuitividade, a flexibilidade e as funcionalidades específicas que têm um impacto real na eficácia da gestão.

Critérios de seleção:

• Suporte aos canais de reserva mais populares,
• Interface intuitiva, para que a implementação demore no máximo alguns dias,
• Acesso a suporte técnico e documentação,
• Soluções móveis para gestão remota – aplicação sempre à mão,
• Modelo de preços transparente,
• Postos de trabalho adicionais sem custos adicionais.

Entre as ofertas disponíveis no mercado, vale a pena destacar a nossa aplicação BedBooking, que é popular entre os proprietários de apartamentos e pensões na Polónia. A aplicação de reservas online BedBooking oferece gestão abrangente de reservas, sincronização com canais OTA, bem como uma aplicação móvel, o que a torna perfeita para as condições locais e cumpre os critérios de seleção mencionados.

Pode pagar um PMS? Quanto custa e vale a pena?

Os preços dos sistemas PMS variam e dependem do número de instalações, funções e modelo de faturação. As formas mais comuns são:

• Assinatura mensal ou anual – BedBooking
• Taxa percentual sobre o valor da reserva,
• Modelo híbrido (assinatura fixa + comissão)

Vale a pena? Sem dúvida. Suponhamos que tem quatro apartamentos que geram, em média, 200 reservas por ano. Sem o PMS, passa várias horas por semana a atender hóspedes, verificar reservas e comunicar. Se converter isso em tempo de trabalho (por exemplo, 40 horas por mês), rapidamente perceberá que a taxa do PMS se paga com juros já após o primeiro mês.

Como implementar o sistema PMS de forma eficiente, passo a passo?

A implementação do sistema PMS não precisa de ser complicada. Aqui está um cenário universal:

1. Escolha o sistema que melhor se adapta às suas necessidades,
2. Registe uma conta e configure os dados básicos: instalações, quartos, preços, sazonalidade,
3. Ligue a conta aos canais OTA (por exemplo, Booking, Airbnb) através do gestor de canais,
4. Configure mensagens para os hóspedes,
5. Teste o processo de reserva e comunicação,
6. Treine o pessoal (faxineiras, colaboradores),
7. Inicie o sistema e monitore durante as primeiras semanas.

No caso do BedBooking, muitas dessas etapas podem ser realizadas a partir da aplicação móvel, o que acelera significativamente o processo de implementação.

PMS e desenvolvimento do negócio – e agora?

Quando dominar o PMS, novas oportunidades surgirão. Pode parecer muito comercial, mas é verdade. Pode expandir o seu negócio, adicionando mais apartamentos sem um aumento proporcional do trabalho. Também tem controlo sobre a estratégia de preços.

Graças ao atendimento automatizado e a um melhor planeamento , pode cuidar da sua própria marca, publicidade, marketing ou contacto com os hóspedes, se esse for o perfil do seu negócio. Sistemas modernos, como o BedBooking, também oferecem a possibilidade de criar o seu próprio site de reservas, independente das comissões da OTA. Este é o caminho para maiores lucros e para construir a sua independência.

É importante referir que o PMS permite-lhe analisar dados. As estatísticas de ocupação, sazonalidade, preço médio por noite ou tempo de estadia permitem-lhe tomar melhores decisões comerciais. Graças aos valores dos relatórios, pode tomar medidas personalizadas. A longo prazo, pode utilizar essas informações para entrar em novos mercados, planear investimentos ou alterar o modelo operacional (por exemplo, passar do modo de anfitrião para operador).

Por que razão os empresários polacos escolhem o PMS da BedBooking?

No mercado polaco de alugueres de curta duração, o BedBooking está a ganhar cada vez mais popularidade e confiança entre os proprietários de apartamentos, casas de férias e pensões. Porquê? Em primeiro lugar, porque é uma aplicação criada a pensar nas necessidades reais das pessoas que gerem alugueres, tanto de imóveis individuais como de hotéis de maior dimensão. Em primeiro lugar, a interface do BedBooking está disponível totalmente em polaco, o que facilita significativamente a implementação e o trabalho diário. Também importante é que o sistema de reservas BedBooking possui integração total com as principais plataformas OTA (Airbnb, Booking.com, Google Hotel), comunicação com os hóspedes, sincronização de calendários e gestão de preços adaptada à sazonalidade, tudo isto através de uma aplicação móvel intuitiva.

Para muitos proprietários, a possibilidade de criar o seu próprio site de reservas sem comissões também é fundamental, pois permite construir uma marca independentemente de intermediários. Em combinação com a opção de emissão de faturas, gestão de limpeza e acesso a análises e estatísticas, o BedBooking é uma escolha que combina funcionalidade, suporte local e um modelo de preços razoável. É por isso que tantos proprietários de imóveis para aluguer de curta duração na Polónia apostam neste sistema PMS – porque facilita realmente a vida e aumenta a rentabilidade.

Se leva a sério o aluguer de curta duração, o sistema PMS não é um luxo, mas uma necessidade. Permite-lhe recuperar o controlo dos processos diários, melhorar a qualidade do serviço aos hóspedes e, acima de tudo, crescer sem stress desnecessário.

Graças a aplicações como o BedBooking, tem acesso a ferramentas profissionais que, há alguns anos, eram reservadas apenas aos hotéis. Agora pode gerir o seu aluguer a partir do telemóvel, da praia, da montanha – e fazê-lo com lucro. Escolha com sabedoria, teste e veja como o PMS muda a forma de gerir o seu negócio.