Στατιστικά στην υπηρεσία της επιχείρησης – σε μία βιομηχανία σύντομης ενοικίασης

Μια επιχειρηματική ιδέα δεν είναι το παν

Κάθε επιχείρηση είναι σαν ένας ξεχωριστός τρόπος ζωής. Όπως έγραψε και ο Adam Mickiewicz στην «Ωδή στη Νεότητα», «Είσαι το πηδάλιο, ο ναύτης και το σκάφος του εαυτού σου». Η λειτουργία μιας επιχείρησης είναι ένας τρόπος προστασίας της οικονομικής κατάστασης της ίδιας και της οικογένειας, καθώς και μια μεγάλη ευκαιρία αυτοπραγμάτωσης. Οι ιδέες και τα οικονομικά δεν είναι το παν. Η επιτυχία πρέπει να κερδίζεται με τη συνεχή ανάπτυξη της επιχείρησης. Για παράδειγμα, μια συνεχής αναζήτηση νέων πελατών, η βελτιστοποίηση του λειτουργικού κόστους ή η γρήγορη αντίδραση στις αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Αυτή φαίνεται να είναι μία εύκολη συνταγή για επιτυχία, αλλά πώς μοιάζει αυτό στην πραγματικότητα;

Λήψη αποφάσεων με βάση δεδομένα

Τα δεδομένα είναι τα πάντα εκτός από πληροφορίες και γεγονότα. Τα δεδομένα μπορούν να πάρουν διάφορες μορφές: αριθμούς, σημάδια, κείμενα, γραφήματα, εικόνες ή ήχους. Κατά βάση, περιγράφουν σε εμάς τα χαρακτηριστικά οποιουδήποτε πράγματος ή φαινομένου, και μπορούν να επεξεργαστούν νοητικά ή μέσω υπολογιστή. 

Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε δεδομένα χωρίς καν να το καταλαβαίνουμε. Η συλλογή δεδομένων αφορά τις διάφορες πτυχές της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων:

• Των δραστηριοτήτων λειτουργίας
• Της συμπεριφοράς των πελατών
• Τα αποτελέσματα της καμπάνιας μάρκετινγκ
• Την παραγωγή
• Τη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού
• Τις διαδικασίες οργάνωσης της δουλειάς
• Κτλ.

Η διαφορά βρίσκεται στον τρόπο που χρησιμοποιούμε αυτά τα δεδομένα. Τα συλλέγουμε, τα αποθηκεύουμε ή παίρνουμε αποφάσεις με βάση αυτά; (DDDM)

Για μία απόφαση που βασίζεται στα δεδομένα σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Ορίστε τα δεδομένα, που συνεισφέρουν στην επιτυχία της επιχείρησής σας.
2. Ορίστε την πηγή, από που παίρνετε αυτές τις πληροφορίες.
3. Αρχίστε να συλλέγετε τα δεδομένα και να τα αποθηκεύετε.
4. Κάντε ανάλυση δεδομένων
5. Πάρτε μία απόφαση με βάση τα δεδομένα.

Τα Μαθηματικά στη σύντομη ενοικίαση πρέπει να βγαίνουν σωστά

Είτε νοικιάζετε διαμερίσματα, δωμάτια επισκεπτών ή ολόκληρα σπίτια – τρέχετε μία επιχείρηση για το κέρδος. Κατά βάση, είναι απλά μαθηματικά: έσοδα μείον έξοδα.

Ποια δεδομένα σε αυτές τις δύο περιοχές είναι σημαντικά;

Έσοδα από σύντομες ενοικιάσεις

Στο πρώτο παράδειγμα, πρέπει να καταλάβουμε:

• Σε ποιον απευθύνεται η προσφορά διαμονής μας; (πελάτης)
• Ποιες υπηρεσίες θέλουμε να προσφέρουμε στους επισκέπτες; (εύρος υπηρεσιών)
• Είναι η προσφορά μας ανταγωνιστική στην αγορά; (τιμή)
• Πώς προσελκύουμε τους επισκέπτες μας; (μάρκετινγκ/κανάλια πωλήσεων)
• Προς τα που κατευθύνεται η αγορά σύντομων ενοικιάσεων; (τάσεις)

Πελάτης – ο επισκέπτης του ξενοδοχείου μας, στον οποίο δίνετε την περισσότερο προσοχή σε καθημερινή βάση. Είναι ο πελάτης των ονείρων σας όλοι όσοι νοικιάζουν διαμονή από εσάς;

Αξίζει να ορίσετε ποιες είναι οι περσόνες των επισκεπτών σας. Για παράδειγμα, χάρη σε αυτό, θα ξέρετε, αν πρέπει να στοχεύετε σε διαμονή οικογενειών (ζευγάρια με παιδιά), επιχειρηματικούς πελάτες ή νέους ανθρώπους. Ποιος είναι ο προορισμός του ταξιδιού: διακοπές, τουριστικό ταξίδι, διάλειμμα από την πόλη ή επιχειρηματικό ταξίδι; Είναι ντόπιος, ή μήπως ξένος πελάτης; Από που έρχεται σε εμένα; (ντόπιος/εντός της χώρας/εξωτερικό). Πόσο πλούσιο πορτοφόλι έχει; Θα εξοικονομεί χρήματα ή είναι δευτερεύουσας σημασίας γι’ αυτόν τα χρήματα και αυτό που έχει σημασία είναι η διασκέδαση; Είναι επισκέπτης που θα επιστρέψει στο χώρο μου; Πολλές παρόμοιες ερωτήσεις θα σας επιτρέψουν να δημιουργήσετε τη δική σας μάρκετινγκ περσόνα, που θα συνδέεται στενά με τις άλλες περιοχές.

