Jak wybrać managera do zarządzania nieruchomością?
Sprawdzanie kalendarza rezerwacji, kontakt z gośćmi, obsługa social media – zarządzanie apartamentem wiąże się z wieloma obowiązkami. Jeśli dysponujesz więcej niż jednym mieszkaniem lub domem na wynajem, lub łączysz tę pracę z innymi zawodowymi zobowiązaniami, to wcześniej czy później możesz stanąć przed kolejnym wyzwaniem – zatrudnieniem zarządcy nieruchomości. Co wziąć pod uwagę przy jego wyborze? Czy profesjonalna obsługa apartamentów pomoże Ci zwiększyć przychód obiektu?
Dlaczego warto zatrudnić managera nieruchomości?
Zarządzanie apartamentami? Gdańsk, Łeba, Zakopane – tak, ale po co korzystać z takich usług w mniejszych miejscowościach? Mniej więcej taki sposób myślenia charakteryzuje większość właścicieli obiektów noclegowych. To błąd. Branża turystyczna w Polsce wciąż się rozwija, a turyści chętnie odwiedzają nie tylko największe kurorty, ale i małe miejscowości, z dala od tłumów. Do tego dochodzą wyjazdy na koncerty, wydarzenia sportowe organizowane w różnych zakątkach kraju. Dobrze przemyślana oferta noclegowa zawsze przyciągnie gości. A Ty musisz im zapewnić usługę na najwyższym poziomie.
Prowadzenie sieci obiektów noclegowych czy też prowadzenie pensjonatu wiąże się z koniecznością zatrudnienia współpracowników. Biorąc pod uwagę ilość obowiązków związanych z wynajmem krótkoterminowym, nietrudno o drobne wpadki i błędy, które w ostatecznym rozrachunku mogą sporo Cię kosztować. Doświadczony zarządca nieruchomością przejmuje Twoje obowiązki, pomagając Ci zaoszczędzić czas i pieniądze – do jego zadań należy m.in. optymalizacja kosztów obiektu i zwiększenie przychodu z wynajmu. Jeśli sam doskonale radzisz sobie z powyższymi sprawami – doskonale. Jeśli jednak czujesz, że przyda Ci się rada osoby trzeciej, warto zatrudnić doświadczonego managera obiektu. Pracujesz zawodowo? Jeśli dodatkowo dysponujesz jednym obiektem noclegowym, prowadzisz agroturystykę, wynajem krótkoterminowy kawalerki – również nie jesteś w stanie samodzielnie podołać wszystkim obowiązkom, zwłaszcza w sezonie letnim. Ich lista jest długa. To nie tylko zarządzanie rezerwacjami hotelowymi, kontakt z gościem czy sprzątanie. Jeśli naprawdę zależy Ci na dochodowym wynajmie, musisz zadbać o promocję, social media, stronę www z kalendarzem rezerwacji, współpracę z dekoratorem wnętrz. Gdy nie masz kompetencji w tych kwestiach, a Twoi bliscy nie są w stanie przejąć części obowiązków, warto rozważyć pomoc profesjonalisty. Zarządca wynajmu apartamentów ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie, aby poradzić sobie ze wszystkimi wyzwaniami związanymi z branżą turystyczną.
Zarządca nieruchomością – jakie są jego obowiązki?
W standardowym pakiecie obowiązków, jakie sprawuje zarządca wynajmu krótkoterminowego, znajduje się przede wszystkim obsługa portali OTA, aktualizacja kalendarzy rezerwacji oraz szeroko rozumiane ogólne wsparcie w zarządzaniu obiektem. Mowa oczywiście o kontakcie z gośćmi, zarówno mailowym, telefonicznym, jak i – w razie potrzeby – osobistym. Być może miałeś okazję wynajmować nocleg osobom, których pobyt niezbyt miło zapadł Ci w pamięci. Manager obiektu dba nie tylko o wstępną weryfikację najemników, ale i – w razie potrzeby – zajmuje się windykacją płatności za najem, kwestią zapłaty za pozostawione przez gości szkody czy złamanie regulaminu. Obsługa apartamentów jest odpowiedzialna również za kontakt z firmą/osobą sprzątającą. Ustala termin sprzątania, listę rzeczy do zrobienia, jak i sprawdza stan obiektu po zrealizowaniu zlecenia. Zarządca nieruchomością pomaga Ci dbać o stan techniczny budynku. Wykrywa drobne i większe usterki, zleca ich naprawę odpowiednim specjalistom i raportuje ich działania. Doradzi Ci także w kwestii opłacalnych dla obiektu inwestycji czy też wskaże, co i kiedy warto wyremontować/odświeżyć w apartamencie.
Jeśli takie będą postanowienia Twojej umowy z managerem, możesz przekierować na niego korespondencję z dostawcami mediów czy wspólnotą mieszkaniową, wykonywanie płatności za bieżące rachunki czy też obsługę podatkową wynajmu.
Zarządca wynajmu krótkoterminowego jest też niezastąpiony w planowaniu budżetu i polityki cenowej obiektu – warto wziąć pod uwagę jego sugestie lub też całkowicie powierzyć mu to zadanie, sprawdzając postępy w jego realizacji. Profesjonalista skupia się na tym, aby zwiększyć zyski – wprowadza promocję, dba o odpowiednie obłożenie miejsc noclegowych przez cały rok, reaguje na zmiany w branży turystycznej. Do jego zadań może też należeć obsługa social media, prowadzenie strony www obiektu, wchodzenie w interakcje z użytkownikami profili obiektu (w tym odpowiadanie na negatywne opinie czy sprawdzanie sugestii gości odnośnie zakresu usług dodatkowych obiektu).
