Overbooking – Τι είναι και πώς να την αποφύγετε;

Το overbooking αποτελεί έναν τρομακτικό εφιάλτη για σχεδόν κάθε ιδιοκτήτη καταλύματος. Αν το έχετε βιώσει με τον δύσκολο τρόπο, γνωρίζετε καλύτερα από όλους πόσο αγχωτικό και επιζήμιο μπορεί να είναι για την επιχείρησή σας. Αν ο όρος σας είναι άγνωστος, αξίζει να τον γνωρίσετε καλύτερα και να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία. Το φαινόμενο του overbooking μπορεί να παρακάμψει το ξενοδοχείο, τον ξενώνα ή το ενοικιαζόμενο σπίτι σας.

Overbooking – Τι σημαίνει;

Το overbooking, ή αλλιώς “υπερπώληση”, είναι ένα φαινόμενο κατά το οποίο γίνονται περισσότερες κρατήσεις για μια συγκεκριμένη ημερομηνία από όσες είναι δυνατόν να εξυπηρετηθούν. Ο όρος αυτός χρησιμοποιείται συχνά από αεροπορικές εταιρείες και μεγάλα ξενοδοχεία. Και οι δύο αυτοί τομείς εφαρμόζουν αυτή την πρακτική καθημερινά, λόγω των στατιστικών για τις ακυρώσεις. Το overbooking επιτρέπει στα ξενοδοχεία να ελαχιστοποιούν τις απώλειες που προκαλούνται από ακυρώσεις κρατήσεων, ενώ οι αεροπορικές εταιρείες μπορούν να πωλούν περισσότερα εισιτήρια από τις διαθέσιμες θέσεις σε ένα αεροπλάνο.

Παρόλο που τα μεγάλα ξενοδοχεία εφαρμόζουν συνειδητά αυτή τη διαδικασία και επωφελούνται από αυτή, οι ιδιοκτήτες μικρών καταλυμάτων θα πρέπει να αποφεύγουν το overbooking με κάθε κόστος. Μπορεί να προκαλέσει περισσότερη ζημιά παρά όφελος. Στην περίπτωση μικρών ξενώνων, το overbooking συχνά οφείλεται σε ανθρώπινο λάθος και την επιλογή ακατάλληλων εργαλείων, παρά σε σκόπιμες ενέργειες.

Overbooking – Πώς να το αντιμετωπίσετε;

Δυστυχώς, το overbooking για τους ιδιοκτήτες μικρών καταλυμάτων έχει μόνο δυσάρεστες συνέπειες και αποτελεί μια δύσκολη κατάσταση προς διαχείριση. Στην περίπτωση γρήγορης ταυτοποίησης διπλής κράτησης, δηλαδή πριν φτάσουν οι επισκέπτες, έχουμε περισσότερες επιλογές. Ένα τηλεφώνημα για συγγνώμη, μια πρόταση για μεταφορά της κράτησης σε άλλη ημερομηνία, και μια οικονομική αποζημίωση, για παράδειγμα, με τη μορφή έκπτωσης. Αυτές οι λύσεις θα πρέπει να βοηθήσουν, αν και οι επισκέπτες σας πιθανότατα δεν θα είναι ενθουσιασμένοι.

Ωστόσο, μερικές φορές συνειδητοποιούμε το λάθος μας όταν οι επισκέπτες και από τις δύο κρατήσεις φτάνουν ταυτόχρονα. Μια τέτοια κατάσταση συνδέεται με αναπόφευκτες συγκρούσεις, και οι επισκέπτες είναι πολύ αναστατωμένοι.

Είχατε overbooking στο κατάλυμά σας. Τι να κάνετε;

Πρώτον, παραμείνετε ήρεμοι και προσπαθήστε να συμφωνήσετε σε μια ικανοποιητική λύση με τους επισκέπτες το συντομότερο δυνατό. Να είστε ειλικρινείς και διαφανείς μαζί τους. Σε αυτήν την περίπτωση, η επιστροφή της προκαταβολής δεν είναι αρκετή. Θα πρέπει να εξετάσετε επιπλέον μορφές αποζημίωσης, όπως:

• εκπτωτικά κουπόνια,
• δωρεάν διαμονή,
• ή τη διευθέτηση και κάλυψη κόστους διαμονής σε κοντινή τοποθεσία.

