Estatísticas ao serviço das empresas – a curto prazo – na indústria do aluguer 

Uma ideia empresarial não é tudo

Ter um negócio próprio é um modo de vida. Como Adam Mickiewicz escreveu em “Ode à Juventude” “És o teu próprio leme, marinheiro, e embarcação”. Gerir um negócio é uma forma de proteger a própria situação financeira e familiar, e também uma grande oportunidade de autorrealização. As ideias e as finanças não são tudo. O sucesso tem de ser conquistado pelo constante desenvolvimento da empresa. Por exemplo, uma procura constante de novos clientes, otimizando os custos operacionais, ou reagindo rapidamente às mudanças no ambiente empresarial.

Esta parece ser uma receita fácil para o sucesso, mas como é que na realidade é?

Tomada de decisões com base em dados

Os dados são nada mais, nada menos do que informação e factos. Os dados podem assumir diferentes formas: números, marcas, textos, gráficos, imagens ou sons. Em princípio, descrevem-nos as características de qualquer coisa, ou fenómeno que, podemos processar mentalmente ou através de um computador.

Estamos a recolher, e a processar dados, sem sequer ter conhecimento dos mesmos. A recolha de dados diz respeito aos vários aspetos da empresa, incluindo:

• atividades operacionais
• o comportamento dos clientes
• resultados da campanha de marketing
• a produção
• a gestão da cadeia de abastecimento
• os procedimentos de organização do trabalho
• etc.

A diferença reside na forma como utilizamos estes dados. Estamos a recolhê-los, a arquivá-los, ou estamos a tomar uma decisão com base nos mesmos? (DDDM).

Para uma decisão baseada nos seus dados, siga estes passos:

1. Defina os dados, que atestam o sucesso da sua empresa.
2. Determine a fonte, a partir da qual obterá estas informações.
3. Comece a recolher dados, e a arquivá-los.
4. Efetue a análise dos dados.
5. Tome uma decisão com base nesses dados.

A Matemática no aluguer a curto prazo deve ser acrescentada

Quer alugue apartamentos, quartos de hóspedes, ou casas inteiras – está a gerir um negócio com fins lucrativos. Em princípio, é matemática simples: receitas menos custos.

Que dados nestas duas áreas são cruciais?

Receitas de alugueres a curto prazo

Em primeiro lugar, temos de perceber:

• a quem se dirige a nossa oferta de alojamento? (Cliente)
• que serviços queremos prestar aos hóspedes? (gama de serviços)
• a nossa oferta é competitiva no mercado? (preço)
• como é que atraímos os nossos convidados? (canais de marketing/vendas)
• para onde se dirige o mercado de aluguer a curto prazo? (tendências)

Cliente – o nosso hóspede de hotel a quem prestamos mais atenção no dia-a-dia. O seu cliente de sonho é alguém que lhe aluga alguma acomodação? 

Vale a pena definir quem são os seus convidados. Por exemplo, graças a isso, saberá, se deve visar estadias familiares (casais com filhos), clientes comerciais, ou jovens. Qual é o intuito da viagem: férias, viagem turística, pausa na cidade, ou viagem de negócios? É um cliente nativo, ou talvez um cliente estrangeiro? De onde vem até mim? (turismo local/doméstico/estrangeiro). Quão rica é a carteira que dele? Estará ele a poupar dinheiro ou o dinheiro tem importância secundária para ele, e o que importa em primeiro lugar é divertir-se?

Será um hóspede, que está de regresso ao meu alojamento? Muitas outras perguntas semelhantes permitir-lhe-ão criar a sua própria pessoa de marketing, intimamente ligadas às outras áreas.

Gama de serviços – uma vez que temos o nosso próprio cliente de sonho, podemos criar para ele uma oferta de alojamento à sua medida. Equipamos adequadamente os quartos (por exemplo, cama individual ou dupla), espaço comum (por exemplo, parque infantil, jacuzzi) e atracões para os nossos hóspedes (por exemplo, pacote de boas-vindas para casais, aluguer de bicicletas, guias locais), etc.

Sabemos se devemos visar alugueres de férias (p. ex. estadias de 7 ou 14 dias), alugueres de fim-de-semana (sexta-feira – domingo), ou estamos disponíveis durante uma semana inteira. O uso de restrições de reserva pode ser útil a este respeito.

