Estadísticas al servicio de la empresa – en un sector de alquiler a corto plazo 

Una idea de negocio no lo es todo

El negocio propio es una forma de vida. Como escribió Adam Mickiewicz en “Oda a la juventud”: “Eres tu propio timón, marinero y embarcación”. Llevar un negocio es una forma de proteger la situación financiera propia y familiar, y también una gran oportunidad de autorrealización. Las ideas y las finanzas no lo son todo. El éxito debe ganarse mediante el desarrollo constante de la empresa. Por ejemplo, una búsqueda constante de nuevos clientes, optimizar los costos operativos o reaccionar rápidamente a los cambios en el entorno empresarial.

Esa parece ser una receta fácil para el éxito, pero ¿cómo se ve en realidad?

Toma de decisiones basada en datos

Los datos son todo menos información y hechos. Los datos pueden tomar diferentes formas: números, marcas, textos, gráficos, imágenes o sonidos. En principio, nos describen las características de cualquier cosa o fenómeno que podemos procesar mentalmente o por computadora.

Estamos recopilando y procesando datos, sin siquiera ser conscientes de ello. La recopilación de datos se refiere a los diversos aspectos de la empresa, incluidos:

• actividades de operación
• el comportamiento de los clientes
• resultados de las campañas de marketing
• producción
• gestión de la cadena de suministro
• procedimientos de organización del trabajo
• etc.

La diferencia radica en cómo usamos estos datos. ¿Los recopilamos, los archivamos o tomamos una decisión en función de ellos? (DDDM).

Para una decisión basada en sus datos, siga estos pasos:

1. Defina los datos que atestigua el éxito de su empresa.
2. Determine la fuente de donde obtendrá esta información.
3. Comience a recopilar datos y archivarlos.
4. Realice análisis de datos.
5. Tome una decisión basada en datos.

Las Matemáticas en alquiler de corta duración deben sumar

Ya sea que alquile pisos, habitaciones de huéspedes o casas enteras, está administrando un negocio con fines de lucro. En principio, es matemática simple: ingresos menos costos.

¿Qué datos en estas dos áreas son cruciales?

Ingresos por alquileres a corto plazo

En primera instancia, debemos darnos cuenta de:

• ¿A quién va dirigida nuestra oferta de alojamiento? (cliente)
• ¿Qué servicios queremos brindar a los huéspedes? (gama de servicios)
• ¿Nuestra oferta es competitiva en el mercado? (precio)
• ¿Cómo atraemos a nuestros huéspedes? (canales de marketing/ventas)
• ¿hacia dónde se dirige el mercado de alquiler a corto plazo? (tendencias)

Cliente– nuestro huésped del hotel al que le presta la mayor atención todos los días. ¿El cliente de sus sueños son todos los que le alquilan un alojamiento?

Merece la pena definir quiénes son sus huéspedes. Gracias a ello, por ejemplo, sabrá si debe dirigirse a las estancias familiares (parejas con niños), a los clientes de negocios o a los jóvenes. ¿Cuál es el destino de su viaje: vacaciones, viaje turístico, escapada a la ciudad o viaje de negocios? ¿Es un cliente nativo o quizás extranjero? ¿De dónde viene? (turismo local/doméstico/extranjero). ¿Con cuanto dinero viaja? ¿Va a ahorrar dinero o el dinero juega para él un papel secundario, y lo que importa primero es divertirse?

¿Es un huésped que vuelve a mi establecimiento de alojamiento? Muchas más preguntas similares le permitirán crear su propio personaje de marketing, estrechamente relacionado con las otras áreas.

Gama de servicios– dado que tenemos nuestro propio cliente de ensueño, podemos crear para él una oferta de alojamiento a medida. Equipamos adecuadamente las habitaciones (por ejemplo, cama individual o doble), los espacios comunes (por ejemplo, parque infantil, jacuzzi) y las atracciones para nuestros huéspedes (por ejemplo, paquete de bienvenida para parejas, alquiler de bicicletas, guías locales), etc.

Sabemos si debemos apuntar a alquileres de vacaciones (por ejemplo, estancias de 7 o 14 días), alquileres de fin de semana (viernes – domingo), o estamos disponibles para una semana completa. El uso de restricciones de reserva puede ser útil a este respecto.

