¿Cómo elegir un administrador de propiedades?

Revisar calendarios de reservas, comunicarse con los huéspedes, gestionar redes sociales: administrar un apartamento turístico implica una gran variedad de responsabilidades. Si tienes más de una propiedad en alquiler, o combinas esta actividad con otras obligaciones profesionales, tarde o temprano podrías enfrentarte a un nuevo desafío: contratar a un administrador de propiedades. ¿Qué deberías tener en cuenta al tomar esta decisión? ¿Puede una gestión profesional ayudarte a aumentar tus ingresos por alquiler?

¿Por qué vale la pena contratar a un administrador de propiedades?

¿Administrar apartamentos turísticos? Claro, en lugares como Gdańsk, Łeba o Zakopane, pero ¿por qué contratar estos servicios en ciudades más pequeñas? Esta forma de pensar es bastante común entre muchos propietarios. Y es un error. La industria del turismo en Polonia sigue creciendo, y los viajeros no solo eligen los grandes centros turísticos, sino también pueblos más pequeños y tranquilos. A esto se suman los viajes para asistir a conciertos o eventos deportivos en distintas partes del país, lo que refuerza la necesidad de contar con alojamientos bien pensados. Una buena oferta de alquiler siempre atraerá a los huéspedes. Y tú debes ofrecerles un servicio de la más alta calidad.

Gestionar una red de propiedades o incluso una sola pensión suele requerir la colaboración de un equipo. Dada la cantidad de responsabilidades que implica el alquiler a corto plazo, es fácil cometer pequeños errores que, a largo plazo, pueden resultar costosos. Un administrador con experiencia puede asumir muchas de tus tareas, ayudándote a ahorrar tiempo y dinero. Su función incluye optimizar los costos de la propiedad y aumentar los ingresos por alquiler. ¿Ya te estás encargando de todo perfectamente? Excelente. Pero si sientes que te vendría bien una mano extra (y una opinión experta), contratar a un administrador profesional podría ser una decisión inteligente. ¿Trabajas a tiempo completo? Incluso si solo tienes una propiedad en alquiler, un negocio de agroturismo o alquilas un estudio por cortas temporadas, es difícil encargarse de todo por cuenta propia, especialmente durante la ajetreada temporada de verano. La lista de tareas es larga: no se trata solo de gestionar reservas o contactar con los huéspedes. Si realmente quieres que tu alquiler sea rentable, también debes ocuparte del marketing, redes sociales, una web con sistema de reservas, e incluso considerar la colaboración con un diseñador de interiores. Si no tienes conocimientos en estas áreas y no puedes delegar tareas a familiares o amigos, contratar a un profesional puede ser la mejor solución. Un administrador de alquileres a corto plazo tiene el conocimiento y la experiencia necesarios para afrontar los diversos desafíos del sector turístico.

¿Cuáles son las responsabilidades de un administrador de propiedades?

El alcance habitual de responsabilidades de un administrador de alquileres a corto plazo incluye el manejo de plataformas OTA (Agencias de Viajes Online), la actualización de calendarios de reservas y un apoyo general en la gestión del alojamiento. Esto, por supuesto, abarca la comunicación con los huéspedes, ya sea por correo electrónico, teléfono o incluso en persona si es necesario. Quizás ya hayas alquilado tu propiedad a personas cuya estancia no te dejó buenos recuerdos. Un administrador se encarga de verificar previamente a los inquilinos y, cuando es necesario, gestiona el cobro de pagos, las indemnizaciones por daños causados por los huéspedes o el incumplimiento del reglamento interno. La administración del alojamiento también incluye la coordinación con los servicios de limpieza. El administrador programa las fechas de limpieza, define las tareas a realizar y revisa el estado del inmueble tras la limpieza. También se encarga de mantener el buen estado técnico del edificio, detectando averías grandes y pequeñas, contratando especialistas para repararlas y elaborando informes de mantenimiento. Además, puede asesorarte sobre inversiones rentables o recomendar qué zonas del apartamento convendría renovar o mejorar.

Según lo establecido en el contrato con el administrador, también puedes delegarle otras tareas como gestionar la correspondencia con proveedores de servicios públicos o la comunidad de vecinos, realizar pagos de facturas recurrentes y ocuparse de los asuntos fiscales del alquiler.

El administrador de alquileres a corto plazo también es muy valioso en la planificación presupuestaria y la estrategia de precios. Vale la pena escuchar sus sugerencias o incluso dejarle toda esa responsabilidad mientras supervisas los resultados. Un profesional se centra en maximizar los beneficios: lanza promociones, garantiza una buena ocupación a lo largo del año y reacciona ante los cambios del sector turístico. Sus funciones también pueden incluir la gestión de redes sociales, la administración de la página web del alojamiento y la interacción con los seguidores (como responder a críticas negativas o tener en cuenta sugerencias de los huéspedes sobre servicios adicionales).

