Statistiche nell’esercizio di un’azienda – nell’industria degli affitti a breve termine

Una business idea non basta

La propria attività è un proprio modo di vivere. Come ha scritto Adam Mickiewicz in “Ode To Youth”: “Sei il tuo timone, marinaio e nave”. Gestire un’impresa è un modo per proteggere la propria situazione finanziaria e quella della famiglia, e anche una grande opportunità di autorealizzazione. Idee e finanze non sono tutto. Il successo deve essere guadagnato da uno sviluppo costante dell’impresa. Ad esempio, una ricerca costante di nuovi clienti, l’ottimizzazione dei costi di esercizio o una reazione rapida ai cambiamenti nell’ambiente aziendale.

Sembra essere una ricetta per il successo semplice, ma come funziona realmente? 

Prendere decisioni in base ai dati

I dati sono tutt’altro che informazioni e fatti. I dati possono assumere diverse forme: numeri, segni, testi, grafici, immagini o suoni. In linea di principio, i dati descrivono le caratteristiche di qualsiasi cosa o fenomeno che possiamo elaborare mentalmente o tramite un computer.

Stiamo raccogliendo e processando dati anche senza saperlo. La raccolta di dati riguarda vari aspetti dell’impresa, tra cui:

• attività operative
• comportamento dei clienti
• risultati delle campagne di marketing
• produzione
• gestione della filiera
• procedure di organizzazione del lavoro
• etc.

La differenza sta nel come utilizziamo i dati. Li stiamo raccogliendo e archiviando, oppure li usiamo come basi per prendere decisioni? (DDDM). 

Per una decisione basata sui dati, segui questi passi:

1. Definisci i dati che testimoniano il successo della tua impresa.
2. Determina la fonte da cui otterrai queste informazioni.
3. Inizia a raccogliere i dati e ad archiviarli.
4. Analizza i dati.
5. Prendi una decisione basata sui dati.

I conti negli affitti a breve termine devono tornare

Che tu stia affittando appartamenti, stanze o intere case – stai gestendo un’impresa per un profitto. In linea di principio si tratta di semplice matematica: ricavi meno costi.  

Quali dati sono importanti in queste due aree?

Ricavi da affitti a breve termine

In primo luogo dobbiamo ricordare:

• A chi è dedicata la nostra offerta? (Cliente)
• Quali servizi vogliamo offrire ai nostri clienti? (gamma di servizi)
• La nostra offerta è competitiva sul mercato? (prezzo)
• Come possiamo attrarre clienti? (canali di marketing/vendita)
• In che direzione sta andando il mercato degli affitti a breve termine? (tendenze)

Cliente – il nostro ospite, al quale dedichiamo più attenzioni. Il tuo cliente dei sogni è chiunque affitti la tua struttura?

Bisogna delineare una figura di ospite. Grazie a questa, ad esempio, saprai se concentrarti sulle vacanze in famiglia (coppie con bambini), clienti business, o persone giovani. Quale è la loro destinazione: vacanza, giro turistico, visita della città, o viaggio di lavoro? Sono clienti locali, o dall’estero? Da dove arrivano? (turismo locale/domestico/estero). Che portafoglio hanno? Vorranno risparmiare, oppure i soldi sono un problema secondario, e la cosa che importa è divertirsi?
Si tratta di clienti che torneranno nella mia struttura? E molte altre domande che ti consentiranno di creare la tua figura di marketing, legata alle altre aree. 

Gamma di servizi – ora che abbiamo il nostro cliente dei sogni, dobbiamo creare un’offerta appositamente per lui. Per farlo, decoriamo correttamente le stanze (ad esempio con letti singoli o matrimoniali), gli spazi comuni (con jacuzzi o aree giochi) e attrazioni per i nostri clienti (ad esempio pacchetti di benvenuto per coppie, biciclette in affitto, guide locali), etc. 

Sappiamo se puntare agli affitti per vacanze (ad esempio pernottamenti da 7 a 14 giorni), affitti nel weekend (venerdì – domenica), o se essere disponibili per tutta la settimana. L’impiego di restrizioni nelle prenotazioni può essere utile sotto questo aspetto.  