Precio– uno de los elementos más delicados de la oferta de alojamiento, que repercute directamente en los ingresos. Una oferta de precio bien adaptada, para el huésped del hotel, es solo una pieza del rompecabezas. Debemos recordar, que no somos los únicos anfitriones que ofrecemos alojamiento en esta zona. A la hora de fijar los precios, también debemos tener en cuenta las ofertas de nuestros competidores, así como indicadores macroeconómicos como el poder adquisitivo, la inflación, el tipo de cambio o las tasas de desempleo (por ejemplo, una oferta de alojamiento dirigida a los clientes menos pudientes, que se produzca en situaciones de alto desempleo y alta inflación, puede resultar no rentable).

Marketing de la instalación de alojamiento/canales de venta– Ya que sabemos a quién nos dirigimos con la oferta de alojamiento, tenemos que deliberar ahora, sobre cómo vamos a llegar a nuestros clientes potenciales. ¿Será a través de la propia página web del establecimiento de alojamiento, de un portal de publicidad, de un portal turístico dedicado en el que colocaremos nuestra tarjeta de visita, o quizás de servicios OTA dedicados como Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, etc.? No olvidemos la posición establecida de los modernos medios sociales y también la prensa tradicional, conferencias, ferias, o dejar folletos en la oficina de turismo local. Además, será muy útil elaborar un embudo de ventas para su oferta que ilustre el recorrido de un visitante potencial.

Tendencias de alquiler a corto plazo– El mundo está cambiando día a día, así como nuestro entorno empresarial. Las nuevas tecnologías nos permiten implementar ideas, que no hace mucho tiempo eran una imaginación muy lejana, por ejemplo, la mejora en la tecnología nos ayudó a crear un calendario de reservas en BedBooking, que el anfitrión siempre tiene consigo y puede compartir con sus compañeros de trabajo mientras está lejos de la instalación de alojamiento. Las generaciones humanas (por ejemplo, los Baby Boomers, la Generación XYZ) ven el mundo de manera muy diferente, viven según valores diferentes y usan otros medios para comunicarse, etc.

Además de eso, también hay todo tipo de eventos diversos, como eventos políticos, económicos, industriales o pandémicos que afectan directamente el comportamiento de las personas. Si estos comportamientos van en una dirección determinada, se aclaran y solidifican su posición, podemos hablar de una tendencia. Lo que nos debe interesar son las tendencias actuales en turismo, alquiler a corto plazo y marketing.

Es bueno saber dónde fluye el dinero de los huéspedes del hotel, qué fuentes son fructíferas para nosotros y cuáles no.

Ejemplo de estructura de ingresos para alquileres a corto plazo

Ventas de alojamiento por fuente de reserva:

• directo (por ejemplo, teléfono, correo electrónico, recepción)
• sitio web (por ejemplo, motor de reservas: el huésped realiza una reserva a través del sitio web del establecimiento de alojamiento)
• OTA: agencias de viajes en línea (por ejemplo Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, etc.)
• portales de viajes/tarjetas de visita en línea (por ejemplo, noclegowo.pl, slowhop.pl, meteor- turystyka.pl, nocowanie.pl, etc.)
• portales de publicidad (por ejemplo, OLX, doba.pl, etc.)
• redes sociales (por ejemplo, Facebook)
• publicidad pagada (por ejemplo, Google Ads, Facebook Ads)
• otro (no mencionado anteriormente)
• Costos de funcionamiento de una instalación de alojamiento

Lo más importante es elaborar la estructura de gastos de una empresa. La estructura de costos será ligeramente diferente para cada empresa, ya que esto se debe a las características específicas de la empresa y las normas fiscales. En principio, se pueden destacar algunos elementos clave:

