Wie wählt man einen Immobilienverwalter aus?
Reservierungskalender prüfen, mit Gästen kommunizieren, Social Media betreuen – die Verwaltung einer Ferienwohnung bringt eine Vielzahl an Aufgaben mit sich. Wenn du mehr als eine Immobilie vermietest oder diese Tätigkeit mit anderen beruflichen Verpflichtungen kombinierst, wirst du früher oder später vor einer neuen Herausforderung stehen: der Einstellung eines Immobilienverwalters. Was solltest du bei dieser Entscheidung beachten? Kann eine professionelle Verwaltung deine Mieteinnahmen steigern?
Warum lohnt es sich, einen Immobilienverwalter zu engagieren?
Ferienwohnungen verwalten? Natürlich – in Städten wie Danzig, Łeba oder Zakopane. Aber warum solche Dienstleistungen auch in kleineren Orten in Anspruch nehmen? Diese Denkweise ist unter vielen Eigentümern weit verbreitet – und ein Fehler. Die Tourismusbranche in Polen wächst stetig, und Reisende bevorzugen nicht nur große Ferienorte, sondern zunehmend auch kleinere, ruhigere Städte. Hinzu kommen Konzertbesuche oder Sportveranstaltungen, die in verschiedenen Regionen des Landes stattfinden – also viele gute Gründe, ein durchdachtes Übernachtungsangebot zu schaffen. Ein starkes Mietangebot zieht immer Gäste an. Und du musst ihnen einen erstklassigen Service bieten. Die Verwaltung eines Netzwerks von Ferienunterkünften oder sogar eines einzelnen Gästehauses erfordert meist die Zusammenarbeit mit einem Team. Angesichts der Vielzahl an Aufgaben im Bereich der Kurzzeitvermietung sind kleine Fehler schnell passiert – und können auf lange Sicht teuer werden. Ein erfahrener Immobilienverwalter kann viele dieser Aufgaben übernehmen und dir so Zeit und Geld sparen. Zu seinen Aufgaben gehören u. a. die Optimierung von Betriebskosten und die Steigerung der Einnahmen aus Vermietung. Du hast bereits alles gut im Griff? Hervorragend! Aber wenn du das Gefühl hast, dass dir eine helfende Hand oder eine Expertenmeinung guttun würde, kann es sehr sinnvoll sein, einen professionellen Verwalter zu engagieren. Du arbeitest in Vollzeit? Selbst wenn du nur eine Ferienwohnung vermietest, einen Agrotourismusbetrieb führst oder ein Studio für Kurzzeitmieten anbietest – gerade in der Sommersaison ist es schwierig, alle Aufgaben alleine zu bewältigen.
Die To-do-Liste ist lang: Es geht nicht nur um die Buchungen oder den Gästekontakt. Wenn dir an einem profitablen Vermietungsmodell gelegen ist, musst du dich auch um Marketing, Social Media, eine Webseite mit Buchungsfunktion und eventuell sogar um die Zusammenarbeit mit einem Innenarchitekten kümmern. Wenn du in diesen Bereichen keine Kompetenzen hast und keine Unterstützung im privaten Umfeld findest, ist ein professioneller Verwalter oft die beste Lösung. Ein Experte für Kurzzeitvermietungen kennt sich bestens mit den Herausforderungen in der Tourismusbranche aus.
Was sind die Aufgaben eines Immobilienverwalters?
Der Standardaufgabenbereich eines Verwalters für Kurzzeitvermietungen umfasst in der Regel die Verwaltung von OTA-Plattformen (Online Travel Agencies), das Aktualisieren der Buchungskalender sowie umfassende Unterstützung im operativen Management der Immobilie. Dazu gehört natürlich auch die Kommunikation mit Gästen – per E-Mail, Telefon oder, falls nötig, persönlich. Vielleicht hast du schon einmal an Gäste vermietet, an deren Aufenthalt du dich nicht gerne erinnerst. Ein Immobilienverwalter übernimmt die Vorabprüfung der Mieter und kümmert sich bei Bedarf um Zahlungsforderungen, Entschädigungen für Schäden oder um Regelverstöße.
Auch die Koordination von Reinigungsdiensten fällt in seinen Aufgabenbereich. Der Verwalter legt den Reinigungsplan fest, erstellt die Aufgabenliste und kontrolliert den Zustand des Objekts nach dem Service. Außerdem sorgt er für die technische Instandhaltung des Gebäudes: Er erkennt kleine und große Mängel, beauftragt Fachleute mit der Reparatur und erstellt darüber Berichte. Ebenso kann er Empfehlungen zu lohnenswerten Investitionen geben oder vorschlagen, welche Bereiche der Wohnung renoviert oder aufgefrischt werden sollten.
Je nach Vertragsgestaltung kannst du dem Verwalter auch weitere Aufgaben übertragen, etwa die Korrespondenz mit Versorgern oder der Hausverwaltung, die Bezahlung laufender Rechnungen oder die steuerliche Abwicklung der Vermietung.
Ein Verwalter für Kurzzeitvermietungen ist zudem unverzichtbar bei der Budgetplanung und Preisstrategie. Es lohnt sich, seine Vorschläge ernst zu nehmen – oder ihm diesen Bereich sogar vollständig zu überlassen, während du die Resultate überwachst. Ein Profi konzentriert sich auf Gewinnmaximierung: Er setzt gezielte Preisaktionen um, sorgt für eine gleichmäßige Auslastung das ganze Jahr über und reagiert flexibel auf Veränderungen im Tourismussektor. Zu seinen Aufgaben kann auch die Pflege der Social-Media-Kanäle, die Betreuung der Website und die Interaktion mit Followern gehören – inklusive Beantwortung negativer Bewertungen oder Berücksichtigung von Gästewünschen zu Zusatzleistungen.
