KSeF w branży noclegowej: Twój niezbędnik. Oszczędzaj czas i unikaj błędów z BedBooking (Aktualizacja)

Nadchodzi rewolucja w przepisach, która dotknie każdego, kto wynajmuje pokoje czy apartamenty w Polsce. Mowa o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. Brzmi skomplikowanie? Bez obaw. To ważna zmiana, ale dzięki integracji BedBooking z Fakturownią jesteś na nią w pełni przygotowany. Co więcej – możesz na niej zyskać, oszczędzając czas i unikając błędów.

KSeF, czyli nowa era faktur. Co musisz wiedzieć jako właściciel obiektu noclegowego?

Mówiąc najprościej – KSeF to centralna, ogólnopolska baza faktur prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Od teraz każda faktura wystawiona w Twoim obiekcie będzie musiała najpierw trafić do tego systemu.

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek? Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców będących podatnikami VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Kluczowe są dwie daty:

• 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży przekroczy 200 mln zł w 2025 roku.
• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, a więc dla większości właścicieli obiektów noclegowych.
• 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).

Czym „faktura ustrukturyzowana” różni się od PDF-a? Do tej pory fakturę elektroniczną kojarzyliśmy głównie z plikiem PDF wysyłanym mailem. Faktura ustrukturyzowana to coś zupełnie innego – to dokument w specjalnym formacie XML, zgodnym ze schematem KSeF. Jej największą zaletą jest to, że dane z niej mogą być przetwarzane automatycznie przez systemy księgowe, co eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania informacji.

Koniec z ręcznym przepisywaniem danych! BedBooking jest gotowy na KSeF

Najlepsza wiadomość jest taka, że jako użytkownik BedBooking nie musisz się martwić technicznymi szczegółami. Dzięki naszej integracji z Fakturownią – jednym z liderów fakturowania online w Polsce, który zadba o pełną zgodność z KSeF – jesteś gotowy na nadchodzące zmiany.

Jak to działa w praktyce? Proces wystawiania faktury za nocleg staje się banalnie prosty. Wszystkie dane gościa, terminy pobytu i kwoty masz już w swoim kalendarzu rezerwacji BedBooking. Wystarczy kilka kliknięć:

Cały proces jest intuicyjny i zaprojektowany tak, aby maksymalnie ułatwić Ci pracę. Szczegółową instrukcję krok po kroku znajdziesz w naszym artykule pomocy: Wystawianie faktury.

Realne oszczędności dla Twojego biznesu – dlaczego ta integracja się opłaca?

Wprowadzenie KSeF z BedBooking i Fakturownią to nie tylko spełnienie obowiązku prawnego, ale przede wszystkim realna korzyść dla Twojego biznesu. Zamiast postrzegać nowe przepisy jako kolejne utrudnienie, potraktuj je jako okazję do optymalizacji i zyskania przewagi.

Po pierwsze – odzyskasz bezcenny czas. Jako właściciel obiektu noclegowego doskonale wiesz, że każda minuta jest na wagę złota. Pomyśl, ile czasu poświęcasz na ręczne wystawianie faktur – odszukiwanie danych rezerwacji, przepisywanie imienia, nazwiska, numeru NIP i adresu gościa, a na końcu wpisywanie poprawnych kwot i dat. Integracja BedBooking z Fakturownią eliminuje ten proces. Dane z rezerwacji przepływają automatycznie do gotowego formularza faktury. Zamiast żmudnego wprowadzania danych, wszystko sprowadza się do kilku kliknięć. Ten zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć na to, co naprawdę ważne – budowanie relacji z gośćmi, marketing czy po prostu zasłużony odpoczynek.