• Salarios de los empleados (a tiempo parcial o de temporada)
• Medios, energía, gas, agua, calefacción
• Suministros de limpieza (por ejemplo, higiene, lavado, limpieza, lavavajillas, etc.)
• Tarifas fijas (por ejemplo, internet, teléfono, TV, VOD, etc.)
• Equipos (por ejemplo, muebles, electrodomésticos, teléfonos, accesorios varios: equipos de cocina, decoraciones, sábanas, etc.)
• Gastos relacionados con el automóvil (por ejemplo, combustible, inspección de servicio, reparaciones)
• Infraestructura de IT (por ejemplo, equipo informático, licencia de software, servicios de alojamiento, etc.)
• Seguros (por ejemplo, propiedad, funcionamiento de un negocio, automóvil, etc.)
• Fondo de renovación (por ejemplo, para reparaciones diarias o inversiones planificadas)
• Marketing (por ejemplo, anuncios pagados, comerciales, anuncios de marketing)
• Comisiones y cargos (bancarios, transacciones sin efectivo, revendedores)
• Otros costos operativos (por ejemplo, la compra de bienes y servicios esenciales para el funcionamiento de la empresa)
• Créditos
• Impuestos

El carácter del mercado de alquiler a corto plazo

La industria del alquiler a corto plazo es relativamente joven. Es por eso que los anfitriones y la industria tomaron prestados algunos indicadores de la industria hotelera, que muestran la condición del negocio.

Reservaciones– el número de reservas en un determinado período de tiempo, o porcentaje de:

• Terminadas
• Canceladas

Indicador general, que nos informa sobre las ventas totales o posibles cambios en el comportamiento del cliente. Si la tasa de reservas canceladas comienza a aumentar, tómelo como una señal de alerta y vea cuál es el motivo. Esta puede ser la primera señal de que se avecinan tiempos difíciles para su negocio (cf. cancelaciones durante la pandemia de Covid – 19).

Ocupación– El número de días ocupados de alojamiento vendido durante un período de tiempo determinado. Se calcula como un porcentaje, dividiendo la cantidad de días de habitaciones vendidas por la cantidad de días de disponibilidad general de habitaciones.

Según investigaciones sobre cadenas hoteleras, la ocupación anual óptima es del 60 – 65%. Lo que puede afectar esa tarifa es la estacionalidad, las tendencias, la efectividad de las ventas o la exclusión de habitaciones durante la renovación.

Es un indicador clave, que informa sobre la efectividad de nuestras actividades de marketing y/o ventas. Si la tasa de ocupación es baja, significa que los ingresos también serán bajos. Entonces es el momento adecuado para considerar qué se puede hacer para aumentar la ocupación (por ejemplo, buscar nuevas formas de llegar a los clientes o considerar cambiar la política de precios mediante la aplicación de promociones o la introducción de una duración mínima de las estancias).

ADR (Tarifa diaria promedio, por sus siglas en inglés): una medida de la tarifa promedio pagada por las habitaciones vendidas, calculada dividiendo los ingresos por habitaciones entre las habitaciones vendidas.

Es un indicador de eficiencia utilizado para medir la solidez de los ingresos generados. Es útil para observar tendencias estacionales y compararse con la competencia. ADR se puede utilizar para tomar decisiones estratégicas, como el uso de promociones para aumentar la ocupación o aumentar los precios para maximizar los ingresos.

RevPAR (Ingresos por habitación disponible, por sus siglas en inglés): a diferencia del ADR, este indicador se calcula dividiendo los ingresos obtenidos de las habitaciones vendidas por el número total de días de disponibilidad de habitaciones.

Ese indicador presenta una descripción general de cuán eficiente es la instalación, tiene en cuenta la ocupación y la tasa de rendimiento promedio de la habitación. Ese indicador puede ser útil para determinar la rentabilidad de los estándares de habitaciones individuales. Sin embargo, el RevPAR no es perfecto, ya que no incluye los ingresos generados por servicios adicionales (por ejemplo, catering, alquiler de equipos adicionales) y los costos por habitación ocupada CPOR.

LOS (Duración de la estadía, por sus siglas en inglés) – Duración promedio de la reserva: el número total de noches en reservas vendidas, dividido por el número de reservas.

Una LOS baja significa una reducción de la rentabilidad debido al aumento de los costes laborales, por ejemplo, el manejo del número de clientes, los servicios de limpieza o el consumo de artículos de limpieza, etc. En ese caso, vale la pena considerar modificar la oferta de alojamiento promoviendo estancias más largas.

Ventana de reserva– nos muestra con cuánta antelación se ha realizado la reserva. Es la diferencia entre la fecha de la reserva y la fecha de entrada.