Prezzo – uno degli elementi più delicati dell’offerta ricettiva, con un impatto diretto sui ricavi. Un’offerta ben formulata per il cliente è solo un pezzo del puzzle. Dobbiamo ricordare che non siamo gli unici host dell’area. Quando imposti i tuoi prezzi, ricorda di tenere conto le offerte della concorrenza, e gli indicatori macroeconomici come potere d’acquisto, inflazione, cambio di valute, o tasso di disoccupazione (ad esempio, un’offerta ricettiva indirizzata verso clienti meno abbienti, in caso di elevata occupazione e inflazione, potrebbe non essere redditizia). 

Marketing della struttura/dei canali di vendita – ora che sappiamo chi è il nostro target, dobbiamo decidere come raggiungere i nostri potenziali clienti. Useremo il sito della struttura, dei portali di pubblicità, un portale turistico dedicato dove inserire il nostro bigliettino da visita, o magari dei servizi OTA dedicati come Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, etc. Non dimentichiamo la posizione fondamentale dei social media e di stampa tradizionale, conferenze, fiere, o del lasciare pamphlet in uffici turistici locali. Inoltre, potrebbe essere utile delineare un funnel di vendita della tua offerta, che illustri il viaggio ad un potenziale visitatore. 

Tendenze negli affitti a breve termine – Il mondo sta cambiando giorno dopo giorno, così come il nostro ambiente lavorativo. Le nuove tecnologie ci consentono di realizzare idee che fino a poco tempo fa erano un’immaginazione molto remota, ad esempio il miglioramento della tecnologia ci ha aiutato a creare un calendario di prenotazione in BedBooking, che l’host ha sempre con sé e può condividere con i suoi colleghi mentre è lontano dalla struttura ricettiva. Diverse generazioni (come Baby Boomer, Generazioni X, Y, Z) vedono il mondo in modo molto diverso, vivono secondo valori diversi e usano media diversi per la comunicazione, ecc.

Inoltre, ci sono anche diversi fattori, come eventi politici, economici, industriali o pandemici che influenzano direttamente il comportamento delle persone. Se questi comportamenti vanno in una certa direzione, diventano chiari e si consolidano, possiamo parlare di tendenze. Ciò che dovrebbe interessarci sono le attuali tendenze nel turismo, negli affitti a breve termine e nel marketing.

È bene sapere dove confluiscono i soldi degli ospiti dell’hotel, quali fonti sono redditizie e quali no.

Esempio di struttura dei ricavi per affitti a breve termine

• Vendita di pernottamenti per fonte di prenotazioni: 
• diretto (telefono, e-mail, reception)
• sito web (motore di prenotazione – i clienti effettuano una prenotazione sul sito web della struttura ricettiva) 
• OTA – Online Travel Agencies (ossia Agenzie di Viaggi Online come Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, etc.) 
• Portali di viaggio/biglietti da visita online (ad esempio noclegowo.pl, slowhop.pl, meteor- turystyka.pl, nocowanie.pl etc.)
• Portali pubblicitari (OLX, doba.pl, etc.)
• social media (ad esempio Facebook) 
• pubblicità a pagamento (Google Ads, Facebook Ads)
• altro (non sopra menzionato)
• Costi di gestione di una struttura ricettiva

La cosa più importante è redigere una struttura delle spese di un’azienda. La struttura dei costi sarà leggermente diversa per ciascuna impresa a causa delle caratteristiche dell’azienda e delle normative fiscali. In linea di principio, si possono evidenziare alcuni elementi chiave:

• Salari dei dipendenti (part-time o stagionali)
• Media, luce, gas, acqua, riscaldamento 
• Prodotti per le pulizie (ad esempio igiene, lavaggio, pulizia, lavaggio dei piatti, etc). 
• Canoni fissi (internet, telefono, TV, VOD, etc.)
• Attrezzature (mobili, elettrodomestici, telefoni, accessori come: accessori per la cucina, decorazioni, lenzuola, etc.) 
• Spese relative alle automobili (carburante, manutenzione, riparazioni)
• Infrastruttura IT (computer, license per software, servizi di hosting, etc) 
• Assicurazione (per proprietà, gestione dell’impresa, automobile, etc.)
• Fondo per ristrutturazioni (ad esempio riparazioni giornaliere o investimenti pianificati) 
• Marketing (ad esempio pubblicità pagate)
• Commissioni e oneri (banca, transazioni digitali, rivenditori)
• Altri costi operativi (ad esempio acquisto di beni e servizi essenziali per la gestione dell’impresa) 
• Crediti
• Tasse

Il carattere del mercato degli affitti a breve termine 

L’industria degli affitti a breve termine è relativamente giovane. Ecco perchè gli host e il mercato hanno preso in prestito alcuni indicatori dall’industria degli hotel, che mostra le condizioni dell’impresa. 