Wenn du in diesen Bereichen weder Zeit noch Erfahrung hast, überlasse dem Verwalter den Kontakt mit dem Innenarchitekten und dem Fotografen. Ein Profi kennt die aktuellen Trends und weiß genau, was sich Gäste wünschen und erwarten. Außerdem arbeitet er oft mit vertrauenswürdigen Partnern zusammen, was bessere Konditionen für Fotoshootings oder Einrichtungskonzepte ermöglicht. Möchtest du deine Unterkunft für Firmen oder Agenturen für Foto- oder Werbeshootings vermieten? Ein erfahrener Apartmentmanager weiß genau, wen er dafür ansprechen muss.
Wie findet man einen guten Immobilienverwalter?
Die Suche nach einem geeigneten Partner ist oft schwierig und zeitaufwändig. Es lohnt sich jedoch, diese Mühe zu investieren, um jemanden zu finden, der nicht nur über Branchenkenntnisse und Erfahrung verfügt, sondern auch vertrauenswürdig ist. LinkedIn, Google-Unternehmensprofile und persönliche Webseiten gehören zu den gängigsten Plattformen, auf denen sich Immobilienverwalter präsentieren. Ob in Sopot, Świnoujście, Zakopane oder Karpacz – Verwalter sind meist in großen Städten und bekannten Ferienorten tätig. Doch auch in kleineren Städten findet man problemlos qualifizierte Fachkräfte. Durchsuche Fachforen und Branchengruppen in sozialen Medien – vielleicht arbeitet jemand mit einer bewährten Agentur oder einem Experten zusammen und kann dir eine Empfehlung geben.
Beim Auswahlprozess solltest du die angebotenen Leistungen der Kandidaten vergleichen. Bitte um Einblick in das Portfolio und lasse dir ihre Berufserfahrung schildern. Es ist empfehlenswert, persönliche Gespräche mit allen potenziellen Kandidaten zu führen. Dabei solltest du dir aktuelle Auslastungszahlen der von ihnen betreuten Objekte zeigen lassen sowie deren Strategie zur Steigerung deiner Mieteinnahmen.
Agentur oder fest angestellter Verwalter?
Jeder Vermieter stellt sich früher oder später die Frage, ob er lieber mit einer Agentur zusammenarbeitet oder eine Person fest anstellt. Die Entscheidung sollte nicht nur vom Preis abhängen – auch wenn die Zusammenarbeit mit einer Agentur oft die günstigere Lösung ist. Berücksichtige insbesondere die Hauptreisezeiten – Agenturen verfügen in der Regel über ein größeres Team und können professionelle Betreuung gewährleisten. Wenn du einen unabhängigen Verwalter in Betracht ziehst, frage, ob er noch weitere Objekte betreut. Falls ja, erkundige dich, wie er mit „heißen“ Terminen wie Silvester, Feiertagen oder langen Wochenenden umgeht und ob er zu diesen Zeiten verfügbar ist.
Hast du deinen Verwalter bereits gewählt? Dann sorge für einen gut ausgearbeiteten Vertrag, in dem die Aufgaben des Immobilienverwalters genau definiert sind. Ziehe ggf. einen Juristen zu Rate (in vielen Städten gibt es kostenlose Rechtsberatung für Einwohner). In Bezug auf die Vergütung ist eine Provisionsregelung üblich. Möchtest du die Leistung deines neuen Verwalters testen? Du kannst auf die Methode des „Mystery Guest“ zurückgreifen – bitte eine vertraute Person, eine Buchung vorzunehmen und anschließend Rückmeldung zur Erfahrung zu geben.
Wenn das Wetter nicht mitspielt oder Gäste einfach lieber drinnen bleiben möchten, ist es hilfreich, eine Liste an Indoor-Aktivitäten parat zu haben. Die Aquarien in Wrocław oder Gdynia oder ein Museumsbesuch sind tolle Optionen für Familien. Während der Winterferien organisieren viele Museen und Kulturzentren spezielle Workshops für Kinder, Theateraufführungen oder Tagescamps. Kinos zeigen spannende Filme, Spielhallen, Bowlingbahnen oder Schwimmbäder laden zu gemeinsamen Aktivitäten ein. Manche Angebote sind kostenlos, andere kosten nur eine kleine Gebühr. Aktuelle Informationen findest du bei den lokalen Tourismus- oder Kulturinformationsstellen. Einige Attraktionen sind nur für Kinder – das ist die perfekte Gelegenheit für Eltern, sich zu entspannen, die Stadt zu erkunden oder in Ruhe einen Kaffee zu genießen.
Wie wählt man den richtigen Immobilienverwalter?
- Entscheide, ob du lieber mit einer Agentur zusammenarbeitest oder einen festen Mitarbeiter einstellst
- Durchsuche Fachforen, LinkedIn und frage Branchenkontakte nach Empfehlungen
- Lege mehr Wert auf Fachwissen und Erfahrung als auf den Preis
- Vereinbare Vorstellungsgespräche mit Kandidaten und prüfe deren Portfolio
- Informiere dich über die Auslastung der aktuell betreuten Objekte
- Bitte die Kandidaten um einen Plan zur Umsatzsteigerung deiner Immobilie
- Definiere klar den Aufgabenbereich des Verwalters
- Lege die Vergütungsstruktur fest
- Bereite einen formellen Kooperationsvertrag vor
- Schütze dich mit einer Kündigungsklausel für den vorzeitigen Vertragsabbruch
