Jak skutecznie zarządzać wynajmem krótkoterminowym: praktyczne wskazówki dla właścicieli nieruchomości

Wynajem krótkoterminowy staje się coraz bardziej popularną formą dochodu dla właścicieli nieruchomości. Branża ta przynosi przedsiębiorcom liczne korzyści, ale również stawia przed nimi wiele wyzwań. Zarządzanie obiektem, komunikacja z gośćmi, a także kwestie prawne i organizacyjne to tylko niektóre z obszarów, w których wynajmujący muszą się sprawnie poruszać. W odpowiedzi na potrzeby naszych użytkowników, razem z zespołem specjalistów Bedbooking postanowiliśmy zebrać najczęściej pojawiające się pytania i problemy, z jakimi borykają się właściciele. Stworzyliśmy praktyczny poradnik, który cyklicznie będzie pojawiał się na naszej stronie, aby pomóc wam skutecznie zarządzać wynajmem i rozwiązywać bieżące, istotne problemy.

1. Późne wymeldowanie: jak sobie z tym poradzić?

Jednym z częstych problemów, z którymi borykają się wynajmujący, jest późne wymeldowanie gości. Sytuacje, w których goście nie opuszczają obiektu na czas, mogą prowadzić do opóźnień w przygotowaniu nieruchomości dla kolejnych rezerwacji, co z kolei może skutkować negatywnymi opiniami lub koniecznością zaoferowania zniżek.

Jak sobie z tym radzić?

1. Wyraźna polityka wymeldowania: upewnij się, że zasady dotyczące godzin wymeldowania są jasno określone w opisie oferty i przypominane gościom przed ich przyjazdem. Możesz również wysłać wiadomość z przypomnieniem dzień przed wymeldowaniem.
2. Elastyczność godzin wymeldowania za dodatkową opłatą: oferuj opcję późnego wymeldowania za dodatkową opłatą. Ustalenie konkretnej kwoty może zachęcić gości do wcześniejszego poinformowania o swoich planach i pozwoli Ci lepiej zaplanować sprzątanie i przygotowanie obiektu.
3. Przewidzenie zapasowych godzin dla ekipy sprzątającej: jeśli istnieje możliwość, aby zarezerwować zapasowe godziny dla ekipy sprzątającej lub kolejnych gości – zrób to. Możesz także przeanalizować zorganizowanie możliwości czasowego przechowania bagażu gości w przypadku, gdy wymeldowanie się opóźni.
4. Stosowanie kaucji: wprowadzenie kaucji zwrotnej może zmotywować gości do przestrzegania ustalonych godzin wymeldowania. W przypadku późniejszego wymeldowania, część kaucji może zostać potrącona na pokrycie dodatkowych kosztów.

2. Jak potwierdzić liczbę gości? Sposób na zapytanie o ilość pościeli

Dokładne ustalenie liczby gości, którzy będą korzystać z wynajmowanej nieruchomości, jest kluczowe dla zapewnienia odpowiedniego komfortu i przygotowania obiektu. Jednak goście nie zawsze dokładnie informują o liczbie osób, co może prowadzić do nieprzyjemnych niespodzianek.

Jak potwierdzić liczbę gości?

1. Bezpośrednie pytanie: podczas komunikacji z gośćmi, na przykład po potwierdzeniu rezerwacji, możesz zapytać o dokładną liczbę osób, które będą przebywać w obiekcie. Dobrym sposobem jest zapytanie, ile kompletów pościeli i ręczników będzie potrzebnych. To subtelne pytanie pozwala uniknąć nieporozumień i pokazuje troskę o komfort gości.
2. Formularz rejestracyjny: możesz wprowadzić wymóg wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego przed przyjazdem, w którym goście będą musieli podać liczbę osób oraz ich dane kontaktowe. Taki formularz może być przesyłany drogą elektroniczną i z łatwością włączony do procesu rezerwacji.
3. Opłata za dodatkowe osoby: ustal wyraźną politykę dotyczącą dodatkowych opłat za każdego dodatkowego gościa powyżej określonej liczby. Przejrzystość w tym zakresie pomoże uniknąć sytuacji, w której goście przybędą z większą liczbą osób, niż zadeklarowano przy rezerwacji. Podobnie w przypadku zwierząt. Jeśli przewidujesz możliwość goszczenia psów, kotów i innych pupili – nie zapomnij o opłacie dodatkowej. Futrzasty gość to zawsze ciut więcej sprzątania.
4. Kontrola na miejscu: jeśli osobiście przekazujesz klucze lub odbierasz je od gości, to dobry moment, aby zweryfikować liczbę osób w grupie. Możesz także poprosić swoją ekipę sprzątającą o zgłaszanie, jeśli zauważą więcej zużytej pościeli czy ręczników niż przewidywano.

3. Zapachy w pomieszczeniach: jak utrzymać świeżość?

Przyjemny zapach w pomieszczeniach to jeden z elementów, który wpływa na ogólne wrażenie gości z pobytu. Niezależnie od tego, jak dobrze urządzony jest obiekt, nieprzyjemne zapachy mogą zniechęcić gości i wpłynąć na negatywne recenzje. Zapach nie powinien być intensywny, ani drażniący – kadzidełka nie sprawdzą się w tej roli. Najlepiej zainwestować w pachnące środki czystości, które pozostawia przyjemną woń, a także wysokiej jakości zapachy do wnętrz o neutralnym, świeżym zapachu.

Jak zadbać o świeżość w pomieszczeniach?

