Overbooking – czym jest i jak go unikać?!

Overbooking to przerażająca wizja dla niemal każdego gospodarza obiektu noclegowego. Jeśli doświadczyłeś tego na własnej skórze, wiesz najlepiej, jak stresujące i fatalne w skutkach może to być dla Twojego biznesu. Jeśli temat jest Ci obcy, warto się z nim zapoznać i upewnić się, że używasz odpowiednich narzędzi. Zjawisko overbookingu może ominąć Twój hotel, pensjonat lub dom na wynajem.

Overbooking – co to znaczy?

Overbooking, czyli „nadrezerwacja”, to zjawisko, w którym na dany termin przyjęto więcej rezerwacji, niż jest możliwe do zrealizowania. Termin ten często używany jest przez linie lotnicze i duże hotele. Obie te branże stosują tę praktykę na co dzień ze względu na statystyki dotyczące anulacji rezerwacji. Overbooking pozwala hotelom zminimalizować straty wynikające z odwołania rezerwacji, a liniom lotniczym sprzedać więcej biletów niż dostępnych miejsc w samolocie.

Chociaż duże hotele stosują tę procedurę świadomie i czerpią z niej korzyści, właściciele małych obiektów noclegowych powinni unikać nadrezerwacji za wszelką cenę. Może ona przynieść więcej szkód niż pożytku. W przypadku małych pensjonatów overbooking wynika zazwyczaj z błędu ludzkiego i wyboru niewłaściwych narzędzi, a nie z celowego działania.

Overbooking – jak sobie z tym poradzić?

Niestety, dla właścicieli małych obiektów noclegowych overbooking niesie ze sobą jedynie nieprzyjemne konsekwencje i jest sytuacją trudną do złagodzenia. W przypadku szybkiego zidentyfikowania podwójnej rezerwacji, czyli jeszcze przed przyjazdem gości, mamy znacznie więcej możliwości. Telefon z przeprosinami, propozycja przeniesienia rezerwacji na inny termin oraz rekompensata finansowa, na przykład w formie rabatu, mogą pomóc rozwiązać problem. Mimo to, Twoi goście prawdopodobnie nie będą zadowoleni.

Czasami jednak uświadamiamy sobie błąd dopiero wtedy, gdy goście z obu rezerwacji przyjeżdżają jednocześnie. Taka sytuacja wiąże się z nieuniknionym konfliktem, a goście są bardzo zdenerwowani.

Wystąpił overbooking w Twoim obiekcie noclegowym. Co zrobić?

Przede wszystkim zachowaj spokój i jak najszybciej uzgodnij z gośćmi satysfakcjonujące rozwiązanie. Bądź szczery i transparentny wobec swoich gości. W takiej sytuacji zwrot zaliczki zdecydowanie nie wystarczy. Należy również rozważyć dodatkowe formy rekompensaty, takie jak:

• vouchery rabatowe,
• darmowe noclegi,
• lub zorganizowanie i opłacenie noclegu w pobliskim miejscu.

Dodatkowo, kwestia ustalenia, którzy goście mają pierwszeństwo w utrzymaniu rezerwacji, tylko zwiększy napięcie. Nawet jeśli uda się załagodzić sytuację, bardzo możliwe, że spotkamy się z negatywną opinią w Internecie. Dlatego warto zrobić wszystko, aby unikać takich nieprzyjemnych sytuacji, a jeśli już się zdarzą, podjąć wszelkie kroki, by nie dopuścić do ich powtórzenia w przyszłości.

Skąd bierze się overbooking?

W branży hotelarskiej warto być widocznym w wielu miejscach. Docieranie do potencjalnych gości z różnych źródeł przekłada się na wyższe obłożenie apartamentów i wspiera rozwój. Jednak wielość źródeł rezerwacji i brak odpowiednich narzędzi zarządzania to najczęstsze przyczyny overbookingu. Portale rezerwacyjne, różne kanały w mediach społecznościowych, strony internetowe, rekomendacje – rezerwacje napływają z tych wszystkich miejsc, często jednocześnie. Oczywiście różnorodność kanałów sprzedaży to dobra rzecz w branży hotelarskiej. Niestety, ręczne kontrolowanie nowych rezerwacji może prowadzić do błędów, szczególnie jeśli system, z którym pracujemy, nie ma automatycznej synchronizacji z portalami rezerwacyjnymi.

Jak uniknąć overbookingu?

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi to najlepszy sposób na uniknięcie problemów z przyszłymi rezerwacjami. W dzisiejszych czasach system rezerwacji zintegrowany z portalami, takimi jak Booking.com czy Airbnb.com, to podstawa i absolutne „must-have” dla gospodarzy obiektów noclegowych każdego rodzaju. Dzięki zaawansowanej technologii rezerwacje dokonane przez zewnętrzne strony natychmiast pojawiają się w Twoim kalendarzu rezerwacji, co zapobiega przypisaniu nowych gości do już zajętego terminu.

BedBooking pomoże Ci uniknąć overbookingu

Przykładem takiego narzędzia jest BedBooking, które oprócz dedykowanego kalendarza rezerwacji oferuje szereg funkcji i ułatwień w codziennym prowadzeniu obiektu noclegowego. Niewątpliwą zaletą systemu jest możliwość prowadzenia własnego kanału sprzedaży noclegów za pośrednictwem swojej strony internetowej lub profili w mediach społecznościowych. To rozwiązanie jest zautomatyzowane, tak jak rezerwacje przez znane portale, ale w tym przypadku jest pozbawione prowizji, co oznacza więcej pieniędzy w naszej kieszeni. Co więcej, nie ma potrzeby instalowania BedBooking na komputerze – to aplikacja i całkowicie bezpieczna strona internetowa, a nie program do rezerwacji noclegów. Jeśli obawiasz się samodzielnej sprzedaży noclegów przez system rezerwacyjny, koniecznie zapoznaj się z tym artykułem.