Εύρος υπηρεσιών – αφού έχουμε τον πελάτη των ονείρων μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε γι’ αυτόν μία εξατομικευμένη προσφορά διαμονής. Εξοπλίζουμε τα δωμάτια κατάλληλα (π.χ. μονό ή διπλό κρεβάτι), κοινόχρηστος χώρος (π.χ. παιδική χαρά, τζακούζι) και εκθέματα για τους επισκέπτες μας (π.χ. πακέτο καλωσορίσματος για ζευγάρια, ενοικίαση ποδηλάτων, ντόπιοι οδηγοί) κτλ.

Ξέρουμε αν πρέπει να στοχεύουμε σε ενοικιαζόμενα διακοπών (π.χ. παραμονές για 7 ή 14 ημέρες), ενοικιαζόμενα σαββατοκύριακου (Παρασκευή – Κυριακή) ή αν είμαστε διαθέσιμοι όλη την εβδομάδα. Η χρήση περιορισμών στις κρατήσεις μπορεί να είναι χρήσιμη σε αυτές τις περιπτώσεις. 

Τιμή – ένα από τα πιο ευαίσθητα στοιχεία της προσφοράς διαμονής, που έχει άμεση επίδραση στα έσοδα. Μία καλά εξατομικευμένη προσφορά τιμής, για τον επισκέπτη του ξενοδοχείου, είναι ένα μόνο κομμάτι του παζλ. Πρέπει να θυμόμαστε, ότι δεν είμαστε οι μόνοι οικοδεσπότες που προσφέρουμε διαμονή σε αυτή την περιοχή. Όταν θέτουμε τις τιμές, πρέπει να λάβουμε υπόψιν τις προσφορές των ανταγωνιστών μας, καθώς και τους δείκτες της μικροοικονομίας όπως την αγοραστική ισχύ, τον πληθωρισμό, το συνάλλαγμα ή τα ποσοστά ανεργίας (π.χ. η διαμονή που στοχεύει στους λιγότερο πλούσιους πελάτες και βρίσκεται σε περιοχή με υψηλή ανεργία και πληθωρισμό, μπορεί να μην είναι κερδοφόρα).

Μάρκετινγκ της δομής διαμονής/κανάλια πωλήσεων – αφού ξέρουμε σε ποιον στοχεύουμε με την προσφορά διαμονής, πρέπει να σκεφτούμε τώρα πώς θα προσεγγίσουμε τους πιθανούς πελάτες μας. Είτε μέσω της ιστοσελίδας του καταλύματος, της διαφημιστικής πύλης, μιας ειδικής τουριστικής πύλης όπου θα τοποθετήσουμε την επαγγελματική μας κάρτα ή ίσως αποκλειστικών υπηρεσιών OTA όπως Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO κλπ. Ας μην ξεχνάμε και τη θέση που έχουν τώρα τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης καθώς και ο παραδοσιακός τύπος, τα συνέδρια, οι εκθέσεις ή τα φυλλάδια σε τοπικά γραφεία τουρισμού. Επίσης, θα είναι χρήσιμο να ετοιμάσετε μία διοχέτευση πωλήσεων για την προσφορά σας που θα δείχνει το ταξίδι ενός πιθανού επισκέπτη.

Τάσεις σύντομης ενοικίασης – Ο κόσμος αλλάζει μέρα με τη μέρα, όπως και το επιχειρηματικό μας περιβάλλον. Οι νέες τεχνολογίες μας επιτρέπουν να υλοποιούμε ιδέες, που πριν από λίγο καιρό ήταν μια πολύ μακρινή φαντασία, π.χ. Η βελτίωση της τεχνολογίας μάς βοήθησε να δημιουργήσουμε ένα ημερολόγιο κρατήσεων στο BedBooking, το οποίο ο οικοδεσπότης έχει πάντα μαζί του και μπορεί να το μοιραστεί με τους συναδέλφους του ενώ βρίσκεται μακριά από το κατάλυμα. Η κάθε γενιά (π.χ. Baby Boomers, XYZ Generation) βλέπουν τον κόσμο πολύ διαφορετικά, ζουν με διαφορετικές αξίες και χρησιμοποιούν άλλα μέσα για επικοινωνία κ.λπ.

