Pakiet powitalny dla gości – co powinien zawierać (Aktualizacja)

Pakiet powitalny dla gości, nazywany też zestawem powitalnym lub welcome packiem, to niewielki zestaw produktów i informacji, który czeka na gości po przyjeździe do apartamentu, domku lub pensjonatu. Najczęściej zawiera kawę i herbatę, wodę, coś słodkiego lub lokalny przysmak, podstawowe kosmetyki oraz kartkę powitalną z hasłem do Wi-Fi i poleceniami z okolicy. Pakiet nie jest obowiązkowy i nie zastępuje standardowego wyposażenia, ale to jeden z najtańszych sposobów na dobre pierwsze wrażenie.

Ilu gości, tyle osobowości, pasji, stylów życia i oczekiwań od wymarzonego urlopu. Doskonale o tym wie każdy przedsiębiorca zajmujący się wynajmem krótkoterminowym czy wynajmem wakacyjnym.

W jaki sposób zoptymalizować swoją ofertę, aby udało się być na tyle uniwersalnym, żeby wpasować się w wiele gustów, a jednocześnie na tyle oryginalnym, żeby oferta wyróżniała się na tle innych? W tym artykule poruszymy temat przygotowania zestawu powitalnego dla gościa oraz wyposażenia, które powinno być w standardzie, aby dopełnić naszą ofertę wynajmu.
Z artykułu dowiesz się, co włożyć do pakietu powitalnego, ile on kosztuje, jak dopasować go do typu obiektu i gości oraz czego lepiej do niego nie wkładać.

Od czego zacząć przygotowanie pakietu powitalnego?

Zacznij od pytania: czego Ty byś oczekiwał na miejscu swoich gości? Co może im się przydać, a co miło ich zaskoczy? Możliwości jest wiele, a oczekiwania gości zmieniają się z czasem. Kiedyś wystarczył numer alarmowy i hasło do Wi-Fi. Dziś goście oczekują więcej, a inne obiekty w okolicy też starają się ich przyciągnąć.

Pakiet nie musi być duży ani drogi. Może mieć formę kosza, pudełka albo tacy, a może to być po prostu kilka rzeczy ułożonych na stole obok kartki powitalnej. Najlepiej sprawdza się połączenie trzech elementów: czegoś do zjedzenia lub wypicia na pierwszy wieczór, praktycznych drobiazgów na wypadek, gdyby gość czegoś zapomniał, oraz informacji, które ułatwią mu pobyt.

Pakiet powitalny a podstawowe wyposażenie – czym się różnią?

Podstawowe wyposażenie to rzeczy, które gość zakłada z góry, rezerwując nocleg. Jeśli czegoś z tej listy zabraknie, odczuje to jako brak, a nie jako mniejszy prezent. Do podstawowego wyposażenia obiektu na wynajem krótkoterminowy należą m.in.:

• dostęp i bezpieczeństwo: klucze lub kod do zamka, regulamin obiektu, numery alarmowe, kontakt do gospodarza, apteczka,
• sypialnia i łazienka: czysta pościel, ręczniki, suszarka do włosów, papier toaletowy, mydło do rąk,
• kuchnia: naczynia, sztućce, garnki, czajnik, płyn do naczyń, gąbka i ściereczka,
• informacje: hasło do Wi-Fi, instrukcje obsługi pralki, kuchenki czy klimatyzacji, zasady segregacji śmieci, godziny zameldowania i wymeldowania,
• czystość: podstawowe środki czystości, worki na śmieci, zapasowa rolka papieru.

Nie jest to jednak pakiet powitalny, a standard, którego goście oczekują w każdej nieruchomości na wynajem krótkoterminowy. Pakiet powitalny to wartość dodana: coś, czego gość nie musi dostać, ale co realnie wpływa na jego zadowolenie z pobytu.