Prenotazioni – il numero di prenotazioni in un certo periodo, in percentuale di: 

• completate
• cancellate

Indicatore complessivo che ci informa sulle vendite totali o sui possibili cambiamenti nel comportamento dei clienti. Se il tasso di prenotazioni cancellate inizia a salire, vedilo come una bandiera rossa e scopri qual è il motivo dietro. Questo potrebbe essere il primo segnale che si prospettano tempi difficili per la tua attività (vedi le cancellazioni durante la pandemia di Covid – 19).

Occupazione – Il numero di giorni in cui la struttura è occupata durante uno specifico periodo di tempo. È calcolato come percentuale dividendo il numero dei giorni in cui le camere sono vendute per il numero di giorni totali, o per i giorni in cui la camera è disponibile.  

In base alle ricerche delle catene alberghiere, l’occupazione annuale ottimale è del 60 – 65%. Influenzano questa percentuale la stagione, le tendenze, l’efficacia delle vendite, o l’esclusione di alcune stanze a causa di ristrutturazioni.  

È un indicatore chiave che ci informa sull’efficacia delle nostre attività di marketing e/o di vendita. Se il tasso di occupazione è basso, anche i ricavi saranno bassi. È quindi il momento giusto per considerare cosa si può fare per aumentare l’occupazione (ad esempio cercare nuovi modi per raggiungere i clienti o considerare di modificare i prezzi, applicando promozioni o introducendo una durata minima dei soggiorni).

ADR (Average Daily Rate, Tariffa Media Giornaliera) – Una misura della tariffa media pagata per le camere vendute, calcolata dividendo i ricavi delle camere per le camere vendute.  

È un indicatore di efficienza utilizzato per misurare la forza dei ricavi generati. È utile per osservare le tendenze stagionali e confrontarsi con la concorrenza. L’ADR può essere utilizzato per prendere decisioni strategiche, come utilizzare promozioni per aumentare l’occupazione o aumentare i prezzi per massimizzare i ricavi.

RevPAR (Revenue Per Available Room, Ricavo Per Camera Disponibile) – al contrario dell’ADR, questo indicatore è calcolato dividendo i ricavi delle camere vendute per il numero di giorni di disponibilità della camera.  

È un indicatore che presenta una panoramica dell’efficienza della struttura, tiene conto dell’occupazione e del tasso di rendimento medio della camera. Tale indicatore può essere utile per determinare la redditività degli standard delle singole stanze. Tuttavia, RevPAR non è perfetto in quanto non include i ricavi generati da servizi aggiuntivi (es. ristorazione, noleggio di attrezzature aggiuntive) e i costi CPOR per camera occupata.

LOS (Length Of Stay, Lunghezza del Soggiorno) – Durata media delle prenotazioni – il numero totale di notti nelle prenotazioni, diviso per il numero di prenotazioni. 

Una bassa LOS si traduce in una redditività ridotta a causa dell’aumento del costo del lavoro, ed esempio per la gestione del numero di clienti, servizi di pulizia, consumo di prodotti per la pulizia, ecc. In tal caso, vale la pena considerare di modificare l’offerta ricettiva promuovendo soggiorni più lunghi.

Finestra di prenotazioni – ci mostra con quanto anticipo è stata effettuata la prenotazione. È la differenza tra il giorno della prenotazione e il giorno del check-in. 

Conoscere queste informazioni ci consente di comprendere meglio il comportamento degli ospiti, quando l’attività inizia a muoversi. Grazie a ciò, affinando la strategia dei prezzi e preparando per tempo adeguate campagne di marketing, saremo pronti per l’aumento della domanda.