Επιπλέον, υπάρχουν επίσης κάθε είδους διάφορα γεγονότα, όπως πολιτικά, οικονομικά, βιομηχανικά ή πανδημικά γεγονότα που επηρεάζουν άμεσα τη συμπεριφορά των ανθρώπων. Εάν αυτές οι συμπεριφορές πηγαίνουν προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση, γίνουν σαφείς και εδραιώσουν τη θέση τους, μπορούμε να μιλήσουμε για μια τάση. Αυτό που πρέπει να μας ενδιαφέρει είναι οι σύγχρονες τάσεις στον τουρισμό, τις βραχυχρόνιες ενοικιάσεις και το μάρκετινγκ

Είναι καλό να γνωρίζουμε πού ρέουν τα χρήματα από τους επισκέπτες του ξενοδοχείου, ποιες πηγές είναι καρποφόρες για εμάς και ποιες όχι.

Παράδειγμα δομής εσόδων για σύντομες ενοικιάσεις:

Πωλήσεις διαμονής από την πηγή κρατήσεων:

• Απευθείας (π.χ. τηλέφωνο, e-mail, υποδοχή)
• Ιστοσελίδα (π.χ. μηχανή κρατήσεων – ο επισκέπτης κάνει μία κράτηση μέσω της ιστοσελίδας της εγκατάστασης διαμονής)
• OTAs – Ηλεκτρονικά Ταξιδιωτικά Πρακτορεία (π.χ. Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, κλπ.)
• Ταξιδιωτικές πύλες/ηλεκτρονικές επιχειρηματικές κάρτες (π.χ. noclegowo.pl, slowhop.pl, meteor- turystyka.pl, nocowanie.pl etc.)
• Διαφημιστικές πύλες (π.χ. OLX, doba.pl, κλπ.)
• Μέσα κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. Facebook)
• Πληρωμένη διαφήμιση (π.χ. Google Ads, Facebook Ads)
• Άλλο (δεν αναφέρεται παραπάνω)

Κόστος λειτουργίας μιας εγκατάστασης διαμονής

Το πιο σημαντικό είναι να γνωρίζουμε τις δαπάνες μιας εταιρείας. Η δομή των εξόδων θα είναι ελαφρώς διαφορετική για κάθε επιχείρηση, καθώς αυτό οφείλεται στις ιδιαιτερότητες της εταιρείας και στις φορολογικές ρυθμίσεις. Κατ’ αρχήν, μπορούν να επισημανθούν μερικά βασικά στοιχεία:

• Μισθοί εργαζομένων (μερικής ή εποχικής απασχόλησης)
• Μέσα, ρεύμα, φυσικό αέριο, νερό, θέρμανση
• Είδη καθαρισμού (π.χ. υγιεινή, πλύσιμο, καθαρισμός, πλύσιμο πιάτων, κ.λπ.)
• Σταθερές χρεώσεις (π.χ. internet, τηλέφωνο, τηλεόραση, VOD κ.λπ.)
• Εξοπλισμός (π.χ. έπιπλα, οικιακές συσκευές, τηλέφωνα, διάφορα αξεσουάρ: εξοπλισμός κουζίνας, διακοσμητικά, σεντόνια κ.λπ.)
• Έξοδα που σχετίζονται με το αυτοκίνητο (π.χ. καύσιμα, επιθεώρηση σέρβις, επισκευές)
• Υποδομή πληροφορικής (π.χ. εξοπλισμός υπολογιστών, άδεια λογισμικού, υπηρεσίες φιλοξενίας κ.λπ.)
• Ασφάλειες (π.χ. ιδιοκτησία, λειτουργία επιχείρησης, αυτοκίνητο κ.λπ.)
• Ταμείο ανακαίνισης (π.χ. για καθημερινές επισκευές ή προγραμματισμένες επενδύσεις)
• Μάρκετινγκ (π.χ. πληρωμένες διαφημίσεις, διαφημίσεις, διαφημίσεις μάρκετινγκ)
• Προμήθειες και χρεώσεις (τράπεζες, συναλλαγές χωρίς μετρητά, μεταπωλητές)
• Άλλα λειτουργικά κόστη (π.χ. αγορά αγαθών και υπηρεσιών απαραίτητα για τη λειτουργία της επιχείρησης)
• Πιστώσεις
• Φόροι

Ο χαρακτήρας της αγοράς της σύντομης μίσθωσης

Ο κλάδος των σύντομων μισθώσεων είναι σχετικά νέος. Γι’ αυτό οι οικοδεσπότες και ο κλάδος δανείστηκαν ορισμένους δείκτες από τον ξενοδοχειακό κλάδο, οι οποίοι δείχνουν την κατάσταση της επιχείρησης.

Κρατήσεις – ο αριθμός των κρατήσεων σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο ή ποσοστό:

• ολοκληρωμένων
• ακυρωμένων

Συνολικός δείκτης, που μας ενημερώνει για συνολικές πωλήσεις ή πιθανές αλλαγές στη συμπεριφορά των πελατών. Εάν το ποσοστό των ακυρωμένων κρατήσεων αρχίσει να αυξάνεται, πάρτε το ως κόκκινη σημαία και δείτε ποιος είναι ο λόγος πίσω από αυτό. Αυτό μπορεί να είναι το πρώτο σημάδι ότι έρχονται δύσκολες στιγμές για την επιχείρησή σας (βλ. ακυρώσεις κατά τη διάρκεια της πανδημίας Covid – 19).

