Overbooking: cos’è e come evitarlo?!

L’overbooking è una prospettiva spaventosa per quasi tutti gli albergatori. Se avete vissuto in prima persona questo fenomeno, sapete sicuramente quanto possa essere stressante per la vostra azienda. Tuttavia, se non conoscete il termine, vale la pena di scoprire di più e di assicurarvi di utilizzare gli strumenti giusti per evitare il fenomeno dell’overbooking nel vostro hotel, pensione o casa in affitto. 

Overbooking: cosa significa? 

L’overbooking, o “overselling” , è il fenomeno per cui in una determinata data vengono accettate più prenotazioni di quelle che possono essere soddisfatte. Il termine è spesso utilizzato dalle compagnie aeree e dai grandi alberghi. Entrambi utilizzano lo studio quotidianamente a causa delle statistiche di cancellazione. L’overbooking permette agli hotel di minimizzare le perdite dovute alle cancellazioni e alle compagnie aeree di vendere più biglietti che posti.

Sebbene i grandi alberghi utilizzino questa procedura con cognizione di causa e ne traggano vantaggio, i piccoli albergatori dovrebbero evitare a tutti i costi l’overbooking. Possono fare più male che bene. Nel caso delle piccole pensioni, l’overbooking è il risultato di un errore umano sulla scelta di strumenti inadeguati piuttosto che di un’azione pensata.  

Overbooking: come affrontarlo?

Purtroppo l’overbooking per i piccoli albergatori porta solo conseguenze spiacevoli ed è una situazione difficile da alleviare. Se una doppia prenotazione viene identificata rapidamente, cioè ancora prima dell’arrivo degli ospiti, ci sono molte più opzioni. Una telefonata di scuse, l’offerta di spostare la prenotazione a un’altra data e l’offerta di una compensazione finanziaria, ad esempio sotto forma di sconto. Soluzioni di questo tipo dovrebbero aiutare, anche se probabilmente i vostri ospiti non saranno comunque entusiasti.

A volte, però, ci si accorge di un errore quando gli ospiti di entrambe le prenotazioni si presentano contemporaneamente. Una situazione del genere comporta un inevitabile conflitto e un forte disagio per i vostri ospiti. 

Si è verificato un overbooking presso una struttura ricettiva. Cosa fare?

Prima di tutto, mantenete la calma e trovate una soluzione soddisfacente con i vostri ospiti il prima possibile. Siate onesti e trasparenti con i vostri ospiti. In questo caso, la restituzione del deposito non è assolutamente sufficiente. Dovreste anche pensare a forme di risarcimento aggiuntive, come ad esempio:

• buoni sconto, 
• soggiorni gratuiti,
• o addirittura organizzare e pagare un alloggio in un’altra località vicina. 

Inoltre, rimane il problema di determinare quali ospiti abbiano la priorità nella prenotazione, il che non farà che aumentare ulteriormente la tensione. Anche se riusciamo a disinnescare la situazione, è molto probabile che una recensione online negativa ci attenda. Vale quindi la pena di fare tutto il possibile per evitare queste situazioni spiacevoli e, se si sono già verificate, di fare tutto il possibile per evitare che si ripetano.

Da dove deriva l’overbooking? 

In un’attività basata sull’ospitalità, è utile essere visibili in più luoghi. Raggiungere i potenziali ospiti da diversi punti di vista si traduce in una maggiore occupazione degli appartamenti e vi aiuta a crescere. Tuttavia, sono la moltitudine di fonti di prenotazione e la mancanza di strumenti adeguati per gestirle, le cause più comuni dell’overbooking. Siti di prenotazione, vari canali di social media, siti web, referral: le prenotazioni arrivano da tutti questi luoghi e spesso contemporaneamente. Una varietà di canali di vendita è ovviamente un buon metodo in un’attività basata sull’ospitalità. Purtroppo però, è estremamente facile commettere errori quando controlliamo manualmente le nuove prenotazioni e il sistema con cui lavoriamo non prevede la sincronizzazione automatica con i portali di prenotazione.

Come evitare l’overbooking? 

Il modo migliore per evitare i problemi di overbooking è utilizzare gli strumenti giusti. Al giorno d’oggi, un sistema di prenotazione integrato con portali come Booking.com o Airbnb.com è essenziale e imprescindibile per gli albergatori di qualsiasi tipo. Grazie alla tecnologia avanzata, le prenotazioni effettuate tramite siti esterni appariranno immediatamente nel calendario delle prenotazioni, evitando di assegnare nuovi ospiti a una data appena occupata.

BedBooking vi aiuta a evitare l’overbooking

Un esempio di questo tipo di strumento è BedBooking che, oltre a un calendario di prenotazioni dedicato, dispone di una serie di funzioni e facilitazioni per la gestione quotidiana di una struttura ricettiva. Un altro indiscutibile vantaggio è che il sistema consente di gestire il proprio canale di vendita di alloggi tramite il proprio sito web o i profili dei social media. Questa soluzione è automatizzata proprio come le prenotazioni attraverso i portali più noti, ma in questo caso è priva di commissioni, quindi più soldi entreranno nel vostro portafogli. Non c’è nemmeno bisogno di installare BedBooking sul proprio computer: si tratta di un’applicazione e di un sito web completamente sicuro, non di un programma per la prenotazione di alloggi. Se siete preoccupati di vendere un alloggio attraverso un sistema di prenotazione, leggete questo articolo.