Conocer esta información nos permite comprender mejor el comportamiento de los huéspedes cuando el negocio comienza a moverse. Gracias a eso, al refinar la estrategia de precios y preparar campañas de marketing adecuadas a tiempo, estaremos listos para el aumento de la demanda.

Reseñas de los huéspedes– uno de los indicadores más simples de la calidad de los servicios ofrecidos en un establecimiento de alojamiento. Los huéspedes pueden compartir sus comentarios y valoraciones en sitios web como Booking.com o Airbnb, en el perfil de la empresa en las redes sociales (por ejemplo, Facebook), en su perfil empresarial en Google o en el libro de visitas que se deja en el alojamiento.

Es muy importante seguir las valoraciones y lo más importante las opiniones de los huéspedes.

Gracias a los comentarios proporcionados, puede descubrir rápidamente qué les molesta y qué pensamientos e ideas tienen para una estadía en su alojamiento que les brinde satisfacción y una sonrisa en sus rostros.

Hay muchos más indicadores utilizados en la industria de la hospitalidad que podrían resultar útiles cuando se opera en el mercado de alquiler a corto plazo. Entre estos, puede encontrar términos como:

CPOR (Coste Por Habitación Ocupada, por sus siglas en inglés) – informa sobre la rentabilidad de la habitación, teniendo en cuenta los gastos incurridos, tanto fijos como variables.

GOPPAR (Utilidad Bruta de Operación por Habitación Disponible, por sus siglas en inglés) – (ya sea que la habitación esté alquilada o no). Muestra la eficiencia general, incluidos los costos incurridos.

ARPAR (Ingresos ajustados por habitación disponible, por sus siglas en inglés) – refleja la rentabilidad media de una habitación, teniendo en cuenta los ingresos generados por el alojamiento y los servicios complementarios (por ejemplo, paquetes de bienvenida, estacionamiento, etc.) y los costos incurridos. Es más preciso que RevPAR.

Ahora ya sabe qué datos le informan sobre su camino hacia el éxito o el fracaso. El siguiente paso es medirlos para que sepas cómo se ve tu negocio en este momento. A continuación, debe establecer objetivos para datos e indicadores individuales que medirán su éxito o le indicarán que administrar este negocio simplemente no será rentable. Además, también puede utilizar, por ejemplo, KPI (indicador clave de rendimiento) u OKR (objetivo y resultados clave).

Transformación digital en la industria del alquiler a corto plazo

Si maneja su negocio a la antigua usanza, con una hoja de papel, un bolígrafo y una calculadora, obtener datos para calcular varios indicadores requerirá mucho trabajo y estará plagado de errores.

El desarrollo de la industria TI en su sentido más amplio (computadoras, redes informáticas, software, tecnologías de miniaturización) ha contribuido al fenómeno de la digitalización o digitalización. ¿Cómo se ve ese fenómeno en su forma más simple? En lugar de anotar la reserva en un práctico calendario de papel, simplemente está agregando esa información a un programa informático dedicado (nombre y apellido del huésped, fechas de reserva, precio de la estadía, pago por adelantado, etc.) lo único que es cambiando aquí, es el soporte de datos y la forma de ingresar la información.

¿Cuáles son los mayores beneficios de esto?

• varios accesos a la información (diferentes personas tienen acceso a la misma información al mismo tiempo, no necesitan sacar de sus manos un calendario tradicional con las reservas)
• búsqueda rápida de información (por ejemplo, por el nombre del cliente, número de teléfono, dirección de correo electrónico, número de reserva, número de factura, etc.)
• Los datos, cuando se ingresan una vez, se pueden usar en varios lugares (por ejemplo, el precio del alojamiento se presenta en la oferta, establece el precio final de la estadía, es importante para liquidar las cuentas con los huéspedes por la estadía y, al mismo tiempo, el mismo precio se incluirá en un informe financiero que resuma el mes)
• operaciones matemáticas rápidas y sin fallas (las computadoras suman, multiplican, dividen, comparan rápidamente y no cometen ningún error aritmético o lógico en el proceso mencionado)
• cambio rápido de la forma de presentación y visualización de datos (por ejemplo, en forma de declaración, lista, tabla, gráfico o comparación, según la necesidad)
• acceso inmediato a estados de cuenta e información (ej. no tienes que esperar a que un contador te resuma el mes, puedes generar un comparativo de ingresos y gastos en cualquier momento)

Fuentes de datos en alquileres a corto plazo

Dependiendo de sus necesidades, probablemente tendrá que obtener datos de varias fuentes de datos separadas. ¿Por qué? Porque cada área de negocio está muy especializada. Cada software incluye necesidades específicas, como publicidad versus contabilidad.