Πληρότητα – Ο αριθμός των κατειλημμένων ημερών για το κατάλυμα που πωλήθηκαν κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης χρονικής περιόδου. Υπολογίζεται ως ποσοστό, διαιρώντας τον αριθμό των ημερών από τα πωλημένα δωμάτια με το ποσό των ημερών, της γενικής διαθεσιμότητας δωματίων.

Σύμφωνα με έρευνες σε αλυσίδες ξενοδοχείων, η βέλτιστη ετήσια πληρότητα είναι 60 – 65%. Αυτό που μπορεί να επηρεάσει αυτό το ποσοστό είναι η εποχικότητα, οι τάσεις, η αποτελεσματικότητα των πωλήσεων ή ο αποκλεισμός δωματίων κατά την ανακαίνιση.

Είναι ένας δείκτης κλειδί, ο οποίος ενημερώνει για την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων μάρκετινγκ ή/και πωλήσεων. Εάν το ποσοστό πληρότητας είναι χαμηλό, σημαίνει ότι και τα έσοδα θα είναι χαμηλά. Τότε είναι η κατάλληλη στιγμή για να σκεφτείτε τι μπορεί να γίνει για να αυξήσετε την πληρότητα (π.χ. αναζήτηση νέων τρόπων προσέγγισης πελατών ή να εξετάστε το ενδεχόμενο να αλλάξετε την τιμολογιακή πολιτική εφαρμόζοντας προσφορές ή εισάγοντας μια ελάχιστη διάρκεια παραμονής).

ADR (Μέση ημερήσια τιμή) – Ένα μέτρο της μέσης τιμής που καταβάλλεται για πωλούμενα δωμάτια, που υπολογίζεται διαιρώντας τα έσοδα από τα δωμάτια με τα πωλημένα δωμάτια.

Είναι ένας δείκτης αποδοτικότητας που χρησιμοποιείται για τη μέτρηση της ισχύος των εσόδων που παράγονται. Είναι χρήσιμο για την παρατήρηση των εποχιακών τάσεων και τη σύγκριση του εαυτού σας με τον ανταγωνισμό σας. Η ADR μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, όπως η χρήση προωθήσεων για την αύξηση της πληρότητας ή η αύξηση των τιμών για τη μεγιστοποίηση των εσόδων.

RevPAR (Έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο) – σε αντίθεση με την ADR, αυτός ο δείκτης υπολογίζεται διαιρώντας τα έσοδα από τα δωμάτια που πωλήθηκαν, με τον συνολικό αριθμό ημερών διαθεσιμότητας δωματίων.

Αυτός ο δείκτης παρουσιάζει μια επισκόπηση του πόσο αποτελεσματική είναι η εγκατάσταση, λαμβάνει υπόψη την πληρότητα και το μέσο ποσοστό απόδοσης δωματίου. Αυτός ο δείκτης μπορεί να είναι χρήσιμος για τον προσδιορισμό της κερδοφορίας των επιμέρους προτύπων δωματίων. Ωστόσο, το RevPAR δεν είναι τέλειο, καθώς δεν περιλαμβάνει έσοδα που παράγονται από πρόσθετες υπηρεσίες (π.χ. τροφοδοσία, ενοικίαση πρόσθετου εξοπλισμού) και κόστος ανά κατειλημμένου δωματίου (CPOR).

LOS (Διάρκεια Διαμονής) – Μέση διάρκεια κράτησης – ο συνολικός αριθμός διανυκτερεύσεων σε πωλημένες κρατήσεις, διαιρεμένος με τον αριθμό των κρατήσεων.

Ένα χαμηλό LOS σημαίνει μειωμένη κερδοφορία λόγω αυξημένου κόστους εργασίας, π.χ. χειρισμός του αριθμού των πελατών, των υπηρεσιών καθαρισμού ή της κατανάλωσης προμηθειών καθαρισμού, κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, αξίζει να εξετάσετε το ενδεχόμενο τροποποίησης της προσφοράς διαμονής προωθώντας διαμονές μεγαλύτερης διάρκειας.

Παράθυρο κρατήσεων – μας δείχνει πόσο νωρίτερα έχει γίνει η κράτηση. Είναι η διαφορά μεταξύ της ημερομηνίας κράτησης και της ημερομηνίας check-in.

Η γνώση αυτών των πληροφοριών μας επιτρέπει να κατανοήσουμε καλύτερα τη συμπεριφορά των επισκεπτών, όταν η επιχείρηση αρχίζει να κινείται. Χάρη σε αυτό, βελτιώνοντας τη στρατηγική τιμολόγησης και προετοιμάζοντας έγκαιρα κατάλληλες εκστρατείες μάρκετινγκ, θα είμαστε έτοιμοι για την αυξημένη ζήτηση.