Si no tienes tiempo o experiencia en estas tareas, deja que tu administrador se encargue del contacto con el diseñador de interiores y el fotógrafo. Recuerda que un profesional conoce las últimas tendencias y entiende qué buscan y esperan los clientes. Además, suele contar con colaboradores de confianza, lo que le permite obtener mejores precios para sesiones fotográficas o decoración. ¿Quieres alquilar tu propiedad a empresas o agencias para sesiones comerciales? Un administrador experimentado sabrá exactamente a quién contactar.

¿Cómo encontrar un buen administrador de propiedades?

Buscar colaboradores suele ser un proceso desafiante y que requiere tiempo. Vale la pena invertir ese esfuerzo para asegurarte de elegir a alguien que no solo tenga conocimientos y experiencia en el sector, sino que también sea de confianza. LinkedIn, los perfiles comerciales en Google y las páginas web personales son algunas de las plataformas más comunes donde los administradores de propiedades publicitan sus servicios. Ya sea en Sopot, Świnoujście, Zakopane o Karpacz, normalmente los administradores operan en grandes ciudades y destinos turísticos populares, pero también puedes encontrar profesionales calificados en localidades más pequeñas. Explora foros especializados y grupos del sector en redes sociales; tal vez encuentres a alguien que trabaje con una agencia o persona de confianza y pueda darte una recomendación.

Al seleccionar un administrador, compara el rango de responsabilidades que ofrecen los distintos candidatos. Pide ver su portafolio y que te describan su experiencia en el sector. Una buena práctica es reunirse en persona con cada uno de ellos. Durante esas reuniones, pide ver las tasas de ocupación actuales de las propiedades que gestionan, así como su estrategia para aumentar los ingresos de tu alojamiento.

¿Colaboración con una agencia o administrador contratado a tiempo completo?

Todo propietario de alojamientos turísticos se pregunta si es mejor trabajar con una agencia o contratar a una persona a tiempo completo. No tomes tu decisión solo en función del precio – aunque vale mencionar que trabajar con una agencia suele ser una opción más económica. También ten en cuenta las temporadas altas – las agencias suelen contar con equipos más amplios y pueden garantizar un servicio profesional. Si estás considerando a alguien que trabaja por cuenta propia, averigua si gestiona otras propiedades. Si es así, pregúntale cómo maneja las fechas de alta demanda como Nochevieja, festivos o fines de semana largos, y si está disponible en esas fechas.

¿Ya has elegido a tu colaborador? Asegúrate de tener un contrato bien estructurado que detalle claramente las responsabilidades del administrador. Puedes consultar a un abogado para que te ayude (en muchas ciudades se ofrecen asesorías legales gratuitas para residentes). En cuanto a la remuneración, los administradores suelen recibir un pago basado en comisiones. ¿Quieres evaluar el desempeño de tu nuevo administrador? Puedes recurrir a la técnica del “cliente misterioso”: pídele a un amigo o familiar de confianza que reserve una estancia y te dé su opinión sobre la experiencia.

Las vacaciones de invierno no son solo actividades al aire libre. Cuando el clima no acompaña, o si los huéspedes simplemente quieren mantenerse en interiores, es útil tener una lista de actividades bajo techo. Los acuarios de Wrocław o Gdynia, o una visita al museo, son excelentes opciones para toda la familia. Durante las vacaciones de invierno, muchos museos y centros culturales organizan talleres especiales para niños, obras de teatro y colonias urbanas. Los cines proyectan películas interesantes, y los salones de juegos, boleras e incluso piscinas cubiertas ofrecen entretenimiento familiar. Algunas actividades son gratuitas, mientras que otras requieren solo una tarifa simbólica. Consulta las listas actualizadas en los Puntos de Información Turística o Cultural. Algunas atracciones están pensadas solo para niños – lo que convierte ese tiempo en una oportunidad para que los padres descansen, exploren la ciudad o disfruten de un café en tranquilidad.

Cómo elegir al administrador de propiedades adecuado

• decide si prefieres colaborar con una agencia o contratar a un empleado a tiempo completo
• explora ofertas de servicios en foros especializados, LinkedIn, y pide recomendaciones a contactos de confianza del sector
• da prioridad al conocimiento y la experiencia antes que al precio del servicio
• agenda entrevistas para revisar el portafolio de cada candidato
• revisa las tasas de ocupación de las propiedades actualmente gestionadas por los candidatos
• pide a los candidatos que propongan un plan para aumentar los ingresos de tu alojamiento
• define claramente el alcance de las responsabilidades del administrador
• acuerda la estructura de la remuneración
• prepara un contrato formal de colaboración
• protege tus intereses incluyendo una cláusula de rescisión anticipada en el contrato