Los errores más comunes que cometen los propietarios de viviendas de alquiler a corto plazo. ¿Cómo evitarlos?

A menudo destacamos en nuestros artículos lo duro que es el negocio del alquiler a corto plazo. Aunque para muchos, invertir en propiedades de alquiler es una de las formas más atractivas de inversión, este negocio es extremadamente exigente. Requiere conocimientos, mucho trabajo sistemático (incluso físico) y un excelente conocimiento del sector.

Atraer huéspedes y obtener comentarios positivos es un verdadero reto. Además, a los propietarios les esperan sorpresas en forma de errores que, aparentemente insignificantes, pueden llegar a desanimar a los huéspedes de la oferta. Imaginemos, por ejemplo, que la oferta parece en las fotos como sacada de un catálogo de interiorismo, porque los creativos propietarios han utilizado fotos atmosféricas y bonitas de un diseño similar, pero compradas por Internet, mientras que en realidad han invertido en mobiliario básico, muebles de calidad mediocre, y el servicio deja a veces mucho que desear.

Un escenario que es realmente real, estas situaciones nos pasan a nosotros, a nuestros amigos y no son casos aislados. Por lo tanto, si está comenzando su aventura con los alquileres a corto plazo o ya ha tenido algunos contratiempos, este artículo le mostrará cómo evitar los errores típicos y conseguir huéspedes satisfechos que vuelvan.

Comunicación con los huéspedes en los alquileres de corta duración

La comunicación con los huéspedes es la base del éxito de un alquiler. Es su oportunidad de causar una buena «primera impresión». Si consigue que el huésped se sienta atendido con profesionalidad y obtiene respuestas rápidas, útiles y específicas mientras aún está en el proceso de elegir una oferta, tendrá la oportunidad de conseguir no sólo una reserva satisfactoria y comentarios positivos que atraerán a más huéspedes, sino también un cliente habitual que volverá para aprovechar su oferta. Al mismo tiempo, debe ser consciente de que los retrasos y la falta de respuesta pueden hacer que un cliente se sienta ignorado y opte por un competidor, lo que sin duda no tendrá un buen efecto en la reputación de su establecimiento ni en su calendario de reservas.

Tomemos como ejemplo una situación en la que un huésped solicita acceso Wi-Fi porque es importante para él poder trabajar en línea desde su piso de alquiler, y sólo recibe respuesta al cabo de unos días. Mientras tanto, es posible que el cliente elija otro lugar para alojarse entre la multitud de ofertas, con lo que no sólo perderá la reserva, sino también una valiosa oportunidad de forjarse una reputación positiva y una relación a largo plazo. Responder a las preguntas en cuestión de minutos u horas puede ser crucial y ayudar a establecer ese primer hilo de confianza. Afortunadamente, hay formas de agilizar el proceso y evitar los errores de comunicación que pueden desanimar a los huéspedes potenciales.

¿Cómo evitar un error de comunicación con su visitante?

Acelere las respuestas: Aprovechar las herramientas de comunicación, como el software de reservas, es una forma sencilla de mejorar el contacto con los huéspedes. Un ejemplo de ello es la aplicación BedBooking, que permite enviar mensajes de bienvenida, así como respuestas a las preguntas más frecuentes. Con este sistema, el huésped obtiene confirmación instantánea de la reserva y acceso a información básica como, por ejemplo, cómo abrir la puerta, cómo aparcar o dónde encontrar las tiendas más cercanas. Con BedBooking, puede crear plantillas de mensajes que se enviarán de forma más eficiente, ahorrando tiempo y permitiendo una comunicación fluida con los huéspedes. De este modo, las plantillas de mensajes no sólo le liberarán de preguntas repetitivas, sino que también generarán confianza con los huéspedes, que se sentirán atendidos profesionalmente desde el primer momento.

Crear una guía: En lugar de responder a cada pregunta individualmente, prepare una guía detallada para los huéspedes que esté disponible en la propiedad o que se envíe automáticamente antes de la llegada en forma de .pdf o presentación. Dicha guía puede incluir una sección de FAQ (preguntas más frecuentes), indicaciones sobre cómo llegar, normas de la casa y recomendaciones locales. También puede incluir información práctica, como normas de uso de los electrodomésticos o instrucciones de seguridad. La guía evita preguntas que en realidad ya existen, y los huéspedes agradecerán poder acceder fácilmente a información importante, lo que aumentará su nivel de comodidad y repercutirá positivamente en su valoración de la estancia.