Κριτικές επισκεπτών – ένας από τους απλούστερους δείκτες της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρονται σε μια εγκατάσταση διαμονής. Οι επισκέπτες μπορούν να μοιραστούν τα σχόλιά τους και τη βαθμολογία τους σε ιστοτόπους όπως η Booking.com ή η Airbnb, στο προφίλ της εταιρείας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (π.χ. Facebook), στο προφίλ της επιχείρησής τους στο Google ή στο βιβλίο επισκεπτών που υπάρχει στο κατάλυμα.

Είναι πολύ σημαντικό να ακολουθείτε τις βαθμολογίες και κυρίως τις απόψεις των καλεσμένων. Χάρη στα σχόλια που δίνονται, μπορείτε να μάθετε γρήγορα τι τους ενοχλεί και τί σκέψεις και ιδέες έχουν για τη διαμονή στο κατάλυμά σας για να τους φέρουν ικανοποίηση και χαμόγελο στα πρόσωπά τους.

Υπάρχουν πολλοί ακόμα δείκτες που χρησιμοποιούνται στον κλάδο της φιλοξενίας που θα μπορούσαν να αποδειχθούν χρήσιμοι κατά τη λειτουργία στην αγορά βραχυπρόθεσμης ενοικίασης. Μεταξύ αυτών, μπορεί να συναντήσετε όρους όπως:

CPOR (Κόστος ανά κατειλημμένο δωμάτιο) – ενημερώνει για την κερδοφορία του δωματίου, λαμβάνοντας υπόψη τα πραγματοποιηθέντα έξοδα: σταθερά αλλά και μεταβλητά.

GOPPAR (Μικτό λειτουργικό κέρδος ανά διαθέσιμο δωμάτιο) – (είτε το δωμάτιο είναι νοικιασμένο είτε όχι). Δείχνει τη συνολική αποτελεσματικότητα, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν.

ARPAR (Προσαρμοσμένο κέρδος ανά διαθέσιμο δωμάτιο) – αντικατοπτρίζει τη μέση κερδοφορία ενός δωματίου, λαμβάνοντας υπόψη τα έσοδα που παράγονται από τη διαμονή και τις βοηθητικές υπηρεσίες (π.χ. πακέτα καλωσορίσματος, πάρκινγκ κ.λπ.) και το κόστος. Είναι πιο ακριβές από το RevPAR.

Τώρα ξέρετε ποια δεδομένα σας ενημερώνουν για την πορεία σας προς την επιτυχία ή την αποτυχία. Το επόμενο βήμα είναι να τα μετρήσετε, ώστε να γνωρίζετε πώς φαίνεται η επιχείρησή σας αυτή τη στιγμή. Στη συνέχεια, θα πρέπει να θέσετε στόχους για μεμονωμένα δεδομένα και δείκτες που θα μετρήσουν την επιτυχία σας ή θα σας πουν ότι η λειτουργία αυτής της επιχείρησης απλά δεν θα είναι κερδοφόρα. Επιπλέον, θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε, π.χ. KPI (Βασικό Δείκτη Απόδοσης) ή OKR (Αντικειμενικά Και Βασικά Αποτελέσματα).

Ψηφιακός μετασχηματισμός στον κλάδο των σύντομων μισθώσεων

Εάν διευθύνετε την επιχείρησή σας με τον παλιομοδίτικο τρόπο, με ένα χαρτί, στυλό και αριθμομηχανή, η λήψη δεδομένων για τον υπολογισμό διαφόρων δεικτών θα είναι πολύ απαιτητική και γεμάτη λάθη.

Η ανάπτυξη του κλάδου της πληροφορικής με την ευρύτερη έννοιά του (υπολογιστές, δίκτυα υπολογιστών, λογισμικό, τεχνολογίες μικρογραφίας) έχει συμβάλει στο φαινόμενο της ψηφιοποίησης. Πώς μοιάζει αυτό το φαινόμενο στην απλούστερη μορφή του; Αντί να σημειώνετε την κράτηση σε ένα εύχρηστο έντυπο ημερολόγιο, απλώς προσθέτετε αυτές τις πληροφορίες σε ένα ειδικό πρόγραμμα υπολογιστή (όνομα και επώνυμο του επισκέπτη, ημερομηνίες κράτησης, τιμή για τη διαμονή, προκαταβολή κ.λπ.) το μόνο πράγμα που αλλάζει εδώ, είναι το μέσο δεδομένων και ο τρόπος εισαγωγής των πληροφοριών.