Preço – um dos elementos mais delicados da oferta de alojamento, que tem um impacto direto nos rendimentos. Uma oferta de preço adequada para o hóspede do hotel, é apenas uma peça do puzzle. Devemos lembrar que não somos os únicos anfitriões a oferecer alojamento nesta área. Ao fixar os preços, devemos também ter em conta as ofertas dos nossos concorrentes, bem como indicadores macroeconómicos como o poder de compra, inflação, câmbio de moeda, ou taxas de desemprego (por exemplo, uma oferta de alojamento dirigida aos clientes menos ricos, ocorrendo em elevado desemprego e elevada inflação, pode acabar por não ser rentável).

Comercialização das instalações de alojamento/canais de venda – uma vez que sabemos a quem nos dirigimos com a oferta de alojamento, precisamos de deliberar agora, sobre a forma como vamos chegar aos nossos potenciais clientes. Seria através do próprio website do alojamento, portal de publicidade, um portal turístico dedicado onde colocaremos o nosso cartão de visita, ou talvez serviços OTA dedicados tais como Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, etc. Não esqueçamos a posição estabelecida dos meios de comunicação social modernos e também da imprensa tradicional, conferências, feiras comerciais, ou deixando folhetos nos gabinetes de informações turísticas desse mesmo local. Além disso, será muito útil elaborar um funil de vendas para a sua oferta que ilustrará a viagem de um potencial visitante.

Tendências de aluguer a curto prazo – O mundo está a mudar de dia para dia, bem como o nosso ambiente empresarial. As novas tecnologias permitem-nos implementar ideias, que não há muito tempo eram uma imaginação muito distante, por exemplo, a melhoria da tecnologia ajudou-nos a criar um calendário de reservas na BedBooking, em que o anfitrião tem sempre consigo, e pode partilhar com os seus colegas de trabalho enquanto está longe das instalações de alojamento. As gerações humanas (por exemplo, Baby Boomers, XYZ Generation) vêem o mundo de forma muito diferente, vivem em função de valores diferentes, e utilizam outros meios de comunicação, etc. 

Além disso, há também todo o tipo de eventos diversos, tais como eventos políticos, económicos, industriais, ou pandémicos que afetam diretamente o comportamento das pessoas. Se estes comportamentos vão numa determinada direção, se tornarem claros e solidificarem a sua posição, podemos estar a falar de uma tendência. O que nos deve interessar, são as tendências atuais no turismo de aluguer a curto prazo, e marketing.

É bom saber para onde flui o dinheiro dos hóspedes dos hotéis, que fontes são frutíferas para nós, e quais não o são.

Exemplo de estrutura de receitas para alugueres de curto prazo

• directo (por exemplo, telefone, e-mail, receção)
• website (por exemplo, motor de reserva – o hóspede faz uma reserva através do website da instalação de alojamento)
• OTAs – Agências de Viagens Online (ex. Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, etc.)
• portais de viagem/cartões de visita online (ex. noclegowo.pl, slowhop.pl, meteor- turystyka.pl, nocowanie.pl, etc.)
• portais de publicidade (ex. OLX, doba.pl, etc.)
• redes sociais (e.g. Facebook) 
• anúncio pago (ex. Google Ads, Facebook Ads)
• outros (não mencionados acima)

Custos de funcionamento de uma instalação de alojamento

O mais importante é elaborar a estrutura de despesas de uma empresa. A estrutura de custos será ligeiramente diferente para cada empresa, uma vez que tal se deve às especificidades da empresa e à regulamentação fiscal. Em princípio, alguns itens chave podem ser destacados:

• Salários dos empregados (a tempo parcial ou sazonal)
• Meios de comunicação, energia, gás, água, aquecimento
• Material de limpeza (por exemplo, higiene, lavagem de roupa, limpeza, lavagem de louça, etc.)
• Taxas fixas (por exemplo, Internet, telefone, TV, VOD, etc.)
• Equipamento (por exemplo, mobiliário, eletrodomésticos, telefones, vários acessórios: equipamento de cozinha, decorações, lençóis, etc.)
• Despesas relacionadas com o automóvel (por exemplo, combustível, inspeção de serviço, reparações)
• Infraestrutura informática (por exemplo, equipamento informático, licença de software, serviços de alojamento, etc.)
• Seguros (por exemplo, propriedade, gestão de um negócio, automóvel, etc.)
• Fundo de renovação (p. ex. para reparações diárias ou investimentos planeados)
• Marketing (por exemplo, anúncios pagos, anúncios publicitários, anúncios de marketing)
• Comissões e encargos (banco, transações sem dinheiro, revendedores)
• Outros custos operacionais (por exemplo, aquisição de bens e serviços essenciais para o funcionamento da empresa)
• Créditos
• Impostos

O carácter do mercado de alugar a curto prazo

A indústria do aluguer de curta duração é relativamente jovem. É por isso que os anfitriões e a indústria tomaram emprestados alguns indicadores da indústria hoteleira, que mostram o estado do negócio.

Reservas – o número de reservas num determinado período de tempo, ou percentagem de marcações:

• completas
• canceladas

Indicador global, que nos informa sobre as vendas totais ou possíveis alterações no comportamento do cliente. Se a taxa de reservas canceladas começar a subir, tome isso como uma bandeira vermelha e veja qual é a razão por detrás disso. Este pode ser o primeiro sinal de que se avizinham tempos difíceis para o seu negócio (cf. cancelamentos durante a pandemia de Covid – 19).

Ocupação – O número de dias ocupados de alojamento vendidos durante um período de tempo especificado. É calculado como uma percentagem, dividindo o número de dias dos quartos vendidos pelo número de dias, da disponibilidade geral de quartos.

De acordo com investigações sobre cadeias de hotéis, a melhor ocupação anual é de 60 – 65%. O que pode afetar essa taxa são a sazonalidade, tendências, eficácia de vendas, ou exclusão de quartos durante a renovação.

É um indicador chave, que informa sobre a eficácia das nossas atividades de marketing e/ou vendas. Se a taxa de ocupação for baixa, significa, que as receitas também serão baixas. É então o momento certo para considerar o que pode ser feito para aumentar a taxa de ocupação (por exemplo, procurar novas formas de chegar aos clientes ou considerar alterar a política de preços aplicando promoções ou introduzindo uma duração mínima de permanência).

ADR (Taxa Média Diária) – Uma medida da taxa média paga pelos quartos vendidos, calculada dividindo as receitas dos quartos por quartos vendidos.

É um indicador de eficiência utilizado para medir a força das receitas geradas. É útil para observar as tendências sazonais e comparar-se com a concorrência. O ADR pode ser utilizado para tomar decisões estratégicas, tais como a utilização de promoções para aumentar a ocupação ou o aumento dos preços para maximizar as receitas.

RevPAR (Receita por aluguer Disponível) – ao contrário do ADR, este indicador calculado divide as receitas provenientes dos quartos vendidos, pelo número total de dias de disponibilidade de quartos.

Este indicador apresenta uma visão geral da eficiência da instalação, tem em conta a ocupação e a taxa média de rendimento do quarto. Esse indicador pode ser útil para determinar a rentabilidade dos padrões individuais dos quartos. Contudo, o RevPAR não é perfeito, uma vez que não inclui receitas geradas por serviços adicionais (por exemplo, restauração, aluguer de equipamento adicional) e custos por quarto ocupado CPOR.

LOS (Duração da estadia) – Duração média das reservas – o número total de noites em reservas vendidas, dividido pelo número de reservas.

Um baixo LOS significa uma rentabilidade reduzida devido ao aumento dos custos de mão-de-obra, por exemplo, manuseamento do número de clientes, serviços de limpeza, ou consumo de material de limpeza, etc. Nesse caso, vale a pena considerar modificar a oferta de alojamento, promovendo estadias mais longas.

Janela de reserva – mostra-nos com que antecedência é que a reserva foi feita. É a diferença entre a data da reserva e a data do check-in.

O conhecimento desta informação permite-nos ter uma melhor compreensão do comportamento dos hóspedes, quando o negócio começa a mover-se. Graças a isso, aperfeiçoando a estratégia de preços e preparando campanhas de marketing adequadas a tempo, estaremos prontos para o aumento da procura.