Co włożyć do pakietu powitalnego? Lista produktów

Po długiej podróży zawsze miło jest dotrzeć do miejsca, które jest już dla nas przygotowane. Każdy gość z pewnością doceni fakt, że gospodarz poświęcił czas na przygotowanie pakietu powitalnego i odpowiednie wyposażenie domu, aby urlop minął miło i komfortowo. W zestawie powitalnym warto umieścić podstawowe akcesoria przydatne na pierwsze dni, jak mydło, szampon, pasta do zębów, kilka torebek herbaty i odrobina kawy. Poza tym często w wyposażeniu uwzględnia się podstawowe rzeczy wyposażenia każdego domu, takie jak parasol lub wiatrak, zestaw do sprzątania i płyn do naczyń. Zupełnie dodatkowe elementy takie, jak świeże kwiaty w wazonie czy miseczka z owocami lub słoik z ciastkami – to mały, ale dostrzegany przez gości szczegół, który może wiele zmienić w ich opinii na temat Twojej oferty.

Poniżej znajdziesz listę, od której możesz zacząć. Nie musisz wkładać do pakietu wszystkiego, wystarczy wybrać po jednej lub dwie rzeczy z każdej grupy.

Napoje i przekąski

• kawa, herbata i cukier w porcjach,
• 2 butelki wody,
• czekolada, ciastka lub inny słodki drobiazg,
• kilka owoców sezonowych.

Kosmetyki i drobiazgi praktyczne

• kosmetyki: szampon, żel pod prysznic, mydełko,
• pasta do zębów na wypadek, gdyby gość zapomniał swojej,
• chusteczki higieniczne.

Akcent lokalny

• miód, konfitura lub sok od lokalnego wytwórcy,
• regionalny ser lub ciasteczka z pobliskiej piekarni,
• krótka informacja, skąd pochodzą produkty i gdzie można je kupić.

Kartka powitalna i lokalny przewodnik

Nie tylko zestaw powitalny zadowoli gości po przybyciu do miejsca zakwaterowania. Istnieją również inne opcje, dzięki którym podróżni poczują się jak w domu. Dobrym pomysłem jest wyposażenie nieruchomości w mapy, gazetki reklamowe i ulotki okolicznych miejsc, atrakcji, restauracji i wszystkiego, co może ułatwić gościom dotarcie do ciekawych miejsc. Chociaż obecnie wszystkie informacje są w zasięgu ręki, dostępne w internecie, nie ma to jak „miejsca z polecenia”. Goście będą wdzięczni, że zadbałeś optymalnie o ich czas wolny, sugerując ciekawe lokalne punkty.

Na kartce powitalnej warto umieścić:

• hasło do Wi-Fi i numer kontaktowy do gospodarza,
• 3-5 poleconych miejsc w okolicy: kawiarnię, piekarnię, restaurację, sklep czynny do późna,
• krótkie powitanie z imieniem gościa.

Ile kosztuje pakiet powitalny? 3 warianty budżetu

Gospodarze korzystający z BedBooking powtarzają nam, że pakiet powitalny nie musi być drogi, żeby zrobić dobre pierwsze wrażenie. Z ich doświadczeń wynika, że najważniejsze jest dopasowanie zawartości do długości pobytu i do tego, kim są goście. Poniżej znajdziesz trzy warianty pakietu, których zawartość opracowaliśmy na podstawie tego, co nasi klienci najczęściej przygotowują dla swoich gości. Orientacyjny koszt na jeden pobyt dla 2 osób wyliczyliśmy na podstawie cen w sklepach internetowych.

Darmowy gest powitalny: wystarczy kilka słów
Pakiet powitalny nie musi niczego kosztować. Jeden z naszych klientów wita gości odręcznie napisanym liścikiem: kilkoma ciepłymi słowami powitania, zostawionymi na stole w apartamencie. To gest prosty i darmowy, a dla gości bardzo miły. Po długiej podróży czują, że ktoś na nich czekał i pomyślał o nich osobiście, a nie tylko przygotował lokal do kolejnej rezerwacji. W czasach wiadomości wysyłanych automatycznie odręczne pismo wyróżnia się jeszcze bardziej. Wystarczy imię gościa, krótkie „cieszę się, że jesteście” i jedno polecenie z okolicy, np. ulubiona kawiarnia gospodarza.