Recensioni dei clienti – uno degli indicatori più diretti della qualità dei servizi offerti da una struttura ricettiva. I clienti possono condividere le loro recensioni su siti web come Booking.com o Airbnb, sul profilo social della struttura (ad esempio Facebook), sul profilo business su Google, o nel libro degli ospiti presente in loco.

È molto importante seguire le valutazioni e, soprattutto, le opinioni degli ospiti.

Grazie ai feedback puoi scoprire rapidamente cosa non hanno apprezzato, e quali pensieri e idee hanno per un soggiorno nella tua struttura soddisfacente.

Ci sono molti altri indicatori utilizzati nel settore dell’ospitalità che potrebbero rivelarsi utili quando si opera nel mercato degli affitti a breve termine. Tra questi, potresti imbatterti in termini come:

CPOR (Cost Per Occupied Room, Costo Per Camera Occupata) – ti informa della redditività della camera, tenendo conto delle spese affrontate, sia fisse che variabili. 

GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room, Utile Operativo Lordo per Camera Disponibile) – (se la stanza è affittata o meno). Mostra l’efficienza generale, compresi i costi affrontati.  

ARPAR (Adjusted Revenue Per Available Room, Ricavi Adjusted Per Camera Disponibile) – riflette la redditività media di una camera, tenendo conto dei ricavi generati dalla struttura e dai servizi accessori (come pacchetti di benvenuto, parcheggio, ecc.) e dei costi sostenuti. È più preciso di RevPAR.

Adesso conosci i dati che ti indicano la strada verso il successo o il fallimento. Il prossimo passo è misurarli, così da avere un’immagine completa del tuo business al momento. Poi, dovrai impostare dei target per i dati individuali e indicatori che misureranno il tuo successo, o ti suggeriranno che la tua azienda non sarà redditizia. Inoltre, puoi usare anche KPI (Indicatore Chiave di Prestazione) o OKR (Obiettivi e Risultati Chiave).  

Trasformazione digitale nell’industria degli affitti a breve termine 

Se gestisci la tua attività alla vecchia maniera, con un pezzo di carta, una penna e una calcolatrice, ottenere dati per calcolare vari indicatori sarà molto difficile, ed il risultato pieno di errori.

Lo sviluppo del settore informatico nella sua accezione più ampia (computer, reti informatiche, software, tecnologie di miniaturizzazione) ha contribuito al fenomeno della digitalizzazione. Che aspetto ha quel fenomeno nella sua forma più semplice? Invece di annotare le prenotazioni in un comodo calendario cartaceo, stai semplicemente aggiungendo tali informazioni ad un programma informatico dedicato (nome e cognome dell’ospite, date di prenotazione, prezzo del soggiorno, pagamento anticipato, ecc.), l’unica differenza è il mezzo di disponibilità dei dati, e il modo di inserire le informazioni.

Quali sono i benefici principali?

• Diversi accessi alle informazioni (più persone hanno accesso alle stesse informazioni contemporaneamente, non devono avere in mano un tradizionale calendario con le prenotazioni) 
• Ricerca rapida delle informazioni (tramite il nome del cliente, numero di telefono, indirizzo e-mail, numero di prenotazione, numero di fattura, ecc.)
• I dati, quando inseriti una volta, possono essere usati in molti modi (il prezzo dell’alloggio è presente nell’offerta, e stabilisce il prezzo finale per il soggiorno. È  importante per regolare i conti con gli ospiti del soggiorno e, allo stesso tempo, lo stesso prezzo sarà incluso in una relazione finanziaria che riepiloga il mese)
• Operazioni matematiche rapide e prive di errori (i computer si occupano di sommare, moltiplicare, dividere, confrontare rapidamente e senza commettere errori aritmetici o logici nel processo)
• Cambio rapido della forma di presentazione e visualizzazione dei dati (ad esempio sotto forma di prospetto, elenco, tabella, grafico o confronto, a seconda della necessità)
• Accesso immediato a dichiarazioni e informazioni (non dovrai aspettare un contabile per riassumere il mese, ma puoi generare un confronto di entrate e spese in qualsiasi momento)  

Fonti di dati per soggiorni a breve termine 

A seconda delle tue necessità, probabilmente dovrai ottenere i tuoi dati da diverse fonti. Infatti, ogni area di business è molto specializzata. Ogni software soddisfa specifiche necessità, come pubblicità o contabilità.  