Revisões dos hóspedes – um dos indicadores mais simples da qualidade dos serviços oferecidos numa instalação de alojamento. Os hóspedes podem partilhar os seus comentários e classificações em websites como Booking.com ou Airbnb, no perfil da empresa nas redes sociais (por exemplo, Facebook), no seu perfil comercial no Google, ou no livro de hóspedes deixado nas instalações de alojamento.

É muito importante seguir as classificações e, mais importante ainda, as opiniões dos convidados. 

Graças ao feedback dado, pode rapidamente descobrir o que os incomoda, e que pensamentos e ideias têm eles para uma estadia no seu alojamento para lhes trazer satisfação e sorriso na cara.

Há muitos mais indicadores utilizados na indústria hoteleira que podem revelar-se úteis quando se opera no mercado de aluguer a curto prazo. Entre estes, poderá deparar-se com termos como:

CPOR (Custo por quarto ocupado) – informa sobre a rentabilidade da sala, tendo em conta as despesas incorridas: tanto fixas como variáveis.

GOPPAR (Lucro Operacional Bruto por Quarto Disponível) – (quer o quarto seja alugado ou não). Mostra a eficiência global, incluindo os custos incorridos.

ARPAR (Receitas ajustadas por quarto disponível) – reflecte a rentabilidade média de um quuarto, tendo em conta as receitas geradas pelo alojamento e serviços auxiliares (por exemplo, pacotes de boas-vindas, estacionamento, etc.) e os custos incorridos. É mais precisa do que a RevPAR.

Agora sabe quais os dados que o informam sobre o seu caminho para o sucesso ou fracasso. O passo seguinte é medi-los para que saiba como o seu negócio se apresenta no momento. A seguir, deve estabelecer metas para dados e indicadores individuais que irão medir o seu sucesso ou dizer-lhe que gerir este negócio simplesmente não será rentável. Além disso, poderá também utilizar, por exemplo, KPI (Key Performance Indicator) ou OKR (Objective And Key Results).

Transformação digital na indústria do aluguer a curto prazo 

Se gerir o seu negócio à moda antiga, com um pedaço de papel, uma caneta e uma calculadora, obter dados para calcular vários indicadores será muito trabalhoso e repleto de erros. 

O desenvolvimento da indústria informática no seu sentido mais amplo (computadores, redes informáticas, software, tecnologias de miniaturização) tem contribuído para o fenómeno da digitalização ou digitação. Como é que esse fenómeno se apresenta na sua forma mais simples? Em vez de anotar a reserva num útil calendário em papel, está simplesmente a adicionar essa informação a um programa informático dedicado (nome e apelido do hóspede, datas de reserva, preço da estadia, pagamento adiantado, etc.) a única coisa que está a mudar aqui, é o suporte de dados e a forma de introduzir a informação.

Quais são os maiores benefícios?

• vários acessos à informação (pessoas diferentes têm acesso à mesma informação ao mesmo tempo, não precisam de tirar das suas mãos um calendário tradicional com as reservas)
• pesquisa rápida de informação (por exemplo, pelo nome do cliente, número de telefone, endereço electrónico, número de reserva, número de factura, etc.)
• os dados, quando introduzidos uma vez, podem ser utilizados em vários lugares (por exemplo, o preço do alojamento é apresentado na oferta, estabelece o preço final da estadia, é importante para a liquidação de contas com os hóspedes para a estadia, e ao mesmo tempo, o mesmo preço será incluído num relatório financeiro que resume o mês)
• operações matemáticas rápidas e sem falhas (os computadores estão rapidamente a somar, multiplicar, dividir, comparar, e não cometem quaisquer erros aritméticos ou lógicos no processo acima mencionado)
• alteração rápida da forma de apresentação e visualização de dados (por exemplo, sob a forma de declaração, lista, tabela, gráfico ou comparação, dependendo da necessidade)
• acesso imediato a extractos e informações (por exemplo, não tem de esperar que um contabilista resuma o mês, pode gerar uma comparação de receitas e despesas a qualquer momento)

Fontes de dados em alugueres de curto prazo

Dependendo das suas necessidades, terá provavelmente de obter dados de várias fontes de dados separadas. Porquê? Porque cada área de negócio é muito especializada. Cada software inclui necessidades específicas, tais como publicidade vs. contabilidade.