Po drugie – zaoszczędzisz pieniądze. Czas to pieniądz, a każda godzina spędzona na biurokracji to godzina, której nie poświęcasz na rozwój swojego biznesu. Automatyzacja fakturowania pozwala skupić się na działaniach przynoszących dochód. Co więcej, unikasz dodatkowych kosztów. Wejście w życie KSeF mogłoby sugerować konieczność zakupu drogiego, specjalistycznego oprogramowania. Dzięki naszej integracji ten problem znika. Otrzymujesz w pełni funkcjonalne i zgodne z prawem rozwiązanie w ramach narzędzi, z których już korzystasz, bez potrzeby dodatkowych inwestycji.

Po trzecie – zredukujesz błędy i pozbędziesz się stresu. Ręczne wprowadzanie danych zawsze niesie ze sobą ryzyko pomyłki – literówka w nazwisku, zły numer NIP czy niepoprawna kwota mogą prowadzić do konieczności wystawiania korekt i niepotrzebnych nieporozumień. W systemie KSeF poprawienie takiego błędu będzie bardziej skomplikowane niż dotychczas – nie będzie można edytować ani usunąć faktury, a jedynym rozwiązaniem będzie wystawienie faktury korygującej. Automatyzacja niemal całkowicie eliminuje to ryzyko. Dane są pobierane bezpośrednio ze źródła – rezerwacji – co gwarantuje ich poprawność. Daje to bezcenny spokój ducha i pewność, że Twoja dokumentacja jest prowadzona rzetelnie i zgodnie z nowymi przepisami.

Nie czekaj na ostatnią chwilę. Jak przygotować swój obiekt na KSeF?

Choć kwiecień 2026 roku wydaje się odległy, nie warto zostawiać przygotowań na ostatnią chwilę. Im szybciej zaczniesz korzystać z integracji, tym płynniej Twój biznes wejdzie w nową erę fakturowania.

KSeF w wynajmie krótkoterminowym – Pytania i Odpowiedzi (FAQ)

Czy po wysłaniu faktury do KSeF będę mógł ją poprawić? Nie, system KSeF nie pozwala na edycję ani usuwanie raz wprowadzonej faktury. Jeśli popełnisz błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Czy muszę sam archiwizować e-faktury? Nie, to jedna z największych zalet systemu. KSeF będzie bezpiecznie przechowywał wszystkie Twoje faktury przez 10 lat.

Czy BedBooking będzie wysyłał faktury bezpośrednio do KSeF? BedBooking w inteligentny sposób przekazuje wszystkie potrzebne dane z rezerwacji do Fakturowni. To Fakturownia, jako zaufany i wyspecjalizowany partner, zadba o prawidłową komunikację i wysyłkę faktury do KSeF.

Podsumowanie

KSeF to nieuchronna zmiana, ale także ogromna szansa na cyfryzację i usprawnienie pracy w Twoim obiekcie. Zamiast traktować go jak problem, potraktuj go jako impuls do modernizacji.

Dzięki integracji BedBooking z Fakturownią proces wystawiania faktur za noclegi staje się prostszy, szybszy i w pełni zautomatyzowany. Zintegruj swoje konto już dziś i miej pewność, że Twój biznes jest gotowy na przyszłość fakturowania.

Aktualizacja 14.11.2025 – Certyfikat KSeF

Wraz z ewolucją KSeF (szczególnie w kontekście KSeF 2.0, który staje się obowiązkowy etapami od 2026 r.), kluczowym elementem technicznym staje się Certyfikat KSeF. Jest on niezbędny do automatycznej integracji Twojego oprogramowania – jak BedBooking – z rządową platformą.

Oto wszystko, co musisz wiedzieć o certyfikatach, aby Twoje obiekty noclegowe działały płynnie z nowym systemem.

Czym jest Certyfikat KSeF i dlaczego go potrzebujesz?

Mówiąc najprościej – Certyfikat KSeF to cyfrowy „dowód tożsamości” wydawany dla Twojej firmy lub wskazanej przez Ciebie osoby. Służy on do uwierzytelnienia (potwierdzenia tożsamości) w Krajowym Systemie e-Faktur.

