Prebukiranost – što je to i kako ju izbjeći?

Prebukiranost je zastrašujuć prizor za gotovo svakog domaćina nekog smještajnog objekta. Ako ste to doživjeli na teži način, najbolje znate koliko može biti stresno i kobno za sam posao. Ako vam datum nije poznat, vrijedi ga bolje upoznati i pobrinuti se da koristite prave alate. Fenomen prebukiranosti na taj će način zaobići vaš hotel, pansion ili kuću za iznajmljivanje.

Prebukiranost – što to znači? 

Prebukiranost, ili “over-sale”, je fenomen u kojem je prihvaćeno više rezervacija za određen datum nego što ih je moguće ostvariti. Taj izraz često koriste zrakoplovne kompanije i veliki hoteli. I jedni i drugi ovu praksu svakodnevno koriste zbog statistike otkazivanja. Prebukiranost omogućuje hotelima da minimiziraju gubitak nastao otkazivanjem rezervacija, a zrakoplovne tvrtke mogu prodati više karata no što je sjedala u zrakoplovu.

Iako veliki hoteli svjesno koriste ovu proceduru i ubiru njene prednosti, vlasnici malih objekata trebali bi pod svaku cijenu izbjegavati nametnute rezervacije. One mogu učiniti više štete nego koristi. U slučaju malih pansiona, prebukiranost je uzrokovana ljudskom pogreškom i odabirom neprikladnih alata, a ne namjernim radnjama.

Prebukiranost – kako se nositi s njome?  

Nažalost, prebukiranost za vlasnike malih smještajnih objekata ima samo neugodne posljedice i predstavlja problematičnu situaciju koju je potrebno ublažiti. U slučaju brze identifikacije duple rezervacije, odnosno njene detekcije prije nego dođu gosti, postoji puno više mogućnosti. Telefonski poziv kao isprika, ponuda za prijenos rezervacije na neki drugi datum ili financijska kompenzacija u obliku npr. popusta. Ova bi rješenja trebala pomoći, iako vaši gosti ionako vjerojatno neće biti oduševljeni.

Ponekad, međutim, postanemo svjesni pogreške tek kada gosti iz obje rezervacije dođu u isto vrijeme. Takva je situacija povezana s neizbježnim sukobom, a gosti budu jako uznemireni.

Prebukirali ste svoju smještajnu jedinicu. Što napraviti?

Prvo, ostanite mirni i što prije s gostima dogovorite zadovoljavajuće rješenje. Budite iskreni i transparentni sa svojim gostima. U ovakvim slučajevima povrat pologa nije dovoljno dobro rješenje. Također treba razmotriti i dodatne oblike nadoknade, kao što su:

• bonovi za popuste, 
• besplatan smještaj,
• ili organiziranje i plaćanje smještaja u okolici.  

Osim toga, pitanje određivanja koji gosti imaju prednost za zadržavanje rezervacije samo će dodati napetosti. Čak i ako uspijete izgladiti situaciju, vrlo je lako moguće da ćete se susresti s negativnim mišljenjima na internetu. Zato, učinite sve što možete kako biste izbjegli ove neugodne situacije, a ako su se već dogodile, onda učinite sve kako se ne bi ponovile.

Odakle dolazi prebukiranost?

U poslu koji se temelji na ugostiteljstvu, vrijedi biti vidljiv na mnogim mjestima. Dopiranje do potencijalnih gostiju s različitih strana dovodi do veće popunjenosti smještajnih jedinica i pomaže u razvoju. Međutim, mnoštvo izvora rezervacija i nedostatak odgovarajućih alata za upravljanjem najčešći su razlozi prebukiranosti. Web stranice za rezervacije, razni kanali društvenih mreža, web stranice, preporuke – primamo rezervacije sa svih strana, često istovremeno. Naravno, imati niz prodajnih kanala dobra je stvar u ugostiteljskom poslu. Nažalost, lako je pogriješiti prilikom ručnog kontroliranja novih rezervacija, a sustav s kojim radimo lišen je automatske sinkronizacije s portalima za rezervacije.

Kako izbjeći prebukiranost?  

Korištenje pravih alata najbolji je način za izbjegavanje problema s budućim rezervacijama. U današnje je vrijeme, rezervacijski sustav integriran s portalima kao što su Booking.com ili Airbnb.com je osnova i apsolutni must-have za domaćine svih vrsta smještajnih objekata. Štoviše, zahvaljujući naprednoj tehnologiji, rezervacije napravljene putem vanjskih web stranica odmah se pojavljuju u vašem kalendaru rezervacija, sprječavajući da se novi gosti dodijele već prethodno rezerviranom datumu.  

BedBooking će vam pomoći izbjeći prebukiranost

Primjer jednog takvog alata je BedBooking, koji, osim namjenskog kalendara rezervacija ima i nekoliko funkcija i pojednostavljenja u svakodnevnom vođenju smještajnih objekata. Neupitna prednost je što sustav omogućuje vođenje vlastitog kanala prodaje smještaja putem web stranice ili profila na društvenim mrežama. Ovo je rješenje automatizirano, poput rezervacija preko poznatih portala. Ipak, u ovom slučaju je bez plaćanja provizije, pa više novaca završi u vašim novčanicima. Također, nema potrebe za instalacijom BedBookinga na računalu. To je aplikacija i potpuno sigurna web stranica, a ne program za rezervaciju smještaja.