Aplicaciones de reservas: Las apps, como BedBooking, ayudan a recordar a los huéspedes su reserva, la hora de entrada y otros aspectos importantes. BedBooking es más que un simple calendario: es un auténtico «asistente inteligente» para todo anfitrión. Con esta herramienta, obtendrá un control total sobre su propiedad y recordatorios que eliminarán el estrés de sus tareas diarias. Por ejemplo, BedBooking le recordará el próximo check-in de un huésped, le notificará el impago de una estancia e incluso le recordará que limpie antes de que lleguen nuevos huéspedes. El sistema también le permite compartir tareas con su personal, asegurándose de que todo el mundo sabe cuáles son sus responsabilidades, ya sea limpiar, preparar las camas o comprobar las existencias en la cocina.

Plantillas de mensajes: En lugar de perder tiempo enviando mensajes manualmente, BedBooking ofrece la posibilidad de crear plantillas de mensajes totalmente personalizables. Esta práctica solución permite una comunicación rápida y personalizada sin riesgo de errores. Puede crear fácilmente plantillas de mensajes con etiquetas dinámicas que incluyan automáticamente el nombre del huésped, la fecha de entrada o el precio de la estancia. Este tipo de personalización hace que sus huéspedes se sientan especiales y apreciados, y usted obtiene la seguridad de que toda la información necesaria se ha comunicado de forma profesional.

Con soluciones como BedBooking, gestionar la comunicación se convierte en algo sencillo e intuitivo. A los anfitriones les encanta este «asistente inteligente» que se ocupa de la organización y automatiza los procesos con precisión, mientras que los huéspedes reciben respuestas rápidas y un servicio personalizado, lo que se traduce en valoraciones más altas y mejores comentarios.

Preparación inadecuada de la propiedad

Pago – exijo – un pensamiento constante de los huéspedes, con razón, por cierto. Al llegar a una propiedad, los huéspedes esperan encontrar aquello por lo que han pagado. Si, a su llegada, encuentran una cocina sucia, una silla rota o muebles sin encanto y desajustados, tiene usted garantizada una opinión negativa.

¿Cómo evitar este error?

• Limpieza regular: Merece la pena contratar un servicio de limpieza profesional para cuidar detalles como rincones limpios, ropa de cama fresca y el olor adecuado. Si se ocupa usted mismo de la limpieza de sus propiedades de alquiler a corto plazo, al menos cada pocas semanas, invierta en un equipo de limpieza con el material adecuado. Sus huéspedes lo notarán y lo agradecerán.
• Mantenimiento continuo: Todos los elementos de una propiedad se desgastan, especialmente con una alta ocupación. Compruebe periódicamente el estado del mobiliario, los electrodomésticos y las instalaciones. En lugar de esperar a que un huésped le comunique un problema, inicie usted mismo las reparaciones: evitará la insatisfacción de sus huéspedes.
• Decoración y estética: Detalles como plantas vivas en macetas o cuadros, carteles o fotos interesantes en las paredes pueden hacer que un lugar parezca más acogedor. Los visitantes suelen fijarse en el ambiente de un interior y es más probable que vuelvan a espacios estéticamente agradables y bien cuidados. También es una forma estupenda de hacer que su propiedad destaque.

Mala gestión del calendario de reservas

Si el calendario de reservas no está sincronizado o no se gestiona con la debida diligencia, puede darse la situación de que dos grupos diferentes de huéspedes estén esperando la misma plaza. ¿Por orden de llegada? Por desgracia, es poco probable que los huéspedes aprecien el «ambiente de supervivencia» y la lucha por el alojamiento acabe probablemente en comentarios negativos.

¿Cómo evitar este error?