Jeśli nie masz czasu lub doświadczenia w tym zakresie – powierz zarządcy kontakt z dekoratorem wnętrz i fotografem. Pamiętaj, że taka osoba doskonale wie, jakie są obecne trendy, czego szukają i oczekują klienci. Co więcej, zwykle ma swoich zaufanych współpracowników, dzięki czemu może otrzymać korzystniejszą cenę za realizację sesji fotograficznej czy aranżację wnętrza. Chcesz wynajmować swój obiekt firmom lub agencjom na potrzeby sesji? Doświadczony zarządca apartamentów z pewnością wie, kogo zaprosić do współpracy!
Jak znaleźć dobrego managera obiektu noclegowego?
Szukanie współpracowników to zwykle trudny i długi proces. Warto poświęcić mu chwilę, aby mieć pewność, że postawiłeś nie tylko na osobę z wiedzą oraz doświadczeniem w branży, ale i na osobę godną zaufania. LinkedIn, wizytówki Google, własne strony www to najpopularniejsze miejsca, w których może ogłaszać się operator apartamentów. Sopot, Świnoujście, Zakopane, Karpacz – zwykle zarządcy nieruchomości oferują swoje usługi w największych miastach i kurortach turystycznych, jednak bez problemu znajdziesz profesjonalistę także w mniejszych miejscowościach. Przeszukaj fora tematyczne i grupy branżowe w serwisach społecznościowych – być może ktoś współpracuje z zaufaną agencją/osobą i może Ci ją polecić?
Wybierając zarządcę, porównaj zakres proponowanych przez kandydatów obowiązków, poproś o przedstawienie portfolio, opisanie doświadczenia w branży. Dobrą praktyką jest zorganizowanie spotkania z każdym z potencjalnych kandydatów, na którym zostaną Ci zaprezentowane aktualne obłożenia zarządzanych przez nich obiektów, jak i plany na zwiększenie Twoich przychodów.
Współpraca z agencją a może manager zatrudniony na etat?
Każdy właściciel obiektu noclegowego zastanawia się, czy lepiej postawić na współpracę z agencją, czy też zatrudnić na etat konkretną osobę. Przede wszystkim nie kieruj się jedynie różnicą w cenie obu usług, choć warto wspomnieć, że współpraca z agencją zwykle jest tańszą opcją. Weź pod uwagę najpopularniejsze terminy w sezonie – agencja zwykle dysponuje szeroką kadrą i może zapewnić Ci profesjonalną obsługę. Sprawdź, czy kandydat, który zamierza samodzielnie wykonywać obowiązki, nie współpracuje z innymi obiektami noclegowymi. Jeśli tak, zapytaj go, w jaki sposób radzi sobie z “gorącymi” terminami (sylwester, święta, majówka itp.), czy jest dyspozycyjny.
Wybrałeś już swojego współpracownika? Pamiętaj o dobrze skonstruowanej umowie z dokładnie wyszczególnioną listą obowiązków zarządcy. Możesz poprosić o pomoc prawnika (w wielu miastach są organizowane darmowe porady prawne dla mieszkańców). Jeśli chodzi o rozliczenie z zarządcą nieruchomości, zwykle jest wynagrodzenie prowizyjne. Chcesz sprawdzić, jak sprawdza się nowy zarządca Twojej nieruchomości? Możesz zdecydować się na skorzystanie z usług tzw. tajemniczego klienta. Nie musi to być profesjonalista z ogłoszenia o pracę, poproś o pomoc kogoś bliskiego.
Jednak ferie to nie tylko atrakcje na świeżym powietrzu. Gdy pogoda nie dopisuje lub po prostu goście chcą się ogrzać, warto przedstawić listę aktywności wewnątrz budynków. Oceanarium (Wrocław, Gdynia) czy wizyta w muzeum to propozycja dla całej rodziny. W trakcie ferii wiele muzeów czy domów kultury organizuje specjalne warsztaty dla dzieci, przedstawienia teatralne, półkolonie. Ciekawe seanse organizują kina, a salony gier, kręgielnie, a nawet baseny zapraszają na rodzinne rozgrywki. Część atrakcji jest darmowa, na inne obowiązują symboliczne opłaty. Sprawdź ich listę w Punktach Informacji Turystycznej/Kulturalnej. Niektóre atrakcje są przeznaczone tylko dla dzieci – to zatem czas na odpoczynek dla rodziców – zwiedzanie miasta, wypicie kawy w kawiarni.
Jak wybrać zarządcę nieruchomości
- zastanów się, czy wolisz współpracę z agencją, czy też zatrudnienie pracownika na etat,
- przeglądaj oferty usług na forach tematycznych, Linkedin, poproś o polecenia zaufane osoby z branży,
- kieruj się wiedzą i doświadczeniem kandydata, a nie ceną jego usług,
- umów rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, aby poznać ich portfolio,
- zapoznaj się z aktualnymi efektami pracy kandydatów – sprawdź obłożenie obiektów, którymi się zajmują,
- poproś kandydatów o stworzenie planu na zwiększenie przychodów Twojego obiektu,
- określ zakres obowiązków zarządcy apartamentów,
- ustal szczegóły wynagrodzenia,
- przygotuj do podpisania umowę o współpracy,
- zabezpiecz się na przyszłość – dodaj w umowie zapis o warunkach przedwczesnego rozwiązania umowy.
