Najczęstsze błędy popełniane przez właścicieli nieruchomości na wynajem krótkoterminowy. Jak ich unikać?

Często w naszych artykułach podkreślamy, jak ciężką formą działalności jest wynajem krótkoterminowy. Chociaż dla wielu inwestowanie w nieruchomości przeznaczone do wynajmowania jest jedną z najbardziej atrakcyjnych form inwestowania, biznes ten jest niezwykle wymagający. Wymaga wiedzy, dużo systematycznej pracy (również fizycznej) oraz doskonałej znajomości branży.

Przyciąganie gości i zdobycie pozytywnych opinii to prawdziwe wyzwanie. Dodatkowo na właścicieli nieruchomości czekają niespodzianki w postaci błędów, które na pozór nieistotne potrafią skutecznie zniechęcić gości do oferty. Wyobraźmy sobie na przykład, że oferta wygląda na zdjęciach, jak z katalogu wnętrzarskiego, bo kreatywni właściciele użyli klimatycznych, pięknych zdjęć podobnego wystroju, ale kupionych w sieci, a w rzeczywistości zainwestowali w podstawowe wyposażenie, meble przeciętnej jakości, a serwis pozostawia momentami wiele do życzenia.

Scenariusz iście realny, takie sytuacje spotykają nas, naszych znajomych i nie są to odosobnione przypadki. Jeśli więc dopiero zaczynasz przygodę z wynajmem krótkoterminowym lub masz za sobą kilka wpadek, ten artykuł pokaże Ci, jak unikać typowych błędów i zyskać zadowolonych, powracających gości.

Komunikacja z gośćmi w wynajmie krótkoterminowym

Komunikacja z gośćmi to fundament udanego wynajmu. To Twoja szansa na dobre „pierwsze wrażenie”. Jeżeli sprawisz, że gość poczuje się profesjonalnie obsłużony, dostanie szybkie, pomocne, konkretne odpowiedzi jeszcze na etapie wybierania oferty, to masz szansę zyskać nie tylko na udanej rezerwacji, pozytywnej opinii, która przyciągnie kolejnych gości, ale i stałego klienta, który wróci skorzystać z Twojej oferty. Jednocześnie musisz być świadomy, że opóźnienia i brak odpowiedzi mogą sprawić, że gość poczuje się zignorowany i zdecyduje się na konkurencję, co z pewnością nie wpłynie dobrze na reputację Twojego obiektu i Twój kalendarz rezerwacji.

Jako przykład podamy sytuację, w której gość pyta o dostęp do Wi-Fi, bo istotna dla niego jest możliwość pracy online z wynajmowanego apartamentu, a odpowiedź otrzymuje dopiero po kilku dniach. W międzyczasie z gąszczu ofert może wybrać inne miejsce na nocleg – a Ty stracisz nie tylko tę rezerwację, ale także cenną okazję do zbudowania pozytywnej opinii i długoterminowych relacji. Odpowiedzi na pytania w ciągu kilku minut/godzin mogą być kluczowe i pomóc w nawiązaniu pierwszej nici zaufania. Na szczęście istnieją sposoby, aby usprawnić ten proces i uniknąć błędów komunikacyjnych, które mogą zniechęcić potencjalnych gości.

Jak unikać błędu w komunikacji z gościem?

Przyspieszenie odpowiedzi: Skorzystanie z narzędzi do komunikacji, takich jak programy do rezerwacji, to prosty sposób na poprawienie kontaktu z gośćmi. Przykładem takiego rozwiązania jest aplikacja BedBooking, która pozwala na wysyłanie wiadomości powitalnych, a także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Dzięki temu systemowi gość dostaje natychmiastowe potwierdzenie rezerwacji i dostęp do podstawowych informacji – np. jak otworzyć drzwi, jak parkować, gdzie znaleźć najbliższe sklepy. Dzięki BedBooking możesz tworzyć szablony wiadomości, które będą wysyłane sprawniej, co oszczędzi czas i pozwoli na płynną komunikację z gośćmi. W ten sposób szablony wiadomości nie tylko odciążą Cię od powtarzających się pytań, ale także zbuduje zaufanie u gości, którzy poczują się profesjonalnie obsłużeni od samego początku.

Tworzenie przewodnika: Zamiast odpowiadać na każde pytanie indywidualnie, przygotuj szczegółowy przewodnik dla gości, który będzie dostępny w nieruchomości lub wysyłany automatycznie przed przyjazdem w formie .pdf lub prezentacji. Taki przewodnik może zawierać sekcję FAQ (najczęściej zadawanych pytań), wskazówki dojazdu, regulamin domu oraz lokalne rekomendacje. Możesz również włączyć do niego praktyczne informacje, takie jak zasady korzystania z urządzeń AGD czy instrukcje bezpieczeństwa. Przewodnik pozwala uniknąć pytań, które w rzeczywistości już się w nim znajdują, a goście docenią możliwość łatwego dostępu do ważnych informacji, co zwiększy ich komfort i wpłynie pozytywnie na ocenę pobytu.