Los datos se pueden dividir debido a su accesibilidad:

• Datos internos, que se aplican a su empresa
• Datos externos, que se relacionan principalmente con su industria y región de actividad comercial y son una referencia para usted

Los productos o sitios web colocados a continuación son solo un ejemplo de las fuentes de datos y no constituyen soluciones cerradas y exhaustivas a este tipo. Su publicidad no es mi objetivo, sino presentar a la clase el software disponible. Los productos que se presentan a continuación tienen sus alternativas, y su elección debe depender de las preferencias individuales del empresario.

Marketing para instalaciones de alojamiento

• Análisis de tráfico del sitio web: Google Analytics, Hotjar, Amplitude.
• Visibilidad del sitio web en Internet: Senuto, Semrush.
• Campañas de publicidad online: Facebook Ads, Google Ads.

Venta de alojamiento y servicios adicionales

• Registros de ventas: informes de caja, recibos, facturas, etc.
• Flujos de caja: banca electrónica, operadores de pago (terminales de pago, pagos en línea) por ejemplo, Polcard, Elavon, Przelewy24.pl, PayPal, PayU).
• Informes: software de facturación, software de contabilidad, sistema de gestión de reservas como BedBooking, portales de ventas OTA como Airbnb, Booking.com.

Costos

• Registros de gastos: facturas, boletas, recibos, etc.
• Entradas de caja y comisiones: banca electrónica, operadores de pago, monederos electrónicos, portales de venta OTA como Airbnb, Booking.com, sistema de gestión de reservas como BedBooking.
• Informes: software de facturación, software de contabilidad.

El carácter del mercado de alquiler a corto plazo

• Sistema de gestión de reservas: por ejemplo BedBooking
• Portales de venta OTA: por ejemplo, Airbnb, Booking.com, VRBO.
• Portales de viajes: TripAdvisor, Nocowanie.pl
• Tarjetas de visita del sitio web: perfil de la empresa en Google, perfil de la empresa en Apple, perfil de la empresa en Facebook.

Tendencias en el mercado de viajes

• Indicadores macroeconómicos: Eurostat, GUS, US Census Data and Statistics.
• Indicadores de la industria: AirDNA, Airbitics, AllTheRooms, PriceLabs, Wheelhouse.
• Tendencias turísticas / sectoriales / informes: Organización Mundial del Turismo de las Naciones Unidas, AirDNA, portales de opinión online, blogs, prensa especializada, programas de TV, podcasts, canales de YouTube, etc.
• Grupos de comunidades anfitrionas: Facebook, Community Booking.com, Airbnb Community Center.
• Ministerios y legislaturas: Ministerio de Deporte y Turismo, Ministerio de Desarrollo y Tecnología, Ministerio de Finanzas, Revisión de borradores de reglamentos, Comisión Europea.
• Marketing: Adweek.com, marketingweek, SprawnyMarketing, Brief.pl, Ahrefs Blog, Marketingdive.com.

Análisis de datos en la industria hotelera

Al tener los datos, debe asegurarse de que todo esté en orden, que los datos estén actualizados, completos, en el formato correcto (por ejemplo, ¿texto o número?), ordenados, organizados, etc.

Si utiliza un software de computadora dedicado, que informa y calcula indicadores, gran parte del trabajo se realizará automáticamente.

Sin embargo, si se requiere hacer resúmenes más avanzados que combinen datos de múltiples fuentes, el software de hoja de cálculo como Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets y el conocimiento básico del uso de fórmulas pueden ser útiles. Los gráficos de líneas, los diagramas de columnas o los diagramas circulares son muy útiles para analizar datos y compararlos entre períodos. El alquiler a corto plazo es una industria estacional, por lo que es beneficioso realizar un seguimiento de los indicadores individuales en varias instantáneas:

• de los días de la semana, para que puedas saber qué días son los más populares entre los visitantes y cuáles no.
• semanalmente, lo que le permite identificar rápidamente cualquier anomalía y perturbación estacional para que pueda tomar medidas inmediatas.
• mensualmente, porque te presenta las tendencias de forma anual y te muestra cuál fue el desempeño del negocio desde la perspectiva del año anterior.
• anual, que le permite tener una visión a más largo plazo de la salud de su negocio.