Ποια είναι τα μεγαλύτερα οφέλη αυτού;

• ποικίλη πρόσβαση στις πληροφορίες (διαφορετικοί άνθρωποι έχουν πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να έχουν ένα παραδοσιακό ημερολόγιο με τις κρατήσεις)
• γρήγορη αναζήτηση πληροφοριών (π.χ. με το όνομα πελάτη, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση email, τον αριθμό κράτησης, τον αριθμό τιμολογίου κ.λπ.)
• τα δεδομένα, όταν εισάγονται μία φορά, μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορα μέρη (π.χ. η τιμή του καταλύματος παρουσιάζεται στην προσφορά, ορίζει την τελική τιμή για τη διαμονή, είναι σημαντικό για τη διευθέτηση λογαριασμών με τους επισκέπτες για τη διαμονή και ταυτόχρονα, η ίδια τιμή θα συμπεριληφθεί σε μια οικονομική έκθεση που συνοψίζει τον μήνα)
• γρήγορες και άψογες μαθηματικές πράξεις (οι υπολογιστές αθροίζουν γρήγορα, πολλαπλασιάζουν, διαιρούν, συγκρίνουν και δεν κάνουν αριθμητικά ή λογικά λάθη στην προαναφερθείσα διαδικασία)
• γρήγορη αλλαγή της μορφής της παρουσίασης και οπτικοποίηση δεδομένων (π.χ. με τη μορφή δήλωσης, λίστας, πίνακα, γραφήματος ή σύγκρισης, ανάλογα με την ανάγκη)
• άμεση πρόσβαση σε καταστάσεις και πληροφορίες (π.χ. δεν χρειάζεται να περιμένετε από έναν λογιστή να συνοψίσει τον μήνα, μπορείτε να δημιουργήσετε σύγκριση εσόδων και εξόδων ανά πάσα στιγμή)

Πηγές δεδομένων σε σύντομες ενοικιάσεις

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, πιθανότατα θα πρέπει να λάβετε δεδομένα από διάφορες ξεχωριστές πηγές δεδομένων. Γιατί; Γιατί κάθε επιχειρηματικός τομέας είναι πολύ εξειδικευμένος. Κάθε λογισμικό περιλαμβάνει συγκεκριμένες ανάγκες, όπως διαφήμιση έναντι λογιστικής.

Τα δεδομένα μπορούν να χωριστούν λόγω της προσβασιμότητάς τους:

• εσωτερικά δεδομένα, που ισχύουν για την εταιρεία σας
• εξωτερικά δεδομένα, που σχετίζονται κυρίως με τον κλάδο και την περιοχή της επιχειρηματικής σας δραστηριότητας και αποτελούν αναφορά σε εσάς

Τα προϊόντα ή οι ιστοσελίδες που αναφέρονται παρακάτω, αποτελούν μόνο ένα παράδειγμα των πηγών δεδομένων και δεν αποτελούν κλειστές και εξαντλητικές λύσεις αυτού του τύπου. Δεν στοχεύω στη διαφήμισή τους, αλλά στο να παρουσιάσω στην τάξη το διαθέσιμο λογισμικό. Τα προϊόντα που παρουσιάζονται παρακάτω έχουν τις εναλλακτικές τους και η επιλογή τους θα πρέπει να εξαρτάται από τις ατομικές προτιμήσεις του επιχειρηματία.

Μάρκετινγκ για εγκαταστάσεις διαμονής

• Ανάλυση επισκεψιμότητας ιστοσελίδας: Google Analytics, Hotjar, Amplitude.
• Ορατότητα ιστοσελίδας στο διαδίκτυο: Senuto, Semrush.
• Διαφημιστικές καμπάνιες στο Διαδίκτυο: Facebook Ads, Google Ads.

Πωλήσεις καταλυμάτων και πρόσθετες υπηρεσίες

• Αρχεία πωλήσεων: εκθέσεις μετρητών, λογαριασμοί, τιμολόγια κ.λπ.
• Ταμειακές ροές: ηλεκτρονική τραπεζική, χειριστές πληρωμών (τερματικά πληρωμών, ηλεκτρονικές πληρωμές) π.χ. Polcard, Elavon, Przelewy24.pl, PayPal, PayU).
• Αναφορές: λογισμικό τιμολόγησης, λογιστικό λογισμικό, σύστημα διαχείρισης κρατήσεων όπως το BedBooking, πύλες πωλήσεων OTA όπως η Airbnb, η Booking.com.

Έξοδα

• Εγγραφές δαπανών: τιμολόγια, λογαριασμοί, αποδείξεις κ.λπ.
• Ταμειακές εισροές και προμήθειες: ηλεκτρονική τραπεζική, πάροχοι πληρωμών, ηλεκτρονικά πορτοφόλια, πύλες πωλήσεων OTA όπως Airbnb, Booking.com, σύστημα διαχείρισης κρατήσεων όπως το BedBooking.
• Αναφορές: λογισμικό τιμολόγησης, λογιστικό λογισμικό.

Ο χαρακτήρας της αγοράς σύντομης μίσθωσης

• Σύστημα διαχείρισης κρατήσεων: π.χ. BedBooking
• Πύλες πώλησης ΟΤΑ: π.χ. Airbnb, Booking.com, VRBO.
• Ταξιδιωτικές πύλες: TripAdvisor, Nocowanie.pl
• Επαγγελματικές κάρτες ιστοσελίδας: εταιρικό προφίλ στο Google, εταιρικό προφίλ στην Apple, εταιρικό προφίλ στο Facebook.

