Überbuchung – was ist das und wie kann man sie vermeiden?

Überbuchung ist eine erschreckende Vorstellung für fast jeden Gastgeber einer Unterkunft. Wenn Sie diese Erfahrung bereits gemacht haben, wissen Sie am besten, wie stressig und fatal sie für Ihr Geschäft sein kann. Wenn Ihnen der Begriff noch unbekannt ist, lohnt es sich, ihn besser kennenzulernen und sicherzustellen, dass Sie die richtigen Werkzeuge verwenden. So können Sie das Phänomen der Überbuchung in Ihrem Hotel, Ihrer Pension oder Ihrem Ferienhaus vermeiden.

Überbuchung – Was bedeutet das?

Überbuchung, oder auch „Over-Sale“, bezeichnet das Phänomen, bei dem mehr Buchungen für ein bestimmtes Datum angenommen werden, als tatsächlich realisiert werden können. Dieser Begriff wird häufig von Fluggesellschaften und großen Hotels verwendet. Beide nutzen diese Praxis regelmäßig aufgrund von Statistiken zu Stornierungen. Überbuchung ermöglicht es Hotels, Verluste durch Stornierungen zu minimieren, und Fluggesellschaften können mehr Tickets verkaufen, als es Sitzplätze im Flugzeug gibt.

Obwohl große Hotels diese Methode bewusst anwenden und davon profitieren, sollten Besitzer kleinerer Unterkünfte Überbuchungen um jeden Preis vermeiden. Sie können mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Bei kleinen Pensionen resultieren Überbuchungen eher aus menschlichem Versagen und der Wahl ungeeigneter Tools als aus bewussten Entscheidungen.

Überbuchung – Wie geht man damit um?

Leider hat die Überbuchung für Besitzer kleinerer Unterkünfte ausschließlich unangenehme Konsequenzen und stellt eine schwierige Situation dar, die es zu bewältigen gilt. Wenn eine Doppelbuchung frühzeitig erkannt wird, also bevor die Gäste eintreffen, stehen uns wesentlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung. Ein Anruf, um sich zu entschuldigen, ein Angebot, die Buchung auf ein anderes Datum zu verschieben, sowie finanzielle Entschädigungen, beispielsweise in Form eines Rabatts, können helfen. Diese Lösungen sollten unterstützen, auch wenn Ihre Gäste vermutlich trotzdem nicht begeistert sein werden.

Manchmal wird uns ein Fehler jedoch erst bewusst, wenn die Gäste aus beiden Buchungen gleichzeitig ankommen. Solch eine Situation führt zwangsläufig zu einem Konflikt, und die Gäste sind verständlicherweise sehr verärgert.

Sie hatten eine Überbuchung in Ihrer Unterkunft. Was tun?

Zunächst: Bewahren Sie Ruhe und einigen Sie sich so schnell wie möglich auf eine zufriedenstellende Lösung mit den Gästen. Seien Sie ehrlich und transparent gegenüber Ihren Gästen. In dieser Situation reicht die Rückerstattung

der Anzahlung definitiv nicht aus. Zusätzliche Formen der Entschädigung sollten ebenfalls in Betracht gezogen werden, wie zum Beispiel:

• rabattgutscheine,
• kostenlose Übernachtungen,
• organisation und Übernahme der Kosten für eine Unterkunft in der Nähe.

Darüber hinaus wird die Frage, welche Gäste Vorrang bei der Reservierung haben, die Spannung weiter erhöhen. Selbst wenn es gelingt, die Situation zu entschärfen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie mit einer negativen Bewertung im Internet konfrontiert werden.

Daher sollten Sie alles daran setzen, solche unangenehmen Situationen zu vermeiden. Falls sie dennoch auftreten, tun Sie alles, um sicherzustellen, dass sie nicht erneut vorkommen.

Woher kommt die Überbuchung?

In der Gastgewerbebranche ist es wichtig, an vielen Orten sichtbar zu sein. Die Ansprache potenzieller Gäste über verschiedene Kanäle führt zu einer höheren Auslastung der Unterkünfte und fördert die Weiterentwicklung des Betriebs. Allerdings sind die Vielzahl an Buchungsquellen und das Fehlen geeigneter Verwaltungstools die häufigsten Ursachen für Überbuchungen. Buchungsportale, verschiedene Social-Media-Kanäle, Websites, Empfehlungen – aus all diesen Quellen erhalten wir oft gleichzeitig Reservierungen. Natürlich ist eine breite Palette an Vertriebskanälen in der Hotellerie von Vorteil. Doch bei der manuellen Kontrolle neuer Reservierungen ist es leicht, Fehler zu machen, vor allem wenn das System, mit dem wir arbeiten, keine automatische Synchronisierung mit Buchungsportalen bietet.

Wie kann man Überbuchungen vermeiden?

Die Nutzung geeigneter Tools ist der beste Weg, um Probleme mit zukünftigen Buchungen zu verhindern. Heutzutage ist ein Reservierungssystem, das mit Portalen wie Booking.com oder Airbnb.com integriert ist, die Grundlage und ein absolutes Muss für Gastgeber jeder Art von Unterkünften. Dank fortschrittlicher Technologie erscheinen Buchungen, die über externe Websites vorgenommen werden, sofort in Ihrem Buchungskalender. So wird verhindert, dass neuen Gästen ein bereits gebuchtes Datum zugewiesen wird.

BedBooking hilft Ihnen, Überbuchungen zu vermeiden

Ein Beispiel für ein solches Tool ist BedBooking. Es bietet nicht nur einen speziellen Buchungskalender, sondern auch zahlreiche Funktionen und Erleichterungen für den täglichen Betrieb einer Unterkunft. Ein unbestreitbarer Vorteil ist, dass das System es Ihnen ermöglicht, einen eigenen Vertriebskanal für Ihre Unterkunft über Ihre eigene Website oder Ihre Social-Media-Profile zu betreiben. Diese Lösung ist ebenso automatisiert wie Buchungen über bekannte Portale. Der Unterschied: In diesem Fall fallen keine Provisionen an, sodass mehr Geld in Ihrer Tasche bleibt.

Darüber hinaus ist es nicht erforderlich, BedBooking auf einem Computer zu installieren. Es handelt sich um eine App und eine vollkommen sichere Website, nicht um ein Programm für Unterkunftsreservierungen. Wenn Sie sich Sorgen machen, selbst Unterkünfte über das Buchungssystem zu verkaufen, sollten Sie unbedingt diesen Artikel lesen.