• Sincronice su calendario: Si publica una propiedad en varias plataformas, asegúrese de que sus calendarios están sincronizados. Muchos programas de reservas, como BedBooking, ofrecen la opción de actualizar automáticamente la disponibilidad.
• Sea sistemático: Establezca una política regular de comprobación de su calendario, especialmente durante la temporada turística alta. Si no está seguro de su organización, considere la posibilidad de trabajar con un gestor de alquileres o una empresa externa que se encargue de las reservas.
• Aplicaciones de reservas: Si elige un software de reservas de eficacia probada, se asegurará de que su calendario se actualiza automáticamente y evitará sorpresas desagradables. Compruebe lo que la aplicación BedBooking puede ofrecerle para mejorar su negocio.

Oferta no acorde con la realidad

A pesar de las apariencias, éste es uno de los errores más comunes. Buen marketing, sí; mentir y colorear, no. «Piso acogedor con vistas al mar» suena muy bien… hasta que resulta que sólo se ve el mar con prismáticos. La realidad a veces puede ser demasiado cruel para los huéspedes que se sienten engañados. Cuando la oferta no se corresponde con la realidad, los huéspedes pueden dejar reseñas poco halagüeñas que ahuyentan a más compradores.

¿Cómo evitar este error?

• Honestidad en la descripción: Cuando describa su propiedad, sea sincero. Indique tanto las ventajas como los inconvenientes (por ejemplo, información sobre la falta de ascensor). Los visitantes aprecian más la sinceridad que las sorpresas incómodas.
• Fotos realistas: Las fotos profesionales son importantes, pero procure que no sean demasiado exageradas. En lugar de subir los colores, opte por una luz natural que capte el aspecto real del interior.
• Actualizaciones periódicas: Si cambias el mobiliario o añades nuevos elementos, asegúrate de actualizar las fotos y la descripción. Los visitantes apreciarán la actualidad del anuncio y puede que se interesen más por los nuevos servicios.

Falta de flexibilidad en la entrada y salida

Los huéspedes aprecian poder ajustar sus horarios de llegada o salida, especialmente si llegan tarde por la noche o tienen que abandonar el establecimiento temprano. Un enfoque demasiado rígido puede desanimarles y también afectar a la valoración final de su estancia.

¿Cómo evitar este error?

• Flexibilidad en la entrada y la salida: Ofrezca un sistema de autofacturación, como una cerradura electrónica o una caja fuerte con llave. Así los huéspedes tendrán más libertad y se sentirán más cómodos.
• Póngase en contacto con el personal de limpieza: Decida de antemano qué horarios son los más adecuados para preparar la propiedad después de cada huésped. De este modo, podrás ofrecer horarios más flexibles sin preocuparte por no tener tiempo suficiente para preparar el piso.

Precios de alquiler inadecuados

«¡Demasiado caro!», «algo barato (?)» – tantas personas, tantas opiniones, ya lo sabes. Fijar precios puede ser todo un reto, sobre todo si no tienes experiencia en alquileres a corto plazo. Los precios demasiado bajos pueden reducir sus beneficios, mientras que los precios demasiado altos pueden ahuyentar a los huéspedes potenciales. Entonces, ¿cómo encontrar el justo medio?

¿Cómo evitar este error?

• Análisis de la competencia: Comprueba regularmente los precios de ofertas similares en la zona y ajusta tu precio a su nivel. Puedes utilizar herramientas analíticas o funciones de sugerencia de precios disponibles en algunos programas informáticos de reservas.
• Ajuste los precios a la temporada: La temporada de verano, las vacaciones o los puentes son momentos en los que puedes subir los precios. Sin embargo, recuerde que no debe exagerar, ya que los huéspedes pueden revisar las ofertas de la zona y elegir una opción más barata.
• Introduzca descuentos: Los descuentos para estancias más largas o las reservas de última hora son una forma de atraer huéspedes durante los periodos de menor ocupación.

Más arriba hemos esbozado algunos de los errores más comunes que cometen los propietarios de alojamientos de alquiler a corto plazo. Parecen familiares y lógicos, pero a veces todo el mundo cae en la trampa de la austeridad, la indisposición temporal o la sobrecarga de responsabilidades. Sin embargo, no merece la pena dejarse llevar. La clave del éxito en los alquileres a corto plazo es comprender las necesidades de sus huéspedes y evitar errores básicos. La comunicación, la preparación adecuada del piso, la coherencia de la oferta y la flexibilidad son las bases que le permitirán atraer huéspedes y labrarse una buena reputación.