Overbooking – o que é, e como evitá-lo?

Overbooking é uma visão aterradora para quase todos os anfitriões de um alojamento. Se o experimentou da forma mais difícil, sabe melhor como pode ser stressante e fatal para o seu negócio. Se a data não lhe é familiar, vale a pena conhecê-la melhor e certificar-se de que utiliza as ferramentas certas. O fenómeno de overbooking irá contornar o seu hotel, pousada ou casa para alugar.

Overbooking – o que significa isso? 

Overbooking, ou “overbooking”, é um fenómeno em que são aceites mais reservas numa determinada data do que é possível realizar. Este termo é frequentemente utilizado por companhias aéreas e grandes hotéis. Ambos utilizam esta prática diariamente devido às estatísticas sobre cancelamentos. A sobre-reserva permite aos hotéis minimizar a perda incorrida com o cancelamento de uma reserva, e as companhias aéreas podem vender mais bilhetes do que lugares num avião.

Embora os grandes hotéis utilizem este procedimento conscientemente e colham os seus benefícios, os proprietários de pequenos estabelecimentos de alojamento devem evitar a todo o custo as reservas impostas. Eles podem fazer mais mal do que bem. No caso de pequenos estabelecimentos de alojamento, a sobre-reserva deve-se a erro humano e à selecção de instrumentos inadequados em vez de acções deliberadas.

Overbooking – como lidar com isso? 

Infelizmente, o overbooking para os proprietários de pequenas instalações de alojamento só tem consequências desagradáveis e é uma situação problemática a atenuar. No caso de identificação rápida de uma reserva dupla, ou seja, antes da chegada dos hóspedes, temos muitas mais possibilidades. Um telefonema para pedir desculpa, uma oferta para transferir a reserva para outra data, e uma compensação financeira, por exemplo, sob a forma de um desconto. Estas soluções devem ajudar, embora os seus convidados provavelmente não fiquem encantados de qualquer forma.

No entanto, por vezes, apercebemo-nos de um erro quando os convidados de ambas as reservas chegam ao mesmo tempo. Tal situação está associada a um conflito inevitável, e os convidados ficam muito aborrecidos.

Teve um overbooking nas suas instalações de alojamento. O que fazer?

Primeiro, manter a calma e acordar uma solução satisfatória com os hóspedes o mais cedo possível. Seja honesto e transparente com os seus convidados. Neste caso, a devolução do depósito não é definitivamente suficiente. Também devem ser consideradas formas adicionais de compensação, como por exemplo:

• vales de desconto,
• alojamento gratuito,
• ou arranjar e pagar alojamento num local próximo.

Além disso, a questão de determinar quais os hóspedes que têm prioridade para manter a reserva só irá aumentar a tensão. Mesmo que consigamos suavizar a situação, é muito possível que enfrentemos uma opinião negativa na Internet. Portanto, façamos tudo o que estiver ao nosso alcance para evitar estas situações desagradáveis e, se elas tiverem acontecido, façamos tudo o que estiver ao nosso alcance para evitar que elas voltem a acontecer.

De onde vem o overbooking?

Num negócio baseado na hospitalidade, vale a pena ser visível em muitos lugares. Atingir potenciais hóspedes de diferentes lados traduz-se numa maior ocupação de apartamentos e ajuda no desenvolvimento. No entanto, a multiplicidade de fontes de reserva e a falta de instrumentos de gestão adequados são as razões mais comuns para o overbooking. Reservas em sítios web, vários canais de comunicação social, sítios web, recomendações – recebemos reservas de todos estes lugares, muitas vezes simultaneamente. É claro que ter uma variedade de canais de venda é uma coisa boa num negócio baseado na hospitalidade. Infelizmente, é fácil cometer um erro ao controlar manualmente novas reservas, e o sistema com que trabalhamos é desprovido de sincronização automática com portais de reservas.

Como evitar o overbooking?

Utilizar as ferramentas certas é a melhor forma de evitar problemas com futuras reservas. Actualmente, um sistema de reservas integrado com portais tais como Booking.com ou Airbnb.com é a base e um imperativo absoluto para anfitriões de instalações de alojamento de todos os tipos. Além disso, graças à tecnologia avançada, as reservas feitas através de websites externos aparecem imediatamente no seu calendário de reservas, impedindo-o de atribuir novos hóspedes a uma data previamente reservada. 

BedBooking ajuda-o a evitar overbooking

Um exemplo de tal ferramenta é BedBooking, que, além de um calendário de reservas dedicado, também tem várias funções e facilidades no funcionamento diário de uma instalação de alojamento. Uma vantagem inquestionável é que o sistema permite gerir o seu próprio canal de venda de alojamento através do seu próprio website ou perfis de redes sociais. Esta solução é automatizada, tal como as reservas através de portais bem conhecidos. Ainda assim, neste caso, é livre de comissões, pelo que mais dinheiro vai para as nossas carteiras. Também não há necessidade de instalar o BedBooking num computador. É uma aplicação e um website completamente seguro, não um programa para reservar alojamento. Se estiver preocupado em vender alojamento através do sistema de reservas, não se esqueça de ler este artigo.

Traduzido automaticamente por DeepL