W kontekście BedBooking będzie on niezbędny. To właśnie ten certyfikat pozwoli oprogramowaniu BedBooking automatycznie łączyć się z KSeF w Twoim imieniu, aby wysyłać wystawione przez Ciebie faktury i odbierać faktury kosztowe.

Certyfikat KSeF a Token – to nie to samo!

To najważniejsza różnica, którą musisz poznać. Do tej pory w KSeF można było używać tzw. tokenów. Jednak w nowym systemie (KSeF 2.0) to certyfikaty stają się docelową i jedyną słuszną metodą integracji API.

Token (metoda „stara”):

• Był to długi ciąg znaków, który zawierał w sobie zaszyte uprawnienia (np. „ten token może wystawiać faktury”).
• Tokeny będą działać tylko przejściowo- do 31 grudnia 2026 r.
• Były generowane dla konkretnego użytkownika lub systemu.

Certyfikat KSeF (metoda nowa i docelowa):

• To plik kryptograficzny (para kluczy: prywatny i publiczny), który służy wyłącznie do uwierzytelnienia (jak cyfrowy podpis lub Profil Zaufany).
• Od 1 stycznia 2027 r. będzie to jedyna metoda autoryzacji dla systemów API.
• Uprawnienia (co dany certyfikat może robić) nadajesz mu osobno w systemie KSeF.
• Jest to metoda znacznie bezpieczniejsza i bardziej elastyczna.

Od 1 stycznia 2027 do integracji BedBooking z KSeF 2.0 będziesz potrzebował Certyfikatu KSeF, a nie tokena.

Jak zdobyć Certyfikat KSeF (API)? Krok po kroku

Certyfikat generujesz samodzielnie i bezpłatnie w rządowym systemie. Od 1 listopada 2025 r. służy do tego specjalna platforma – Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).

1. Skonfigurujesz BedBooking: Dokładnie te pobrane pliki (lub ich zawartość tekstową) będziesz musiał wprowadzić w panelu ustawień BedBooking, w sekcji integracji z KSeF.
2. Zalogujesz się do MCU: Wejdź na stronę Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) na portalu rządowym. Musi to zrobić osoba uprawniona do reprezentowania firmy (np. właściciel lub osoba z odpowiednim pełnomocnictwem ZAW-FA).
3. Uwierzytelnisz się: Zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci kwalifikowanej (w przypadku firm).
4. Złóżysz wniosek: W panelu MCU wybierz opcję wygenerowania nowego certyfikatu. System poprosi o podanie nazwy certyfikatu (np. „BedBooking_API”).
5. Wybierzesz typ: Będziesz potrzebować certyfikatu do uwierzytelnienia (oznaczanego często jako Typ 1 – uwierzytelnienie). Służy on właśnie do integracji systemów API.
6. Pobierzesz pliki: Po zatwierdzeniu wniosku, system wygeneruje dwa kluczowe pliki (lub dane), które musisz bezpiecznie pobrać i zapisać:
   Klucz prywatny (zazwyczaj plik z rozszerzeniem .key lub .pem).
   Certyfikat (klucz publiczny) (plik z rozszerzeniem .cert lub .cer).

Podsumowując, Certyfikat KSeF jest niezbędny dla każdego przedsiębiorcy, który używa oprogramowania – takiego jak BedBooking – do automatycznej integracji z systemem. Kluczowe jest, że potrzebujesz Certyfikatu KSeF (Typ 1 – do uwierzytelnienia), a nie tokena, który jest rozwiązaniem przejściowym. Certyfikat uzyskasz bezpłatnie w rządowym Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU), dostępnym od 1 listopada 2025 r. Jest on ważny maksymalnie przez 2 lata, po czym procedurę trzeba będzie powtórzyć. Pamiętaj, że plik klucza prywatnego (.key lub .pem) jest absolutnie poufny – traktuj go jak cyfrowy klucz do sejfu i wprowadzaj go wyłącznie w bezpiecznym panelu BedBooking.