Os dados podem ser divididos devido à sua acessibilidade:

• dados internos, que se aplicam à sua empresa
• dados externos, que dizem principalmente respeito à sua indústria e região de actividade empresarial e que são uma referência para si

Os produtos ou websites colocados abaixo, são apenas um exemplo das fontes de dados e não constituem soluções fechadas e exaustivas para este tipo. A sua publicidade não é o nosso objetivo, mas apresentar a classe com o software disponível. Os produtos, que são apresentados abaixo têm as suas alternativas, e a sua escolha deve depender das preferências individuais do empresário.

Marketing de instalações de alojamento

• Análise do tráfego do website: Google Analytics, Hotjar, Amplitude.
• Visibilidade do site na Internet: Senuto, Semrush.
• Campanhas de publicidade em linha: Facebook Ads, Google Ads.

Vendas de alojamento e serviços adicionais

• Registos de vendas: relatórios de caixa, recibos, facturas, etc.
• Fluxos de caixa: bancos eletrónicos, operadores de pagamentos (terminais de pagamento, pagamentos em linha), por exemplo, Polcard, Elavon, Przelewy24.pl, PayPal, PayU). 
• Relatórios: software de faturação, software de contabilidade, sistema de gestão de reservas como a BedBooking, OTA Portais de vendas como Airbnb, Booking.com.

Custos

• Registos de despesas: facturas, despesas, recibos, etc.
• Entradas de dinheiro e comissões: bancos eletrónicos, operadores de pagamentos, carteiras eletrónicas, portais de vendas OTA como Airbnb, Booking.com, sistema de gestão de reservas, como a BedBooking.
• Relatórios: software de faturação, software de contabilidade.

O carácter do mercado de aluguer a curto prazo

• Sistema de gestão de reservas: por exemplo, BedBooking
• Portais de venda OTA: por exemplo Airbnb, Booking.com, VRBO.
• Portais de viagem: TripAdvisor, Nocowanie.pl
• Cartões de visita do website: perfil da empresa no Google, perfil da empresa na Apple, perfil da empresa no Facebook.

Tendências no mercado das viagens

• Indicadores macroeconómicos: Eurostat, GUS, U.S. Census Data and Statistics.
• Indicadores da indústria: AirDNA, Airbitics, AllTheRooms, PriceLabs, Wheelhouse.
• Tendências turísticas / sectoriais / relatórios: Organização Mundial do Turismo das Nações Unidas, AirDNA, portais de opinião online, blogs, imprensa especializada, programas de televisão, podcasts, canais YouTube, etc.
• Grupos da comunidade anfitriã: Facebook, Community Booking.com, Airbnb Community Center.
• Ministérios e legislaturas: Ministério do Desporto e Turismo, Ministério do Desenvolvimento e Tecnologia, Ministério das Finanças, Revisão de projectos de regulamentos, Comissão Europeia.
• Marketing: Adweek.com, marketingweek, SprawnyMarketing, Brief.pl, Ahrefs Blog, Marketingdive.com.

Análise de dados na indústria hoteleira

Tendo os dados, é necessário certificar-se de que tudo está em ordem, os dados são atualizados, completados, no formato correto (por exemplo, texto ou número?), ordenados, organizados, etc.

Se utilizar software informático dedicado, que reporta e calcula indicadores, grande parte do trabalho será feito automaticamente.

Contudo, se for necessário fazer resumos mais avançados que combinem dados de múltiplas fontes, software de folha de cálculo como o Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets, e conhecimentos básicos de utilização de fórmulas podem ser úteis. Gráficos de linhas, diagramas de colunas, ou diagramas circulares são muito úteis para analisar dados e compará-los entre períodos. O aluguer a curto prazo é uma indústria sazonal, pelo que é benéfico seguir indicadores individuais em vários instantâneos:

• dos dias da semana, para que se possa descobrir quais os dias mais populares entre os visitantes, e quais os que não o são.
• semanalmente, o que lhe permite identificar rapidamente quaisquer anomalias, e distúrbios sazonais, para que possa tomar medidas rápidas.
• mensal, pois apresenta-lhe as tendências numa base anual e mostra-lhe qual foi o desempenho empresarial na perspetiva do ano anterior.
• um anual, que lhe permite ter uma visão a longo prazo da saúde do seu negócio.