*Ceny orientacyjne, brutto, odczytane w sklepach internetowych

Koszt pakietu najlepiej wliczyć w cenę noclegu albo w opłatę za sprzątanie, zamiast traktować go jako osobny wydatek. Wariant premium sprawdza się przy dłuższych pobytach, okazjach takich jak rocznica, urodziny czy podróż poślubna oraz przy gościach powracających. Przy krótkich pobytach, np. jednej lub dwóch nocach, wystarczy wariant podstawowy z jednym lokalnym akcentem, na przykład małą konfiturą albo regionalnym ciasteczkiem.

Jak obniżyć koszt pakietu?

• Kupuj produkty w opakowaniach zbiorczych.
• Wybieraj kosmetyki w opakowaniach zbiorczych zamiast miniatur z drogerii.
• Nawiąż współpracę z lokalnymi wytwórcami, np. pszczelarzem, gospodarstwem czy serowarem. Regularny odbiór kilku słoików to dobry argument do negocjacji ceny, a goście dostają produkt z historią.

Pakiet powitalny w apartamencie, domku, agroturystyce i glampingu

Zawartość pakietu warto dopasować do charakteru obiektu. Inne potrzeby ma gość w miejskim apartamencie, a inne rodzina w domku nad jeziorem.

Apartament w mieście

• kawa, herbata i cukier w porcjach, 2 butelki wody,
• kartka z hasłem do Wi-Fi, instrukcją wejścia do budynku i 3-5 poleconymi miejscami w okolicy,
• coś słodkiego na pierwszy wieczór,
• kosmetyki, jeśli goście przyjeżdżają tylko z bagażem podręcznym.

Zarządzasz kilkoma lokalami w mieście? Zobacz, jak działa program dla apartamentów.

Domek na wynajem

• zestaw na pierwsze śniadanie: kawa, herbata, konfitura,
• lokalny przysmak, np. miód z pobliskiej pasieki,
• latarka na wieczorne spacery,
• środek na komary w sezonie letnim,
• gra planszowa lub karty na deszczowy dzień.

Wynajmujesz domki? Sprawdź program dla domków na wynajem.

Agroturystyka

• produkty z własnego gospodarstwa: jajka, miód, konfitura, ser,
• kartka z informacją, kiedy można odwiedzić zwierzęta lub wziąć udział w pracach w gospodarstwie,
• przepis na regionalne danie lub ciasto,
• drobny upominek do zabrania, np. słoiczek konfitury lub mydło od lokalnej wytwórczyni.

Szukasz inspiracji? Przeczytaj nasze pomysły na atrakcje w agroturystyce i zobacz program dla agroturystyki.

Glamping

• kakao lub herbata na chłodny wieczór,
• środek na komary,
• latarka lub lampka czołowa,
• mapka okolicznych szlaków i punktów widokowych,
• coś słodkiego do ogniska.

Prowadzisz glamping lub camping? Zobacz program dla glampingów i campingów.

Zestaw powitalny dla rodzin z dziećmi, par, gości z psem i gości biznesowych

Kilka dopasowanych dodatków sprawi, że pakiet będzie wyglądał na przygotowany specjalnie dla tych gości.

• Rodziny z dziećmi: kolorowanka i kredki, soczek lub owoce, lista atrakcji dla dzieci w okolicy.
• Pary: kwiaty w wazonie, lokalny przysmak do wspólnej kolacji, polecana restauracja lub punkt widokowy na zachód słońca.
• Goście z psem: przysmak dla psa, miska na wodę, worki na odchody, lista miejsc do spacerów i lokali przyjaznych psom.
• Goście biznesowi: woda, kawa, informacja o prędkości Wi-Fi, ładowarka lub listwa przy biurku, polecana kawiarnia, w której można popracować.

Informacje o tym, kto przyjeżdża (dzieci, pies, okazja), najprościej zebrać w wiadomości wysłanej przed przyjazdem. Wystarczy jedno krótkie pytanie, żeby pakiet trafił w potrzeby gości.