Τάσεις στην ταξιδιωτική αγορά

• Μακροοικονομικοί δείκτες: Eurostat, GUS, Στοιχεία απογραφής των ΗΠΑ και Στατιστικά.
• Δείκτες κλάδου: AirDNA, Airbitics, AllTheRooms, PriceLabs, Wheelhouse.
• Τουριστικές τάσεις / τομεακές / εκθέσεις: Παγκόσμιος Οργανισμός Τουρισμού των Ηνωμένων Εθνών, AirDNA, διαδικτυακές πύλες γνώμης, blogs, εμπορικός τύπος, τηλεοπτικά προγράμματα, podcast, κανάλια YouTube κ.λπ.
• Ομάδες κοινότητας φιλοξενίας: Facebook, Community Booking.com, Κέντρο Κοινότητας Airbnb.
• Υπουργεία και νομοθετικά σώματα: Υπουργείο Αθλητισμού και Τουρισμού, Υπουργείο Ανάπτυξης και Τεχνολογίας, Υπουργείο Οικονομικών, Αναθεώρηση σχεδίων κανονισμών, Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
• Μάρκετινγκ:Adweek.com, marketingweek, SprawnyMarketing, Brief.pl, Ahrefs Blog, Marketingdive.com.

Ανάλυση δεδομένων στον ξενοδοχειακό κλάδο

Έχοντας τα δεδομένα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εντάξει, ότι τα δεδομένα είναι ενημερωμένα, ολοκληρωμένα, στη σωστή μορφή (π.χ. κείμενο ή αριθμός;), ταξινομημένα, οργανωμένα κ.λπ.

Εάν χρησιμοποιείτε αποκλειστικό λογισμικό υπολογιστή, το οποίο αναφέρει και υπολογίζει δείκτες, μεγάλο μέρος της εργασίας θα γίνει αυτόματα.

Ωστόσο, εάν απαιτείται να κάνετε πιο προηγμένες περιλήψεις που συνδυάζουν δεδομένα από πολλές πηγές, το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων όπως το Microsoft Excel, το LibreOffice Calc, το Google Sheets και οι βασικές γνώσεις χρήσης τύπων μπορεί να είναι χρήσιμα. Τα γραμμικά διαγράμματα, τα διαγράμματα στηλών ή τα κυκλικά διαγράμματα είναι πολύ χρήσιμα για την ανάλυση δεδομένων και τη σύγκριση τους μεταξύ περιόδων. Η σύντομη μίσθωση είναι μια εποχιακή βιομηχανία, επομένως είναι επωφελές να παρακολουθείτε μεμονωμένους δείκτες σε διάφορα στιγμιότυπα:

• Των ημερών της εβδομάδας, ώστε να μπορείτε να μάθετε ποιες ημέρες είναι πιο δημοφιλείς μεταξύ των επισκεπτών και ποιες όχι.
• Εβδομαδιαία, που σας επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα τυχόν ανωμαλίες και εποχιακές διαταραχές, ώστε να μπορείτε να λάβετε έγκαιρα μέτρα.
• Μηνιαία, γιατί σας παρουσιάζει τις τάσεις σε ετήσια βάση και σας δείχνει ποια ήταν η επιχειρηματική απόδοση από την οπτική γωνία του προηγούμενου έτους.
• Ετήσια, που σας επιτρέπει να έχετε μια πιο μακροπρόθεσμη άποψη για την υγεία της επιχείρησής σας.

Αυτό που είναι απαραίτητο, είναι να συγκρίνετε μεμονωμένα δεδομένα με προηγούμενες περιόδους στη δική σας εταιρεία. Αυτό θα σας βοηθήσει να μάθετε εάν οι αλλαγές στην προσφερόμενη υπηρεσία, τη στρατηγική τιμολόγησης και την καμπάνια προώθησης θα έχουν ως αποτέλεσμα μεγαλύτερα έσοδα.

Είναι καλό να συγκρίνετε τα αποτελέσματά σας με τους ανταγωνιστές σας στον κλάδο μέσω του λεγόμενου benchmarking. Ένας σημαντικός στόχος για έναν επιχειρηματία πρέπει να είναι η δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Η σύγκριση των αποτελεσμάτων σας με τα αποτελέσματα του ανταγωνισμού ή του κλάδου γενικότερα, σας επιτρέπει να προσδιορίσετε την απόδοση της εταιρείας σας στην αγορά. Για παράδειγμα, αναλύοντας τις αξιολογήσεις των επισκεπτών σας για διαμονές, θα μάθετε εάν οι υπηρεσίες διαμονής σας είναι καλύτερες από τον γείτονά σας. Εάν η οικονομική κατάσταση έχει βελτιωθεί, η τουριστική κίνηση στην περιοχή σας έχει αυξηθεί κατά 10% – ο αριθμός των επισκεπτών σας έχει επίσης αυξηθεί κατά 10%; Αν όχι, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να χάσατε την ευκαιρία σας. Είναι καλό για να κοιτάξουμε πίσω και να αναλύσουμε τι ακριβώς συνέβη, τι είδους μέτρα έχουν παρθεί για να εκμεταλλευτούμε την ευκαιρία στην αγορά, ποια απέδωσαν, ποια όχι και τι μπορείτε να κάνετε για αυτό.

