Overbooking – czym jest i jak go unikać?!

Overbooking to przerażająca wizja dla niemal każdego gospodarza obiektu noclegowego. Jeśli doświadczyłeś tego zjawiska na własnej skórze, sam najlepiej wiesz, jakie może być ono stresujące, a zarazem fatalne w skutkach dla Twojego biznesu. Jeśli termin jest jednak dla Ciebie obcy, warto poznać go bliżej i upewnić się, że korzystasz z właściwych narzędzi, a zjawisko overbookingu ominie Twój hotel, pensjonat czy dom na wynajem. 

Overbooking – co to znaczy? 

Overbooking, czyli „nadsprzedaż” to zjawisko, w którym zostaje przyjęte więcej rezerwacji w danym terminie, niż jest możliwe zrealizować. Termin ten jest często używany przez linie lotnicze oraz wielkie hotele. Zarówno jedni, jak i drudzy stosują tę praktykę na porządku dziennym, z uwagi na dane statystyczne dotyczące anulacji. To właśnie overbooking sprawia, że hotele minimalizują straty ponoszone przez anulowanie rezerwacji, a linie lotnicze mogą sprzedać więcej biletów niż miejsc w samolocie.

Pomimo że wielkie hotele stosują ten zabieg z pełną świadomością, czerpiąc z tego korzyści, gospodarze małych obiektów noclegowych powinni za wszelką cenę unikać nałożonych rezerwacji. Mogą one wyrządzić więcej szkody niż pożytku. W przypadku małych pensjonatów, overbooking wynika raczej z błędu człowieka i doboru nieodpowiednich narzędzi, a nie z celowych działań.  

Overbooking – jak sobie z nim poradzić? 

Niestety overbooking dla gospodarzy drobnych obiektów noclegowych niesie za sobą wyłącznie przykre konsekwencje i jest sytuacją trudną do złagodzenia. W przypadku szybkiego zidentyfikowania podwójnej rezerwacji, czyli jeszcze przed przyjazdem gości, możliwości mamy znacznie więcej. Telefon z przeprosinami, oferta przeniesienia rezerwacji na inny termin i zaproponowanie rekompensaty finansowej, na przykład w postaci zniżki. Rozwiązania tego typu powinny pomóc, choć Twoi goście prawdopodobnie i tak nie będą zachwyceni. 

Zdarza się jednak, że uświadamiamy sobie błąd w momencie, gdy goście z obu rezerwacji zjawiają się na miejscu w jednym czasie. Taka sytuacja wiąże się z nieuniknionym konfliktem i dużym zdenerwowaniem gości. 

Zdarzył Ci się overbooking w obiekcie noclegowym. Co robić?

Przede wszystkim zachować spokój i jak najszybciej ustalić z gośćmi satysfakcjonujące ich rozwiązanie. Bądź wobec swoich gości szczery i transparentny. W takim przypadku zwrot zadatku to zdecydowanie za mało. Należy również pomyśleć o dodatkowych formach rekompensaty, takich jak:

• bony zniżkowe, 
• darmowe pobyty,
• czy nawet zorganizowanie i opłacenie noclegów w innym, pobliskim miejscu. 

Dodatkowo zostaje kwestia ustalenia, którzy goście mają pierwszeństwo do zatrzymania rezerwacji, co tylko dodatkowo podniesie napięcie. Nawet jeśli uda nam się załagodzić sytuację, bardzo możliwe jest, że czeka nas negatywna opinia w internecie. Warto więc zrobić wszystko, aby uniknąć tych nieprzyjemnych sytuacji a jeśli już się wydarzyły to zrobić wszystko, aby się nie powtórzyły.

Skąd się bierze overbooking? 

W biznesie opartym na gościnności warto być widocznym w wielu miejscach. Docieranie do potencjalnych gości z różnych stron przekłada się na większe obłożenie apartamentu i pomaga w rozwoju. Jednak to właśnie mnogość źródeł rezerwacji oraz brak odpowiednich narzędzi do ich zarządzania, są najczęstszymi przyczynami overbookingu. Serwisy rezerwacyjne, różne kanały social media, strony internetowe, polecenia — z tych wszystkich miejsc napływają do nas rezerwacje, często w jednym czasie. Różnorodność kanałów sprzedaży to oczywiście dobra rzecz w biznesie opartym na gościnności. Niestety niezwykle łatwo jest popełnić błąd, kiedy w sposób manualny kontrolujemy nowe rezerwacje, a system z jakim pracujemy, pozbawiony jest automatycznej synchronizacji z portalami rezerwacyjnymi. 

Jak uniknąć overbookingu? 

Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów z nałożonymi rezerwacjami w przyszłości jest korzystanie z odpowiednich narzędzi. W dzisiejszych czasach system rezerwacji zintegrowany z portalami takimi jak Booking.com czy Airbnb.com to podstawa i absolutny must-have dla gospodarzy obiektów noclegowych każdego rodzaju. Dzięki zaawansowanej technologii, rezerwacje dokonane za pośrednictwem zewnętrznych stron natychmiast pojawią się w Twoim kalendarzu rezerwacji, nie pozwalając Ci przypisać nowych gości do zajętego wcześniej terminu. 

BedBooking pomoże Ci uniknąć overbookingu

Przykładem takiego narzędzia jest BedBooking, który poza dedykowanym kalendarzem rezerwacji, posiada również szereg funkcji i ułatwień w codziennym prowadzeniu obiektu noclegowego. Niekwestionowaną zaletą jest też fakt, że system pozwala na prowadzenie własnego kanału sprzedaży noclegów za pośrednictwem własnej strony internetowej lub profili social media. Rozwiązanie to jest zautomatyzowane tak jak rezerwacje przez znane portale, jednak w tym przypadku jest wolne od prowizji, dzięki czemu więcej pieniędzy trafia do naszego portfela. Nie ma też potrzeby instalacji BedBooking na komputerze, jest to aplikacja i w pełni bezpieczna strona www, a nie program do rezerwacji noclegów. Jeśli obawiasz się samodzielnej sprzedaży noclegów poprzez system rezerwacji, koniecznie przeczytaj ten artykuł.