Czego nie wkładać do pakietu powitalnego?

• Alkoholu. Nie wiesz, czy gość pije alkohol, czy jest pełnoletni i czy nie prowadzi auta. Lepiej postawić na lokalny sok lub herbatę.
• Produktów z alergenami bez oznaczenia. Jeśli coś przygotowujesz sam, dołącz kartkę ze składem (orzechy, gluten, mleko, jaja).
• Szybko psującej się żywności. Zwłaszcza jeśli gość może przyjechać późnym wieczorem, a pakiet stoi poza lodówką.
• Otwartych i przepakowanych produktów. Goście powinni widzieć oryginalne opakowanie z datą ważności.
• Nadmiaru plastiku i gadżetów. Jeden przemyślany drobiazg robi lepsze wrażenie niż kilka zbędnych przedmiotów.
• Rzeczy, które powinny być w standardzie. Papier toaletowy, ręczniki czy płyn do naczyń to wyposażenie obiektu, a nie prezent.

Jak pakiet powitalny wpływa na opinie gości?

Pakiety powitalne to obecnie nie jest już nowość i coś szczególnie oryginalnego, a turyści oswoili się z faktem, że często czeka na nich w nieruchomościach wakacyjnych jakiś pakiet produktów na dobry początek urlopu. Tym samym ich oczekiwania dotyczące pakietów powitalnych wciąż rosną i często nie są spełniane, co generuje uczucie, którego najbardziej obawiają się wynajmujący: niezadowolenie gości.

W sektorze turystycznym temat wyposażenia domu wakacyjnego oraz rodzaj i zawartość pakietów powitalnych nie jest w żaden sposób ustandaryzowany, co oznacza, że można wykazać się kreatywnością i wykorzystać to, jako doskonały sposób, aby wyróżnić swoją ofertę na tle konkurencji.

Pakiety powitalne są wartością dodaną w relacjach z klientami i tak powinniśmy uzasadniać ich sens. Zauważalnie poprawiają opinię gości oraz ich wrażenia z wakacji. Zobacz też, jak pozyskiwać opinie gości na portalach noclegowych.

„Gość w dom, Bóg w dom”

Polskie przysłowie mówiące o wartości gościnności ma swoje odpowiedniki w niemal wszystkich językach świata. Nic w tym dziwnego, to zasada nakazująca gospodarzom serdeczne i gościnne podejmowanie przybyłych. W wynajmie wakacyjnym, nawet jeżeli korzystając z aplikacji do zarządzania wynajmem Twój kontakt z gośćmi jest minimalny lub żaden, pamiętaj, że to Ty jesteś gospodarzem, a drobne gesty w kierunku swoich gości zawsze będą docenione – tym bardziej w przypadku wynajmu wakacyjnego. Aby zadbać o doskonałe pierwsze wrażenie pomyśl o pakiecie powitalnym w każdym z wynajmowanych przez Ciebie nieruchomości.

Czy w zestawie powitalnym, czy też w stałym wyposażeniu – przekąski i napoje w niewielkich ilościach są miłym gestem w stronę gości. Ważne jest, aby zrozumieć, że ludzie, którzy decydują się na pobyt w domu wakacyjnym, chcą mieć prywatność i komfort mieszkania, ale jednocześnie nie zapominać, że oczekują pewnych udogodnień. Pozostawienie im przekąsek lub napojów umili pierwszy dzień pobytu.

To jeden z tych szczegółów, które sprawiają, że czujemy się jak w domu od pierwszego momentu przybycia do naszej wakacyjnej nieruchomości. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz – złota zasada, którą należy kierować się, dopieszczając do najmniejszego elementu nieruchomość dla naszych gości. Najlepszym marketingiem jest zadowolenie gości, a o tym, jak prowadzić tani marketing obiektu noclegowego, piszemy osobno. To oni najszczerzej i najskuteczniej promują Twoją ofertę, a okazana im gościnność poprzez przygotowaną nieruchomość i jej odpowiednie wyposażenie spełni swoją rolę w zakresie realizacji potrzeb klienta.

FAQ