O essencial, é comparar dados individuais com períodos anteriores na sua própria empresa. Isto ajudá-lo-á a descobrir se as mudanças no serviço oferecido, na estratégia de preços e na campanha promocional resultarão num maior rendimento.

É bom comparar os seus resultados com os dos seus concorrentes na indústria através do chamado benchmarking. Um objetivo importante para um empresário deve ser o de construir uma vantagem competitiva. A comparação dos seus resultados com os resultados da concorrência, ou da indústria em geral, permite-lhe determinar o desempenho da sua empresa no mercado. Por exemplo, ao analisar as classificações dos seus convidados para estadias, poderá saber se os seus serviços de alojamento são melhores do que os do seu vizinho. Se a situação económica melhorou, o tráfego turístico na sua região aumentou 10% – a sua quantidade de hóspedes também aumentou 10%? Se não, há uma grande probabilidade de ter perdido a sua oportunidade. É bom do que olhar para trás e analisar o que aconteceu exatamente, que tipo de medidas foram tomadas para aproveitar a oportunidade no mercado, quais as que funcionaram, quais as que não funcionaram, e o que pode fazer em relação a isso.

Como pode ver estas várias métricas, os seus valores, comparações, e declarações, deve perceber o que significam para si. Que áreas requerem mais atenção da sua parte? Por exemplo, com elevados custos de limpeza por quarto, e uma duração média de estadia de 2 dias, talvez seja bom considerar a implementação de uma estadia mínima de 3 dias e aumentar as suas taxas de alojamento?

Seria uma boa ideia? Nunca saberá se não o fizer, e se não voltar a seguir estes indicadores nos próximos períodos.

Isto é uma tomada de decisão baseada em dados. Saberá o que funciona, e o que não funciona. Não confiará nos seus sentimentos e imaginação ou nos bons conselhos dos seus amigos. Ao seguir as estatísticas e métricas, escolhe as direcções para as melhorias no seu negócio, e vê o reflexo das decisões que toma.

Evidentemente, nem todas as decisões que tomar serão correctas. O principal objectivo da tomada de decisões com base em dados é minimizar o risco de cometer um erro. O risco de fracasso é parte integrante do negócio, e isso deve ser aceite como norma. No entanto, tem agora à sua disposição novos dados, o que lhe permite tomar outra decisão sobre o que fazer a seguir. Já não está a vaguear às cegas no escuro. Tem muitos sinais de trânsito à sua volta, que o informam de como chegar ao seu destino.

Conclusão

O sucesso da empresa é possível se estiver a tomar decisões baseadas em dados. Caso contrário, pode contar com um golpe de sorte na lotaria… talvez um dia ganhe o jackpot?

À primeira vista, trabalhar com dados pode parecer muito complicado – isto é normal – qualquer coisa nova faz-nos ter medo da mudança. Tem de tratar os dados como combustível para o seu negócio – invista o seu tempo e dinheiro nisso. Com o tempo, tornar-se-á mais eficiente, começará a experimentar, e os resultados excederão as suas expectativas. 

Ao escolher fontes de dados, concentre-se em soluções capazes de criar automaticamente relatórios, declarações e gráficos. Quanto mais relatórios ou gráficos o software tiver, menos tempo necessitará para “trabalhar manualmente com dados”, desta forma ganhará tempo extra para atividades, que no final do dia irão apoiar o desenvolvimento do seu negócio. Deverá também prestar atenção à opção de exportar dados para ficheiros externos em formato CSV ou XLSX. Graças às folhas de cálculo, importará rapidamente os dados e ligá-los-á sem ter de reescrever manualmente essa informação.

Para satisfazer as expectativas dos empresários que alugam apartamentos, quartos de hóspedes, alojamentos de agroturismo, casas de férias, etc. A equipa da BedBooking está a trabalhar arduamente num novo ecrã de estatísticas. A nova funcionalidade será uma fonte central de conhecimento sobre a eficácia e eficiência das atividades dos anfitriões.