Επιπλέον, το ερώτημα ποιοι επισκέπτες έχουν προτεραιότητα στη διατήρηση της κράτησης θα προσθέσει μόνο ένταση. Ακόμα κι αν καταφέρουμε να εξομαλύνουμε την κατάσταση, είναι πολύ πιθανό να αντιμετωπίσουμε μια αρνητική κριτική στο διαδίκτυο. Ας κάνουμε λοιπόν ό,τι μπορούμε για να αποφύγουμε αυτές τις δυσάρεστες καταστάσεις, και αν συμβούν, ας προσπαθήσουμε να μην επαναληφθούν.

Από πού προέρχεται το overbooking;

Στον τομέα της φιλοξενίας, αξίζει να είστε ορατοί σε πολλά μέρη. Η προσέγγιση δυνητικών επισκεπτών από διαφορετικές πλευρές μεταφράζεται σε υψηλότερη πληρότητα των διαμερισμάτων και βοηθά στην ανάπτυξη. Ωστόσο, η ποικιλία των πηγών κρατήσεων και η έλλειψη κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης είναι οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για το overbooking. Ιστοσελίδες κρατήσεων, διάφορα κανάλια κοινωνικής δικτύωσης, ιστότοποι, συστάσεις – λαμβάνουμε κρατήσεις από όλα αυτά τα μέρη, συχνά ταυτόχρονα. Φυσικά, η ύπαρξη ποικίλων καναλιών πωλήσεων είναι κάτι καλό για μια επιχείρηση φιλοξενίας. Δυστυχώς, είναι πολύ εύκολο να γίνει λάθος όταν οι νέες κρατήσεις ελέγχονται χειροκίνητα, και το σύστημα που χρησιμοποιούμε στερείται αυτόματου συγχρονισμού με τις πλατφόρμες κρατήσεων.

Πώς να αποφύγετε το overbooking;

Η χρήση των κατάλληλων εργαλείων είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε προβλήματα με μελλοντικές κρατήσεις. Σήμερα, ένα σύστημα κρατήσεων που είναι ενσωματωμένο με πλατφόρμες όπως το Booking.com ή το Airbnb.com είναι βασικό και απόλυτα απαραίτητο για τους οικοδεσπότες καταλυμάτων κάθε τύπου. Επιπλέον, χάρη στην προηγμένη τεχνολογία, οι κρατήσεις που γίνονται μέσω εξωτερικών ιστότοπων εμφανίζονται αμέσως στο ημερολόγιο κρατήσεων, αποτρέποντάς σας από το να αναθέσετε νέους επισκέπτες σε ήδη κλεισμένες ημερομηνίες.

Το BedBooking θα σας βοηθήσει να αποφύγετε το overbooking

Ένα παράδειγμα τέτοιου εργαλείου είναι το BedBooking, το οποίο, εκτός από ένα ειδικό ημερολόγιο κρατήσεων, διαθέτει επίσης αρκετές λειτουργίες και διευκολύνσεις για την καθημερινή λειτουργία ενός καταλύματος. Ένα αδιαμφισβήτητο πλεονέκτημα είναι ότι το σύστημα σας επιτρέπει να έχετε το δικό σας κανάλι πωλήσεων καταλύματος μέσω του δικού σας ιστότοπου ή των προφίλ σας στα κοινωνικά δίκτυα. Αυτή η λύση είναι αυτοματοποιημένη, όπως οι κρατήσεις μέσω γνωστών πλατφορμών. Ωστόσο, σε αυτήν την περίπτωση, δεν υπάρχουν προμήθειες, επομένως περισσότερα χρήματα πηγαίνουν στις τσέπες μας. Δεν χρειάζεται επίσης να εγκαταστήσετε το BedBooking σε υπολογιστή. Είναι μια εφαρμογή και ένας απόλυτα ασφαλής ιστότοπος, όχι ένα πρόγραμμα για κρατήσεις καταλυμάτων. Αν σας απασχολεί η αυτόνομη πώληση καταλύματος μέσω του συστήματος κρατήσεων, φροντίστε να διαβάσετε αυτό το άρθρο.