I dati possono essere divisi in base alla loro accessibilità:

• Dati interni che interessano la tua impresa
• Dati esterni, principalmente legati alla tua industria e regione di business, e per te sono un punto di riferimento

I prodotti o siti web indicati di seguito sono solo un esempio delle fonti di dati e non costituiscono soluzioni chiuse ed esaustive. Il mio obiettivo non è fargli pubblicità, ma presentare i software disponibili. Esistono delle alternative ai prodotti presentati di seguito, e la scelta dovrebbe dipendere dalle preferenze individuali dell’imprenditore.

Marketing per strutture ricettive

• Analisi del traffico sul sito web: Google Analytics, Hotjar, Amplitude.
• Visibilità del sito web su internet: Senuto, Semrush.
• Campagne pubblicitarie online: Facebook Ads, Google Ads.

Vendita di soggiorni e servizi aggiuntivi 

• Registri di vendita: rapporti di cassa, fatture, bollette, etc. 
• Incassi: banca elettronica, operatori di pagamenti (terminali per pagamenti, pagamenti online) ad esempio Polcard, Elavon, Przelewy24.pl, PayPal, PayU). 
• Rapporti: software di fatturazione, software di contabilità, sistemi di gestione delle prenotazioni come BedBooking, portali di vendita OTA come Airbnb, Booking.com.

Costi

• Registrazione delle spese: fatture, cambiali, ricevute, etc.
• Incassi e commissioni: banca elettronica, operatori per pagamenti, E-wallet, portali di vendite OTA come Airbnb, Booking.com, sistemi di gestione delle prenotazioni come BedBooking.
• Rapporti: software di fatturazione, software di contabilità.

Il carattere del mercato degli affitti a breve termine

• Sistemi di gestione delle prenotazioni: come BedBooking
• Portali di vendita OTA: come Airbnb, Booking.com, VRBO.
• Portali di viaggi: TripAdvisor, Nocowanie.pl
• Bigliettini da visita online: profilo dell’azienda su Google, profilo dell’azienda su Apple, profilo dell’azienda su Facebook. 

Tendenze nel mercato dei viaggi

• Indicatori macroeconomici: Eurostat, GUS, U.S. Census Data and Statistics.
• Indicatori dell’industria: AirDNA, Airbitics, AllTheRooms, PriceLabs, Wheelhouse.
• Tendenze turistiche / settoriali / rapporti: United Nations World Tourism Organization, AirDNA, portali di opinioni online, blog, stampa, programmi TV, podcast, canali YouTube, etc. 
• Gruppi della community di host: Facebook, Community Booking.com, Airbnb Community Center.
• Ministri e Legislatura: Ministero dello Sport e del Turismo, Ministero dello Sviluppo e della Tecnologia, Ministero delle Finanze, Revisione bozze di regolamento, Commissione Europea.
• Marketing: Adweek.com, marketingweek, SprawnyMarketing, Brief.pl, Ahrefs Blog, Marketingdive.com.

Analisi dei dati nell’industria alberghiera

Dopo aver raccolto i dati devi assicurarti che siano in ordine, aggiornati, completi, e nel giusto formato (ad esempio, a lettera o numero?), organizzati, etc. 

Se usi software digitali dedicati che creano rapporti e calcolano gli indicatori, buona parte del lavoro sarà automatica.  

Tuttavia, se è necessario effettuare dei riassunti più avanzati che uniscono dati da diverse fonti, possono essere utile l’impiego di software come Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets e una conoscenza base delle formule. Grafici a linee, diagrammi a colonne o a cerchio sono molto utili per analizzare i dati e compararli in base ai periodi. L’industria degli affitti a breve termine è stagionale, quindi è importante tenere traccia degli indicatori individuali in diversi momenti:  

• Dei giorni della settimana, così da capire quali sono i giorni più popolari tra i visitatori. 
• Settimanalmente, che consente di identificare velocemente qualsiasi anomalia o disturbo stagionale per prendere delle decisioni rapidamente. 
• Mensilmente, per capire le tendenze su base annuale, e vedere le performance dell’azienda dalla prospettiva dell’anno precedente. 
• Su base annua, che ti consente di avere una vista a lungo termine della salute della tua azienda. 