Aplikacje do rezerwacji: Aplikacje, takie jak BedBooking, pomagają w przypominaniu gościom o ich rezerwacji, godzinie check-in i innych ważnych aspektach. BedBooking to coś więcej niż zwykły kalendarz – to prawdziwy „inteligentny asystent” każdego gospodarza. Dzięki temu narzędziu zyskujesz pełną kontrolę nad obiektem i przypomnienia, które odciążają Cię z codziennych obowiązków. Na przykład BedBooking przypomni Ci o nadchodzącym zameldowaniu gościa, powiadomi o braku wpłaty za pobyt, a nawet przypomni o konieczności sprzątania przed przyjazdem nowych gości. System umożliwia także dzielenie zadań z pracownikami, co sprawia, że każdy wie, jakie są jego obowiązki – niezależnie od tego, czy chodzi o sprzątanie, przygotowanie łóżek, czy sprawdzenie zapasów w kuchni.

Szablony wiadomości: Zamiast tracić czas na ręczne wysyłanie wiadomości, BedBooking oferuje możliwość tworzenia w pełni konfigurowalnych szablonów wiadomości. To praktyczne rozwiązanie pozwala na szybką i spersonalizowaną komunikację bez ryzyka pomyłek. Możesz łatwo tworzyć szablony wiadomości z dynamicznymi tagami, które automatycznie uwzględniają imię i nazwisko gościa, datę zameldowania czy cenę za pobyt. Tego typu personalizacja sprawia, że goście czują się wyjątkowo i docenieni, a Ty zyskujesz pewność, że wszystkie niezbędne informacje zostały przekazane w sposób profesjonalny.

Dzięki rozwiązaniom takim jak BedBooking zarządzanie komunikacją staje się proste i intuicyjne. Gospodarze uwielbiają tego „inteligentnego asystenta”, który dba o organizację i precyzyjnie automatyzuje procesy, a goście otrzymują szybkie odpowiedzi i spersonalizowaną obsługę, co przekłada się na wyższe oceny i lepsze opinie.

Niewłaściwe przygotowanie nieruchomości

Płacę – wymagam – stała myśl gości, zresztą całkiem słuszna. Gość po przyjeździe do nieruchomości oczekuje zastać to, za co zapłacił. Jeśli po przyjeździe znajdują brudną kuchnię, pęknięte krzesło czy pozbawione uroku, niedopasowane meble, masz gwarantowane negatywne opinie.

Jak unikać tego błędu?

• Regularne sprzątanie: Warto zatrudnić profesjonalny serwis sprzątający, który zadba o szczegóły, takie jak czystość w rogach, świeża pościel i odpowiedni zapach. Jeśli sam dbasz o czystość swoich nieruchomości na wynajem krótkoterminowy – chociaż co kilka tygodni zainwestuj w ekipę sprzątającą z odpowiednim sprzętem. Goście to zauważą i docenią!
• Konserwacja na bieżąco: Każdy element w nieruchomości się zużywa, zwłaszcza przy dużym obłożeniu. Regularnie sprawdzaj stan mebli, sprzętu AGD oraz armatury. Zamiast czekać, aż gość zgłosi problem, sam zainicjuj naprawy – unikniesz niezadowolenia swoich gości.
• Dekoracje i estetyka: Detale, takie jak żywe rośliny doniczkowe czy ciekawe obrazy, plakaty lub zdjęcia na ścianach, mogą sprawić, że miejsce będzie wydawało się bardziej przytulne. Goście często zwracają uwagę na klimat wnętrza i chętniej wracają do estetycznych, zadbanych miejsc. To również doskonały sposób na wyróżnienie swojej nieruchomości.

Błędne zarządzanie kalendarzem rezerwacji

Jeśli kalendarz rezerwacji nie jest zsynchronizowany lub nie jest prowadzony z należytą starannością, może dojść do sytuacji, w której na to samo miejsce czekają dwie różne grupy gości. Kto pierwszy, ten lepszy? Niestety, goście raczej nie docenią „survivalowego klimatu” i walka o nocleg zapewne skończy się negatywnymi opiniami.

Jak unikać tego błędu?