Lo esencial es comparar los datos individuales con períodos anteriores en su propia empresa. Esto lo ayudará a saber si los cambios en el servicio ofrecido, la estrategia de precios y la campaña promocional generarán mayores ingresos.

Es bueno comparar sus resultados con los de sus competidores en la industria a través del llamado benchmarking. Un objetivo importante para un empresario debe ser crear una ventaja competitiva. Comparar sus resultados con los de la competencia, o con los del sector en general, le permite determinar cómo se comporta su empresa en el mercado. Por ejemplo, analizando las valoraciones de las estancias de sus huéspedes, podrá saber si sus servicios de alojamiento son mejores que los de su vecino. Si la situación económica ha mejorado, el tráfico de turistas en su región ha aumentado en un 10%, ¿también ha aumentado su número de huéspedes en un 10%? Si no es así, es muy probable que haya perdido su oportunidad. Es bueno que eche la vista atrás y analice qué ha pasado exactamente, qué tipo de medidas se han tomado para aprovechar la oportunidad en el mercado, cuáles han funcionado, cuáles no, y qué puede hacer al respecto.

Como puede ver estas diversas métricas, sus valores, comparaciones y declaraciones, debe darse cuenta de lo que significan para usted. ¿Qué áreas requieren de usted más atención? Por ejemplo, con altos costos de limpieza por habitación y una estadía promedio de 2 días, ¿tal vez sea bueno considerar implementar una estadía mínima de 3 días y aumentar sus tarifas de alojamiento?

¿Sería una buena idea? Nunca sabrá si no lo hace, y si no volverá a rastrear estos indicadores en los próximos períodos.

Esta es la toma de decisiones basada en datos. Sabrás qué funciona y qué no. No estás confiando en tus sentimientos e imaginación o en los buenos consejos de tus amigos. Al realizar un seguimiento de las estadísticas y las métricas, elige las direcciones para mejorar su negocio y ve el reflejo de las decisiones que toma.

Por supuesto, no todas las decisiones que tomes serán correctas. El objetivo principal de tomar decisiones basadas en datos es minimizar el riesgo de cometer un error. El riesgo de fracaso es una parte integral del negocio y debe aceptarse como norma. Sin embargo, ahora tiene nuevos datos a su disposición, lo que le permite tomar otra decisión sobre qué hacer a continuación al respecto. Ya no estás vagando a ciegas en la oscuridad. Tiene muchas señales de tráfico a su alrededor, que le informan cómo llegar a su destino.

Conclusión

El éxito de la empresa es posible si se toman decisiones basadas en datos. De lo contrario, se puede contar con un golpe de suerte en la lotería… ¿quizás un día me toque ese premio gordo?

A primera vista, trabajar con datos puede parecer muy complicado, esto es normal, cualquier cosa nueva nos hace tener más o menos miedo al cambio. Debe tratar los datos como combustible para su negocio: invierta su tiempo y dinero en ellos. Con el tiempo, se volverá más eficiente, comenzará a experimentar y los resultados superarán sus expectativas.

Al elegir fuentes de datos, concéntrese en soluciones que puedan crear automáticamente informes, extractos y gráficos. Cuantos más informes o gráficos útiles tenga el software, menos tiempo necesitará para ‘trabajar con datos’ manualmente, de esta manera ganará tiempo extra para actividades, que al final del día apoyarán el desarrollo de su negocio. También debes prestar atención a la opción de exportar datos a archivos externos en formato CSV o XLSX. Gracias a las hojas de cálculo, importará rápidamente los datos y los conectará sin tener que volver a escribir esa información manualmente.

Para cumplir con las expectativas de los empresarios que alquilan apartamentos, habitaciones de huéspedes, alojamientos de agroturismo, casas de vacaciones, etc. El equipo de BedBooking está trabajando intensamente en una nueva pantalla de estadísticas. La nueva funcionalidad será una fuente central de conocimiento sobre la eficacia y la eficiencia de las actividades de los anfitriones.