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overbooking cómo solucionarlo
07/01/2025 | por BedBooking

Overbooking – ¿qué es y cómo evitarlo?

El overbooking es una visión aterradora para casi todos los anfitriones de instalaciones de alojamiento. Si lo has experimentado de la manera más difícil, sabes mejor que nadie lo estresante y perjudicial que puede ser para tu negocio. Si esta situación es desconocida para ti, vale la pena conocerla mejor y asegurarte de usar las herramientas adecuadas. Así, el fenómeno del overbooking evitará tu hotel, casa de huéspedes o casa en alquiler.

Overbooking – ¿qué significa?

El overbooking, o “sobreventa”, es un fenómeno en el que se aceptan más reservas en una fecha determinada de las que es posible atender. Este término es utilizado con frecuencia por aerolíneas y grandes hoteles. Ambos emplean esta práctica diariamente basándose en estadísticas de cancelaciones. El overbooking permite a los hoteles minimizar las pérdidas ocasionadas por cancelaciones de reservas, y a las aerolíneas vender más boletos que los asientos disponibles en un avión.

Aunque los grandes hoteles utilizan este procedimiento de manera consciente y obtienen beneficios, los propietarios de pequeños alojamientos deberían evitar el overbooking a toda costa. Puede causar más daño que beneficio. En el caso de pequeños establecimientos, el overbooking se debe generalmente a errores humanos y la selección de herramientas inadecuadas, más que a acciones deliberadas.

Overbooking – ¿cómo afrontarlo?

Desafortunadamente, el overbooking tiene solo consecuencias desagradables para los propietarios de pequeños alojamientos y es una situación difícil de mitigar. En el caso de identificar rápidamente una doble reserva, es decir, antes de la llegada de los huéspedes, tenemos muchas más posibilidades. Una llamada telefónica para disculparse, ofrecer cambiar la reserva a otra fecha y una compensación económica, por ejemplo, en forma de descuento. Estas soluciones deberían ayudar, aunque probablemente tus huéspedes no estarán del todo contentos.

Sin embargo, a veces nos damos cuenta del error cuando los huéspedes de ambas reservas llegan al mismo tiempo. Esta situación genera inevitablemente un conflicto, y los huéspedes estarán muy molestos.

Has tenido un caso de overbooking en tu alojamiento.

¿Qué hacer?

Primero, mantén la calma y acuerda una solución satisfactoria con los huéspedes lo antes posible. Sé honesto y transparente con ellos. En este caso, la devolución del depósito no será suficiente. También se deben considerar formas adicionales de compensación, como:

  • vales de descuento,
  • alojamiento gratuito,
  • o gestionar y pagar el alojamiento en un lugar cercano.

Además, la cuestión de determinar qué huéspedes tienen prioridad para mantener la reserva solo aumentará la tensión. Incluso si logramos suavizar la situación, es muy probable que enfrentemos una opinión negativa en Internet. Por lo tanto, hagamos todo lo posible para evitar estas situaciones desagradables y, si han ocurrido, trabajemos para evitar que se repitan.

overbooking - cómo informar a sus huéspedes
Suele ser problemático informar a los huéspedes cuando se ha producido overbooking. La foto fue tomada por Shvets

¿De dónde viene el overbooking?

En un negocio basado en la hospitalidad, vale la pena ser visible en muchos lugares. Llegar a potenciales huéspedes desde diferentes frentes se traduce en una mayor ocupación de los apartamentos y contribuye al desarrollo. Sin embargo, la multitud de fuentes de reservas y la falta de herramientas de gestión adecuadas son las razones más comunes del overbooking. Páginas de reservas, diversos canales de redes sociales, sitios web, recomendaciones: recibimos reservas de todos estos lugares, a menudo de forma simultánea. Por supuesto, contar con una variedad de canales de ventas es algo positivo en un negocio de hospitalidad. Pero controlar manualmente las nuevas reservas y trabajar con un sistema sin sincronización automática con los portales de reservas facilita cometer errores.

¿Cómo evitar el overbooking?

Usar las herramientas adecuadas es la mejor manera de evitar problemas con las reservas futuras. Hoy en día, un sistema de reservas integrado con portales como Booking.com o Airbnb.com es la base y un elemento imprescindible para los anfitriones de cualquier tipo de alojamiento. Además, gracias a la tecnología avanzada, las reservas realizadas a través de sitios web externos aparecen inmediatamente en tu calendario de reservas, lo que evita asignar nuevos huéspedes a una fecha ya reservada.

BedBooking te ayudará a evitar el overbooking

Un ejemplo de una herramienta de este tipo es BedBooking, que, además de un calendario de reservas dedicado, incluye varias funciones y facilidades para la gestión diaria de un alojamiento. Una ventaja indiscutible es que el sistema te permite gestionar tu propio canal de ventas de alojamiento a través de tu página web o perfiles en redes sociales. Esta solución está automatizada, al igual que las reservas en portales conocidos, pero en este caso no tiene comisiones, por lo que más dinero llega a nuestros bolsillos. Tampoco es necesario instalar BedBooking en una computadora. Es una aplicación y un sitio web completamente seguro, no un programa de reservas. Si te preocupa gestionar la venta de alojamientos a través del sistema de reservas, asegúrate de leer este artículo.

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