È fondamentale comparare i dati individuali ai periodi precedenti della tua azienda. Questo ti aiuterà a capire se i cambiamenti apportati ai servizi offerti, alle strategie di prezzi e alle campagne promozionali porteranno a ricavi maggiori.   

È bene confrontare i tuoi risultati la concorrenza nel settore attraverso il cosiddetto benchmarking. Un obiettivo importante per un imprenditore dovrebbe essere quello di creare un vantaggio sulla concorrenza. Confrontare i tuoi risultati con i risultati della concorrenza, o del settore in generale, ti consente di determinare come si comporta la tua azienda sul mercato. Ad esempio, analizzando le valutazioni dei tuoi ospiti per i loro soggiorni scoprirai se i tuoi servizi sono migliori delle strutture vicine. Se la situazione economica è migliorata e il traffico turistico nella tua regione è aumentato del 10%, anche il tuo numero di ospiti è aumentato del 10%? In caso contrario, c’è un’alta probabilità che tu abbia perso un’occasione. Dovresti guardare al passato e analizzare cosa è successo esattamente, che tipo di misure sono state prese per sfruttare l’opportunità del mercato, quali hanno funzionato, quali no e cosa puoi fare al riguardo.

Come puoi vedere, queste varie metriche, i loro valori, i confronti e i rapporti, cosa significano per te? Ad esempio, con degli elevati costi di pulizia per stanza e una lunghezza media del soggiorno di 2 giorni forse sarebbe meglio implementare un soggiorno minimo di 3 giorni, e aumentare le tariffe? 

Sarebbe una buona idea? Non lo saprai mai se non provi, e se non tieni conto di questi indicatori nei prossimi periodi.

Questo è il prendere decisioni in base ai dati. Saprai cosa funziona e cosa no. Non ti stai affidando alle tue sensazioni e all’immaginazione, oppure ai consigli dei tuoi amici. Tenendo traccia di statistiche e metriche sceglierai le vie per migliorare la tua azienda, e vedrai i riflessi delle tue decisioni. 

Ovviamente non tutte le decisioni saranno giuste. L’obiettivo principale delle decisioni prese in base ai dati è minimizzare il rischio di sbagliare. Il rischio di sbagliare è una parte integrale dell’impresa, e dovrebbe essere accettato come la norma. Tuttavia, adesso hai dei dato a disposizione che ti consentono di effettuare decisioni sui tuoi prossimi passi. Non ti stai più addentrando ciecamente nel vuoto. Hai moltissimi segnali intorno a te che ti stanno indicando come raggiungere la tua destinazione.

Conclusione

Il successo dell’impresa è possibile se si prendono decisioni basate sui dati. Altrimenti puoi contare su un colpo di fortuna… magari un giorno vincerai il jackpot?

A prima vista, lavorare con i dati può sembrare molto complicato – questo è normale – qualsiasi novità ci fa più o meno paura. Devi considerare i dati come il carburante per la tua attività: investi tempo e denaro in essi. Col tempo diventerai più efficiente, inizierai a sperimentare e i risultati supereranno le tue aspettative.

Quando scegli delle fonti per i dati concentrati su delle soluzioni in grado di creare automaticamente report, rendiconti e grafici. Più rapporti o grafici utili ha il software, meno tempo è necessario per “lavorare con i dati” manualmente, consentendoti di guadagnare tempo extra per le attività che supporteranno lo sviluppo della tua impresa. Dovresti anche fare attenzione all’opzione di esportazione dei dati in file esterni in formato CSV o XLSX. Grazie ai fogli di calcolo importerai rapidamente i dati e li collegherai senza doverli riscrivere manualmente.

Per soddisfare le aspettative degli imprenditori che affittano appartamenti, camere, agriturismi, case vacanza, ecc, il team di BedBooking sta lavorando duramente ad una nuova schermata delle statistiche. La nuova funzionalità sarà una fonte fondamentale di conoscenza dell’efficacia ed efficienza delle attività degli host.