1. Regularne wietrzenie: upewnij się, że pokoje są regularnie wietrzone, zwłaszcza po wyjeździe gości. Wietrzenie pomaga usunąć zastałe powietrze i nieprzyjemne zapachy, takie jak te powstałe po gotowaniu czy paleniu. Ułatwia także pozbycie się wilgoci zebranej w łazienkach czy kuchni.
2. Użycie neutralizatorów zapachów: inwestuj w wysokiej jakości neutralizatory zapachów, które nie tylko maskują nieprzyjemne zapachy, ale je eliminują. Ważne jest jednak, aby unikać zbyt intensywnych i sztucznie pachnących odświeżaczy powietrza, które mogą być drażniące dla gości.
3. Świeże pościel i ręczniki: zapewnienie świeżo wypranej pościeli i ręczników to podstawa. Warto zwrócić uwagę na detergenty, które nie pozostawiają intensywnego zapachu, co mogłoby być uciążliwe dla osób wrażliwych na zapachy. Sama czystość pościeli pozwala docenić jej zapach.
4. Czystość sprzętu AGD: regularne czyszczenie sprzętu kuchennego, zwłaszcza lodówek, mikrofalówek czy piekarników, zapobiega powstawaniu nieprzyjemnych zapachów. Należy również dbać o odpływy w zlewach i łazienkach, używając preparatów zapobiegających zaleganiu nieczystości.
5. Rośliny oczyszczające powietrze: warto zainwestować w rośliny, które naturalnie oczyszczają powietrze, takie jak skrzydłokwiat czy aloes. Zadbane, dodają nie tylko świeżości, ale i estetyki wnętrzu.

4. Sprzątanie: jak często sprzątać przy dłuższym pobycie?

Zarządzanie harmonogramem sprzątania to kolejny ważny aspekt wynajmu krótkoterminowego. Różne długości pobytów wymagają różnych podejść, aby zapewnić gościom komfort i zachować standardy czystości.

Jak organizować sprzątanie?

1. Sprzątanie po krótkich pobytach: bez względu na długość pobytu, każdorazowo po wyjeździe gości, obiekt powinien być gruntownie posprzątany przed przyjazdem kolejnych gości. To obejmuje zmianę pościeli, ręczników, sprzątanie łazienki, kuchni i innych pomieszczeń.
2. Sprzątanie przy dłuższych pobytach: przy dłuższych pobytach (ponad tydzień), warto zaoferować sprzątanie w trakcie pobytu, na przykład raz w tygodniu. Możesz to uwzględnić w cenie lub zaoferować jako dodatkową usługę. Regularne sprzątanie nie tylko zapewnia komfort gościom, ale także pomaga w utrzymaniu nieruchomości w dobrym stanie.
3. Dostępność środków czystości: upewnij się, że goście mają dostęp do podstawowych środków czystości, takich jak płyny do mycia naczyń, odkurzacz, mop, worki na śmieci czy tabletki do zmywarki. Daje im to możliwość samodzielnego utrzymania porządku podczas pobytu.
4. Komunikacja z gośćmi: informuj gości o dostępnych opcjach sprzątania i ustal, czy życzą sobie sprzątania podczas ich pobytu. Jasna komunikacja w tym zakresie pomoże uniknąć nieporozumień i zapewni, że goście będą zadowoleni z poziomu czystości.

5. Podatek lokalny (klimatyczny): jak zarządzać poborem i dokumentacją

Podatek klimatyczny to dodatkowy koszt, który często jest pobierany przez lokalne władze od turystów. Zwykle jest to niewielka opłata, ale jej prawidłowe naliczenie i rozliczenie jest kluczowe dla zgodności z przepisami.

Jak zarządzać podatkiem klimatycznym?

1. Wliczenie w cenę: najprostszym sposobem jest wliczenie podatku klimatycznego w cenę noclegu. Dzięki temu goście nie będą musieli martwić się o dodatkowe opłaty, a ty unikniesz konieczności zbierania drobnych kwot. Upewnij się jednak, że informacja o wliczeniu podatku jest jasno przedstawiona w ofercie. Obecni turyści dobrze wiedzą o konieczności płacenia takiego podatku, dlatego nie jest on dla nich dużym zaskoczeniem.
2. Pobieranie na miejscu: jeśli podatek klimatyczny jest pobierany osobno, zadbaj o to, aby goście byli tego świadomi przed przyjazdem. Możesz poprosić o pozostawienie określonej kwoty w gotówce na miejscu. Ważne jest, aby dostarczyć potwierdzenie pobrania opłaty – może to być zdjęcie zostawionych pieniędzy, które prześlesz do gości jako dowód.
3. Dokumentacja i rozliczenie: prowadź dokładną dokumentację wszystkich pobranych opłat klimatycznych. Regularnie przekazuj zebrane środki do odpowiednich urzędów, zgodnie z lokalnymi przepisami. Warto również przechowywać potwierdzenia, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, na wypadek kontroli.
4. Komunikacja z gośćmi: upewnij się, że goście są świadomi konieczności zapłaty podatku klimatycznego. Możesz zamieścić tę informację w ofercie oraz przypomnieć im o niej podczas zameldowania. Transparentność w tej kwestii zapobiega nieporozumieniom i zapewnia pozytywne doświadczenie gości.

Jak widać, zarządzanie wynajmem krótkoterminowym wymaga uwzględnienia wielu aspektów, które mają wpływ na zadowolenie gości oraz dobrą organizację własną. Pytania i wątpliwości pojawiające się w trakcie prowadzenia biznesu mnożą się każdego sezonu. W Bedbooking naszym celem jest dostarczanie narzędzi i rozwiązań, które ułatwiają i uprzyjemniają prowadzenie wynajmu krótkoterminowego. Dlatego też mamy ogromną nadzieję, że nasz cykliczny poradnik, przyjmiecie z entuzjazmem i przyda się Wam w codziennej pracy.