• Synchronizacja kalendarza: Jeśli wystawiasz nieruchomość na kilku platformach, zadbaj o to, by kalendarze były zsynchronizowane. Wiele programów do rezerwacji, takich jak BedBooking oferuje opcję automatycznej aktualizacji dostępności.
• Systematyczność: Ustal regularne zasady sprawdzania kalendarza, szczególnie w sezonie wysokiego ruchu turystycznego. Jeśli nie jesteś pewien swojej organizacji, rozważ współpracę z menedżerem wynajmu lub firmą zewnętrzną, która zajmie się rezerwacjami.
• Aplikacje do rezerwacji: Wybierając sprawdzony program do rezerwacji, zyskujesz pewność, że kalendarz jest aktualizowany automatycznie, a Ty unikasz niemiłych niespodzianek. Sprawdź co może zaoferować aplikacja BedBooking, aby usprawnić Twój biznes.

Niezgodność oferty z rzeczywistością

Wbrew pozorom to jeden z najczęstszych błędów. Dobry marketing – tak, kłamstwo i koloryzowanie – nie. „Przytulny apartament z widokiem na morze” brzmi świetnie… do momentu, gdy okazuje się, że morze widać tylko przez lornetkę. Rzeczywistość może być czasem zbyt okrutna dla gości, którzy czują się oszukani. Kiedy oferta nie zgadza się z rzeczywistością, goście mogą zostawić niepochlebne opinie, które skutecznie odstraszą kolejnych chętnych.

Jak unikać tego błędu?

• Szczerość w opisie: Opisując swoją nieruchomość, bądź szczery. Podaj zarówno zalety, jak i wady (np. informację o braku windy). Goście bardziej doceniają szczerość niż niewygodne niespodzianki.
• Realistyczne zdjęcia: Profesjonalne zdjęcia są ważne, ale staraj się, by nie były one zbyt przesadzone. Zamiast podkręcać kolory, postaw na naturalne światło, które oddaje faktyczny wygląd wnętrza.
• Regularne aktualizacje: Jeśli zmieniasz wyposażenie mieszkania lub dodajesz nowe elementy, pamiętaj, by odświeżyć zdjęcia i opis. Goście docenią aktualność oferty i mogą bardziej zainteresować się nowymi udogodnieniami.

Brak elastyczności w kwestii check-in i check-out

Goście doceniają możliwość dostosowania godzin przyjazdu czy wyjazdu, zwłaszcza gdy przyjeżdżają późnym wieczorem lub muszą wcześnie opuścić nieruchomość. Zbyt sztywne podejście może ich zniechęcić, a także wpłynąć na końcową ocenę pobytu.

Jak unikać tego błędu?

• Elastyczny system zameldowania i wymeldowania: Oferuj samodzielne zameldowanie, np. za pomocą elektronicznego zamka lub sejfu na klucze. To pozwoli gościom na większą swobodę i sprawi, że będą czuć się bardziej komfortowo.
• Współpraca z personelem sprzątającym: Ustal wcześniej, jakie godziny są najbardziej odpowiednie na przygotowanie nieruchomości po każdym gościu. W ten sposób możesz oferować bardziej elastyczne godziny bez obawy o brak czasu na przygotowanie mieszkania.

Niewłaściwe ustalanie cen wynajmu

„Za drogo!”, „coś tanio (?)” – ile osób, tyle opinii, wiadomo. Ustalanie cen może być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza jeśli nie masz doświadczenia w wynajmie krótkoterminowym. Ceny zbyt niskie mogą obniżyć Twoje zyski, z kolei za wysokie mogą odstraszyć potencjalnych gości. Jak więc znaleźć złoty środek?

Jak unikać tego błędu?

• Analiza konkurencji: Regularnie sprawdzaj ceny podobnych ofert w okolicy i dostosuj swoją cenę do ich poziomu. Możesz skorzystać z narzędzi analitycznych lub funkcji sugerujących ceny, dostępnych w niektórych programach do rezerwacji.
• Dostosowanie cen do sezonu: Sezon letni, święta czy długie weekendy to momenty, kiedy możesz podnieść ceny. Pamiętaj jednak, by nie przesadzać, bo goście są w stanie przejrzeć oferty w okolicy i mogą wybrać tańszą opcję.
• Wprowadzenie zniżek: Zniżki na dłuższe pobyty lub rezerwacje last-minute to sposób na przyciągnięcie gości w okresach mniejszego obłożenia.

Powyżej przedstawiliśmy kilka z częstych błędów, które popełniają właściciele nieruchomości na wynajem krótkoterminowy. Wydają się one znane i logiczne, jednak czasami każdemu zdarzy się wpaść w pułapkę oszczędności, chwilowej niedyspozycji czy nadmiaru obowiązków. Nie warto jednak odpuszczać. Kluczem do sukcesu w wynajmie krótkoterminowym jest zrozumienie potrzeb gości i unikanie podstawowych błędów. Komunikacja, odpowiednie przygotowanie mieszkania, spójność oferty i elastyczność to fundamenty, które pozwolą Ci przyciągnąć gości i zbudować dobrą opinię.