Όσο βλέπετε αυτές τις διάφορες μετρήσεις, τις τιμές, τις συγκρίσεις και τις δηλώσεις τους, θα πρέπει να συνειδητοποιήσετε τι σημαίνουν για εσάς. Ποιοι τομείς απαιτούν περισσότερη προσοχή από εσάς; Π.χ. με υψηλό κόστος καθαρισμού ανά δωμάτιο και μέση διάρκεια παραμονής 2 ημερών, ίσως είναι καλό να σκεφτείτε να εφαρμόσετε ελάχιστη διαμονή 3 ημερών και να αυξήσετε τις τιμές διαμονής σας;

Θα ήταν καλή ιδέα; Δεν θα μάθετε ποτέ αν δεν το κάνετε και αν δεν θα παρακολουθήσετε ξανά αυτούς τους δείκτες στις επόμενες περιόδους.

Αυτή είναι η λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων. Θα ξέρετε τι λειτουργεί και τι όχι. Δεν βασίζεστε στα συναισθήματα και τη φαντασία σας ή στις καλές συμβουλές των φίλων σας. Παρακολουθώντας στατιστικά και μετρήσεις, επιλέγετε τις κατευθύνσεις για βελτιώσεις στην επιχείρησή σας και βλέπετε την αντανάκλαση των αποφάσεων που παίρνετε.

Φυσικά, δεν θα είναι σωστή κάθε απόφαση που παίρνετε. Ο κύριος στόχος της λήψης αποφάσεων βάσει δεδομένων είναι η ελαχιστοποίηση του κινδύνου λάθους. Ο κίνδυνος αποτυχίας είναι αναπόσπαστο μέρος της επιχείρησης και αυτό πρέπει να γίνει αποδεκτό ως κανόνας. Ωστόσο, έχετε νέα δεδομένα στη διάθεσή σας τώρα, τα οποία σας επιτρέπουν να πάρετε μια άλλη απόφαση σχετικά με το τι θα κάνετε στη συνέχεια. Δεν περιπλανιέστε πια στα τυφλά. Έχετε άφθονα οδικά σήματα παντού γύρω σας, τα οποία σας ενημερώνουν πώς να φτάσετε στον προορισμό σας.

Συμπέρασμα

Η επιτυχία της επιχείρησης είναι δυνατή εάν λαμβάνετε αποφάσεις που βασίζονται σε δεδομένα. Διαφορετικά, μπορείτε να υπολογίζετε στην τύχη… ίσως μια μέρα κερδίσω το τζάκποτ;

Με μια πρώτη ματιά, το να δουλεύει κανείς με δεδομένα μπορεί να φαίνεται πολύπλοκο – αυτό είναι φυσιολογικό – οτιδήποτε νέο μας κάνει να φοβόμαστε λίγο πολύ. Πρέπει να αντιμετωπίζετε τα δεδομένα ως καύσιμο για την επιχείρησή σας – επενδύστε το χρόνο και τα χρήματά σας σε αυτά. Με τον καιρό, θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί, θα αρχίσετε να πειραματίζεστε και τα αποτελέσματα θα ξεπεράσουν τις προσδοκίες σας.

Όταν επιλέγετε πηγές δεδομένων, εστιάστε σε λύσεις που μπορούν να δημιουργούν αυτόματα αναφορές, δηλώσεις και γραφήματα. Όσο πιο χρήσιμες αναφορές ή γραφήματα έχει το λογισμικό, τόσο λιγότερος χρόνος χρειάζεται για χειροκίνητη «εργασία με δεδομένα», με αυτόν τον τρόπο θα κερδίσετε επιπλέον χρόνο για δραστηριότητες, που στο τέλος της ημέρας θα υποστηρίξουν την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Θα πρέπει επίσης να δώσετε προσοχή στην επιλογή εξαγωγής δεδομένων σε εξωτερικά αρχεία σε μορφή CSV ή XLSX. Χάρη στα υπολογιστικά φύλλα, θα εισάγετε γρήγορα τα δεδομένα και θα τα συνδέετε χωρίς να χρειάζεται να ξαναγράψετε αυτές τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο.

Για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των επιχειρηματιών που ενοικιάζουν διαμερίσματα, δωμάτια, αγροτουριστικά καταλύματα, εξοχικές κατοικίες κ.λπ., η ομάδα του BedBooking εργάζεται σκληρά σε μια νέα οθόνη στατιστικών στοιχείων. Η νέα λειτουργικότητα θα αποτελέσει κεντρική πηγή γνώσης σχετικά με την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των δραστηριοτήτων των οικοδεσποτών.